Сроки хранения документов: есть изменения

Автор: Александр ГОРБАЧ, юрист - .

В перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – перечень), постановлением Минюста от 06.03.2018 № 56 (далее – Постановление № 56) внесены многочисленные изменения.

 

В значительной степени, как показывает обзор, корректировка перечня вызвана изменениями в порядке осуществления контрольной (надзорной) деятельности, и коснулась она в первую очередь документов по финансам, кредитам, аудиту, бухгалтерскому учету и отчетности.

В частности, для приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций по вопросам административно-хозяйственной деятельности (п. 21.2 перечня) теперь устанавливается в обоих случаях срок хранения в 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (было 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства).

Срок хранения приказов и распоряжений о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (п. 21.4 перечня) остается прежним – 3 года. Однако пояснение в графе 5 изменилось: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет. Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), – 75 лет».

На случай, если налоговыми органами проверка не проводилась, увеличился до 10 лет и срок хранения и документов, указанных в пунктах 34, 173, 182, 194, 197, 198, 200–204, 208, 253, 259, 260, 272, 274, 279, 283, 287, 305, 308, 309, 313, 318, 327, 329–332, 334, 339, 340, 357, 361, 364, 366–369, 380, 381, 389, 390, 392, 396, 397, 403–408, 412, 420–422, 432–434, 443, 467–469, 595, 596, 649, 650, 659 и 767 перечня.

В п. 46 перечня теперь указаны документы о результатах проведения проверок, мероприятий технического (технологического, поверочного) характера, мониторингов (решения, требования (предписания), предложения, акты (справки), аналитические (информационные записки), рекомендации, заявления (жалобы), объяснительные записки, информации, сообщения, переписка и др.). При этом как для самих контролирующих (надзорных) органов, так и для проверяемых организаций срок хранения установлен 5 лет ЭПК (графа 3) и 5 лет (графа 4), но для последних в графе 5 содержится пояснение: «Документы о результатах проведения проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово- хозяйственных операций, – выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет».

Также в графе 5 дается новое пояснение: «После окончания срока действия договора, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора» для:

  • договоров оказания аудиторских услуг, акты сдачи-приемки выполненных работ, в том числе по этапам аудита (п. 56 перечня);
  • документов о проведении сделок по межбанковскому кредитованию и депозитам в белорусских рублях и иностранной валюте (договоры, соглашения, заявки, подтверждения сделок, инвойсы и др.) (п. 261);
  • досье клиентов по договорам факторинга, банковских поручительств, продажи векселей, аккредитивов и документарным инкассо и др. в белорусских рублях и иностранной валюте (договоры, заключения, распоряжения, переписка и др.) (п. 263);
  • документов об обеспечении исполнения обязательств клиентов по выданным кредитам и гарантиям (договоры, акты, товарно-транспортные накладные, технические паспорта и др.) (п. 273);
  • договоров на оказание профессиональных услуг (депозитарное обслуживание, брокерское обслуживание, доверительное управление ценными бумагами и др.) и документы к ним (п. 416);
  • договоров на проведение оценки стоимости недвижимого имущества и документы к ним (п. 436).

Письменная информация (отчеты) по результатам проведения аудита у аудируемых лиц (п. 58.2) при сохранении прежних сроков хранения (5 лет) согласно новому пояснению выделяется к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства; если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет. Такое же пояснение теперь дано и в п. 264, 275–278, 281, 293–297, 399, 1014, 1019 и 1093 перечня.

Доверенности на совершение сделок (п. 64) по-прежнему должны храниться 5 лет, но согласно новому пояснению в графе 5 после прекращения действия доверенности, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства; если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после прекращения действия доверенности.

Изменилось и пояснение к п. 66 перечня «Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним» срок хранения 3 года «После окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта».

Значительные изменения претерпела глава 12 перечня «Бухгалтерский учет и отчетность», в частности, корректировке подверглись пункты:

  • 165 – Бухгалтерская и (или) финансовая отчетность (в графе 4 срок хранения изменен на 10 лет вместо 5);
  • 166 – Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и документы к ним (исключено пояснение);
  • 167 – Документы к годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (таблицы, доклады и др.) (исключено пояснение);
  • 169 – Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (весь изложен в новой редакции);
  • 172 – Документы о переоценке основных средств, не завершенных строительством объектов, неустановленного оборудования (протоколы, акты, отчеты и др.) (дополнено пояснение).

В пунктах 174, 176, 179, 184, 188, 189, 195, 196, 205, 214, 218, 219, 224, 1047, 1049, 1050, 1052, 1054, 1088, 1132, 1139, 1142–1145, 1150, 1151, 1154 и 1159 перечня новое пояснение – «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет».

Согласно новой редакции п. 177 перечня первичные учетные документы и приложения к ним (приходные и расходные кассовые ордера, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты сдачи-приемки, списки, описи, инвентарные карточки, книги, журналы и др.) должны храниться в обоих случаях 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.

Также в п. 178 перечня устанавливается относительно регистров бухгалтерского учета и приложений к ним (книги журнал- главная, оборотные ведомости, журналы-ордера, книги учета ассигнований и фактических расходов, карточки аналитического учета кассовых расходов и др.) – срок хранения в обоих случаях 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.

Претерпели изменения и многие другие пункты перечня.

Постановление № 56 вступило в силу 22 марта 2018 г.