СТБ 6.38-2016 УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Автор: Ольга МОИСЕЕНКО, организатор делопроизводства — референт, журнал "Секретарское дело" .

Постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Респуб­лики Беларусь от 26.10.2016 № 83 был утвержден и введен в действие с 01.06.2017 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее ― СТБ 6.38-2016).

Действие СТБ 6.38-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы, которые в соответствии с СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» входят в систему организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, письма, акты и т.д.).

СТБ 6.38-2016 введен взамен СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее ― СТБ 6.38-2004), на протяжении более чем 10 лет регламентировавшего составление и оформление ОРД и их бланков. В течение этого времени в нашей стране активно развивались информационные технологии, которые внедрялись во все сферы жизни и деятельности общества, в том числе в организацию документооборота. Кроме того, возникла необходимость законодательно закрепить некоторые нормы делопроизводства ― как сложившиеся в рамках устоявшейся делопроизводственной практики, так и возникшие в результате применения новых технологий в работе с документами и появления требований, основанных на вновь принятых нормативных правовых актах Республики Беларусь. Все это нашло отражение в СТБ 6.38-2016.

Так, например, требования к бланкам документов и их текстам в СТБ 6.38-2004 были объединены в одну главу, в то время как разработчики СТБ 6.38-2016 более подробно изложили требования к бланкам документов в гл. 4, а к текстам ― в гл. 6. В частности, п. 4.2 СТБ 6.38-2016 было установлено, что на бланках изготавливается только первая страница документа (ранее эта норма содержалась в п. 22 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее ― Инструкция по делопроизводству), но отсутствовала в СТБ 6.38-2004). Также п. 4.8 СТБ 6.38-2016 закреплено, что при угловом расположении реквизитов бланка максимальная длина их строк не должна превышать 73 мм.

В соответствии с новым СТБ при печатании бланков применяются типографские шрифты по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33, компьютерный шрифт Times New Roman или Arial размером от 6-го до 16-го кегля. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Как и предыдущий СТБ, новый устанавливает, что бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, но при этом разработчики добавили: «Позволяющими дальнейшее тиражирование документов».

Также была добавлена гл. 5 «Использование углового штампа при оформлении документов», в которой установлены состав реквизитов и порядок использования углового штампа организации (в СТБ 6.38-2004 этот аспект делопроизводства не затрагивался, но был закреплен в п. 32–34 Инструкции по делопроизводству).

В СТБ 6.38-2016 более детально регламентированы требования к тексту документа (они выделены в самостоятельную главу). В частности, добавлены положения, содержащиеся в п. 73–74 Инструкции по делопроизводству и касающиеся разбивки текста на главы, пункты, подпункты и оформления этих элементов текста. Например, в соответствии с СТБ 6.38-2016 в больших по объему документах пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Но при этом пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа.

В целом требования, предъявляемые к оформлению реквизитов документов (гл. 7), в СТБ 6.38-2016 остались такими же, какие устанавливал СТБ 6.38-2004. Но все же есть некоторые изменения и в этой части документа. Например, СТБ 6.38-2016 установлено, что негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь (в СТБ 6.38-2004 эта норма отсутствовала).

Такие реквизиты, как «Код организации» и «Код документа» СТБ 6.38-2004 устанавливал как обязательные к оформлению, а СТБ 6.38-2016 рекомендует их к оформлению, но при этом решение о необходимости проставления на бланках кодов организации и документа остается за организацией. Похожая ситуация и с оформлением реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные»: состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией (в СТБ 6.38-2004 эта норма отсутствовала).

СТБ 6.38-2016 установлено, что наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

Также в СТБ 6.38-2016 уточнено, что сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации (положении о ней), то есть и в данном случае выбор остается за организацией (в СТБ 6.38-2004 эта норма была обязательной).

Добавлены положения об оформлении реквизитов при совместном издании документа. Так, например, документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги установленного формата. Полные официальные наименования организаций располагаются на одном уровне. При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ, в том числе на одном языке.

Разработчиками СТБ уточнено использование реквизита «Место составления или издания»: реквизит указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.

В СТБ 6.38-2016 более детально описаны и закреплены правила составления реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Резолюция» (данные правила содержатся в п. 51, 52, 53 Инструкции по делопроизводству соответственно, но отсутствовали в СТБ 6.38-2004). В частности, добавлено, что при наличии листа резолюции на документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается». Для оформления листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров и полей:

  • для формата А6: верхнее и нижнее ― не менее 10 мм, левое ― не менее 12 мм, правое ― не менее 8 мм;
  • для формата А5: верхнее ― не менее 15 мм, нижнее ― не менее 10 мм, левое ― 20 мм, правое ― не менее 8 мм;
  • для формата А4: верхнее и нижнее ― не менее 20 мм, левое ― 30 мм, правое ― не менее 8 мм.

СТБ 6.38-2016 установлено, что заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5 (выделенная курсивом часть отсутствовала в СТБ 6.38-2004).

В новом СТБ более развернуто сформулированы правила оформления таких реквизитов, как «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Гриф приложения», «Гриф согласования», «Виза» (в СТБ 6.38-2004 этот реквизит назывался «Визы»), «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» (эти правила содержатся в п. 56–58, 60–61 Инструкции по делопроизводству).

В СТБ 6.38-2016 отсутствует глава «Требования к документам, изготавливаемым с помощью технических средств» (ранее содержалась в СТБ 6.38-2004), но в него были добавлены главы «Оформление документов с использованием компьютера» (гл. 8) и «Особенности оформления документов в электронном виде» (гл. 9).

Глава 8 «Оформление документов с использованием компьютера» регламентирует технические требования к оформлению реквизитов документов (устанавливает тип гарнитуры шрифта, его размеры, межстрочные интервалы, отступы и т.д.).

Главой 9 «Особенности оформления документов в электронном виде» закреплены требования к оформлению реквизитов документов в электронном виде. В частности, СТБ 6.38-2016 устанавливает, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях, за исключением Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документов в электронном виде при их внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях.

Журнал "Секретарское дело", № 6/2017