Адреса корпоративной электронной почты: называем правильно

Автор: Татьяна ЗАЙЦЕВА, журнал "Секретарское дело" - .

Выбрать адрес корпоративной электронной почты гораздо сложнее, чем определиться с названием личного ящика. Некорректное название адреса корпоративной почты может произвести негативное впечатление на партнера или клиента: уменьшительно-ласкательную форму имени, любимый цвет или имя знаменитости в качестве названия, скорее всего, воспримут несерьезно и отправят ваше письмо в папку «Спам». Существует несколько правил корпоративного этикета, которым нужно следовать при создании электронного адреса.

 

Создавайте корпоративные ящики на домене компании

В деловых кругах адреса, указанные на бесплатных почтовых сервисах (yandex.ru, yahoo.com, mail.ru и др.), считаются моветоном. Исключения составляют разве что gmail.com и oultlook.com, которые изначально ориентированы на корпоративное использование. Например, в Microsoft Outlook можно добавить адреса, которые будут заканчиваться на @outlook.com. Для этого нажмите в первом окне кнопку «Далее», затем кнопку «Да» и еще раз «Далее». В поле «Учетная запись электронной почты» введите имя, адрес электронной почты, заканчивающийся на outlook.com, и пароль к нему. После того как ваша учетная запись будет успешно настроена, нажимайте «Готово» и приступайте к работе с почтой. При желании можно добавить в Microsoft Outlook дополнительные адреса, создав соответствующие учетные записи.

Главное преимущество Outlook заключается в удобстве общения: ответить на письмо можно одним кликом. Новости от друзей из социальных сетей поступают автоматически. При работе над проектом совместно с коллегами можно создать календарь, общую папку и список задач. С помощью почтового сервиса пользователь может уточнить график встреч, узнать данные об адресате, с которым он общается в данный момент. Microsoft Outlook предлагает воспользоваться карточками контактов ― личным электронным банком данных о сотрудниках и клиентах, который содержит номера телефонов, адреса электронной почты и информацию о компаниях.

Не следует создавать корпоративные адреса сотрудников на различных доменах, например, maria@mail.ru, vasiliy@yandex.ru. Лучше всего создать корпоративные электронные ящики на домене компании. Правильнее будет назвать их так: maria@newdomain.by, vasiliy@newdomain.by.

 

Для сотрудника ― имя/фамилия, для отдела ― его название

С точки зрения корпоративной культуры правильным названием для адреса сотрудника будут его имя и фамилия. Например, ivan.ivanov@newdomain.by. Такой адрес звучит профессионально, его можно использовать годами. К тому же название вашего ящика легко запомнят коллеги. Для ящика электронной почты отдела выберите его название, например, marketing@newdomain.by. Не стоит при создании адреса корпоративной почты проявлять творческий подход. Излишне оригинальное название вряд ли сыграет вам на руку: если вы представляете серьезную организацию, клиенты, скорее всего, вас не поймут.

Часть адреса сотрудника до символа @ должна состоять из имени и фамилии, но не наоборот. Например, ivan.petrov, но не petrov.ivan. Неправильный порядок следования может стать причиной неловких ситуаций. Если вы переписываетесь с иностранными клиентами и партнерами, можете попасть впросак, ведь во многих западных странах при заполнении официальных форм вначале указывается имя человека, затем его фамилия. Не стоит указывать отчество в названии ящика электронной почты: оно получится слишком длинным и сложным.

 

В качестве разделителя ― точка

В части адреса, стоящей до символа @, по сути, разрешены различные символы. Вместе с тем самым удобным и корректным считается использование букв и точки в качестве разделителя между словами. Нижнее подчеркивание ― менее предпочтительный вариант. Точка в качестве разделителя ставится не просто так: это требование связано с особенностями некоторых почтовых сервисов, которые не позволяют отправлять письма на адреса, содержащие другие символы помимо букв и точек.

 

Не используйте личный ящик вместо корпоративного

Стоит вести деловую переписку только с корпоративного ящика, личный для этих целей не подойдет. Почему? Во-первых, при использовании личного ящика для деловой и дружеской переписки легко перепутать списки контактов и отправить сообщение не по адресу. Во-вторых, клиенты и партнеры при общении с сотрудником через корпоративный ящик ассоциируют его с компанией, интересы которой он представляет. Позволяя сотрудникам пользоваться личными адресами, компания нарушает принцип формирования бренда ― собеседники не воспринимают сотрудников как часть единого целого и зачастую теряют доверие к организации.

При выборе названия корпоративного ящика важно соблюдать единые правила корпоративной культуры. Письма с правильными адресами не угодят в спам и обязательно обратят на себя внимание собеседника. 

Секретарское дело, № 10/2017