Типичные ошибки в делопроизводстве и способы их устранения

Автор: Ольга МОИСЕЕНКО, журнал "Кадровик. Управление персоналом" .

С 01.06.2017 правила оформления реквизитов ОРД устанавливает СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее — СТБ 6.38-2016). Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении реквизитов ОРД.

 

Ошибка. Реквизиты организационно-распорядительных документов оформляются с нарушениями требований нормативных правовых актов Республики Беларусь.

Исправляем. Отсутствует реквизит «Наименование вышестоящей организации» — при наличии вышестоящей организации в документах необходимо указывать ее полное официальное наименование.

В реквизите «Наименование организации» указывается только ее сокращенное название. Например: организация называется Открытое акционерное общество «Витамины+», что закреплено в ее уставе. Оформляя приказы, секретарь указывает наименование организации как «ОАО «Витамины+», что является ошибкой, так как наименование организации указывается в точном соответствии с уставными документами. Сокращенное название может указываться в скобках под полным наименованием (в тех случаях, когда оно закреплено в уставных документа).

При продольном расположении реквизитов, реквизит «Дата документа» оформляется в правом углу, реквизит «Место составления или издания»на одном уровне с ним слева (как вариант — на одном уровне с ним по центру). Между тем СТБ 6.38-2016 (как и предшествующие ему), устанавливает, что при продольном расположении реквизитов «Дата документа» оформляется сразу от границы левого поля, напротив — «Регистрационный индекс», а реквизит «Место составления или издания» — по центру, ниже на 1–2 межстрочных интервала.

Образец продольного оформления реквизитов «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания»

14.06.2017№ 214

г. Минск

Отсутствует реквизит «Место составления или издания» — обязательный реквизит, который позволяет локализовать место составления (акта, протокола, докладной записки) или издания (приказа, распоряжения и т.д.) документа. При его оформлении указывается населенный пункт, где документ был создан или издан.

Отсутствует реквизит «Заголовок к тексту» — обязательный реквизит, который оформляется на всех документах формата А4. Заголовок формулируется составителем документа, должен быть кратким, емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с текстом документа. Например:

  • приказ (о чем?) «О подготовке к отопительному сезону»;
  • положение (о чем?) «Об электронном документообороте в ООО «Сигнал»;
  • протокол (чего?) «Заседания ЭК»;
  • правила (чего?) «Оформления курсовых работ»;
  • должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
  • акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
  • акт (чего?) «Приема-передачи документов и дел при смене секретаря-референта»;
  • письмо (о чем?) «О направлении на курсы повышения квалификации секретаря приемной руководителя».

Заголовок не заключается в кавычки, точка в конце заголовка не ставится.

В приказе, имеющем приложения, оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения» — в распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, они упоминаются в тексте документа. На самом приложении в верхнем правом углу оформляется реквизит «Гриф приложения».

Образец оформления реквизита «Гриф приложения»

Приложение 4

к приказу директора

16.06.2017 № 458

Одна из самых распространенных грубых ошибок, когда реквизит «Визы» оформляется как реквизит «Подпись»: наименование должности печатается от края левого поля документа, расшифровка подписи — 120 мм от левого поля, дата под ней (как вариант — дата отсутствует). В то время как реквизит «Визы» включает в себя наименование должности работника, визирующего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (то есть инициалов и фамилии) и даты визирования. Оформляется от границы левого поля («в столбик»).

Образец оформления реквизита «Визы»

Начальник отдела кадров

_____________ А.В.Поленова

_____.09.2017

 

 

На исходящих документах отсутствует реквизит «Отметка об исполнителе» — это обязательный реквизит для исходящих документов, который состоит из фамилии исполнителя и его номера служебного телефона. При необходимости этот реквизит может быть дополнен индексом структурного подразделения, а на втором экземпляре (остающемся в деле) — датой создания документа и т.д.

Документы оформляются с полями, не соответствующими требованиям СТБ 6.38-2016 — эта ошибка приводит к тому, что при подшивке документа утрачивается часть его текста. Особенно это критично для документов постоянного срока хранения и по личному составу. Поля должны быть: левое — 30 мм; правое — не менее 8 мм; верхнее и нижнее — не менее — 20 мм.

Для того чтобы не допускать ошибок при размещении реквизитов, запомните:

Расстояние от границы левого поля документа (мм) Наименование реквизитов
От границы левого поля «Название вида документа», «Заголовок к тексту», Текст (исключая абзацные отступы), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Гриф согласования», наименование должности в реквизите «Подпись», «Визы»
12,5 Абзацный отступ текста
80 «Адресат»
100 «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения»
120 Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»

 

Ошибка. В одно дело формируются приказы по личному составу, основной деятельности, с разными сроками хранения и т.д.

Исправляем. Дело необходимо разделить и переформировать в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству): приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются отдельно.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

  • о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников — 75 лет;
  • о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) — 3 года.

Ошибка. Несвоевременная обработка и передача на архивное хранение документов постоянного срока хранения и по личному составу.

Исправляем: Инструкцией по делопроизводству установлено, что дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством. Дела передаются по описям структурных подразделений, в упорядоченном состоянии, полностью оформленными. Полное оформление дела включает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству);
  • составление листа-заверителя дела;
  • оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
  • систематизацию документов дела в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Внутренняя опись составляется к делам, учет которых вызван спецификой документации (особо ценные; судебные; следственные; личные дела; дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела).

Кадровик. Управление персоналом. № 17, 2017