Что такое "личный документ", "документ личного происхождения" и "документы по личному составу"

Автор: Андрей РЫБАКОВ, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», журнал "Секретарское дело", № 7/2018 - .

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — СТБ 2059-2013) содержит ряд сложных терминов, составной частью которых является слово «личный»: «личный документ», «документ личного происхождения», «документы по личному составу». Несмотря на внешнюю схожесть названий указанных терминов, они имеют различные значения.

 

Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера.

Данное определение содержит две основные характеристики личного документа. Прежде всего, личный документ — это официальный документ. Как и любой официальный документ, личный документ должен быть создан организацией или должностным лицом, иметь удостоверяющие реквизиты, что изначально наделяет его юридической силой1. Второй важной характеристикой личного документа является то, что он выдается физическому лицу и содержит сведения биографического характера (удостоверяет личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и др.).

Видовой состав личных документов достаточно разнообразен. К ним относятся паспорт, военный билет, документы об образовании и обучении (аттестаты, дипломы, справки и др.), служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, заключении и расторжении брака, праве на льготы и др.), трудовые книжки работников, авторские свидетельства и патенты на изобретения и т.д.

Следует различать понятия «личный документ» и «документ личного происхождения».

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Из данного определения следует, что документы личного происхождения не включают в себя официальные документы. К документации личного происхождения относятся, например, личная переписка, личные фотоальбомы, личные дневники, рукописи мемуаров, созданные вне сферы служебной деятельности рукописи литературных произведений, научных трудов и др.

Следует обратить внимание, что в процессе жизни и деятельности физического лица могут образовываться и сохраняться как документы, созданные им вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (документы личного происхождения), так и официальные документы, выданные данному лицу организациями или должностными лицами в целях удостоверения личности и (или) подтверждения сведений биографического характера (личные документы). В бытовой лексике такая совокупность документов, сохраняемых физическим лицом, часто называется «личным архивом», что с точки зрения профессиональной терминологии в сфере архивного дела и делопроизводства неверно. Совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, называется «документальным фондом», соответствующее определение термина имеется в СТБ 2059-2013 и Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций2. Так как документальные фонды образуются и в процессе деятельности организаций, для обозначения совокупности документов, образовавшихся в деятельности физического лица и принадлежащих ему на праве собственности, целесообразно использовать понятие «личный документальный фонд» («личный фонд»). Соответствующий термин и его определение в СТБ 2059-2013 отсутствуют, что и приводит в ряде случаев к подмене понятий3.

Таким образом, личный документальный фонд может включать в себя как личные документы, так и документы личного происхождения. В случае передачи на хранение этих документов или их части в архив (например, в государственный архив) с соответствующей передачей права собственности на документы, совокупность принятых на хранение в архив документов получает название «фонд личного происхождения» (в отличие от принятых на хранение архивных фондов организаций). Отметим также, что в состав фонда личного происхождения смогут входить документы, образовавшиеся не только в деятельности одного физического лица, но и его семьи, рода.

При анализе термина «документ личного происхождения» и его определения обращает на себя внимание содержащееся в СТБ 2059-2013 примечание, согласно которому для его обозначения недопустимо использовать термин «личный документ». Данный запрет в стандарте обозначен словами «Ндп.». Этим СТБ 2059-2013 подчеркивает различие двух терминов и предостерегает от их возможного смешения.

Однако данное уточнение в СТБ 2059-2013 представляется неудачным. Стандарт дает определения обоим терминам, что уже само по себе подчеркивает их различное значение. Кроме того, во введении к СТБ 2059-2013 указано, что сокращением «Ндп.» обозначены недопустимые к применению термины-синонимы, приведенные в круглых скобках. Так как термины «личный документ» и «документ личного происхождения» имеют самостоятельные, отличные друг от друга значения, они не могут являться синонимами (синонимы — слова разные по звучанию, но одинаковые или близкие по значению). В данном случае скорее речь можно вести не о синонимичности, а об омонимичности двух понятий (омонимы — слова разные по значению, но одинаковые по звучанию и написанию).

На этом основании представляется, что соответствующее примечание к термину «документ личного происхождения» являет избыточным, некорректным и подлежит исключению из стандарта.

СТБ 2059-2013 содержит еще один термин, в котором сочетаются слова «документ» и «личный»: - документы по личному составу — документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоении квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Указанное определение в точности соответствует определению, содержащемуся в ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

При анализе термина «документы по личному составу» целесообразно обратить внимание на следующие аспекты.

Во-первых, определение данного термина не содержит исчерпывающего перечня ситуаций, в которых создаются документы по личному составу. Как следует из определения, к документам по личному составу можно отнести любой документ, который может быть использован в целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан. Традиционно к этой категории относятся документы, используемые в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения.

Во-вторых, документы по личному составу — это не только документы, отражающие трудовые отношения нанимателя и работника. Согласно определению к документам по личному составу относятся также документы, подтверждающие период учебы (приказы о зачислении в учебные заведения, об окончании обучения и др.). В этом контексте в категорию документов по личному составу логично включить и документы, подтверждающие период прохождения воинской службы.

В-третьих, документы по личному составу включают в себя не только документы, создающиеся в процессе возникновения, изменения или прекращения трудовых отношений, которые образуются преимущественно в деятельности кадровой службы организации. К документам по личному составу относятся создаваемые в бухгалтерии документы о выплате заработной платы (лицевые счета, расчетные листки по начислению заработной платы работникам и т.п.). Согласно п. 165 Правил работы архивов в сводную опись дел по личному составу, составляемую в архиве организации, включаются документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях, документы по аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда и др. Все эти документы также являются документами по личному составу.

Видовой состав документов по личному составу необычайно разнообразен. К ним относятся заявления, представления, докладные записки, уведомления, приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, о переводе на контрактную форму найма, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, званий, награждении, премировании, временном заместительстве, оказании материальной помощи, установлении надбавок, доплат, изменении фамилии, имени, отчества; трудовые договоры (контракты); документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц и др.

К категории документов по личному составу могут быть отнесены и некоторые личные документы, например, трудовые книжки.

Документы по личному составу являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. Необходимость их создания и хранения в соответствии с установленными требованиями закреплена в Трудовом кодексе Республики Беларусь, Законе Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь и др.

Иногда понятие «документы по личному составу» рассматривается в широком смысле, и к ним относят такие виды документов, как штатное расписание, структура и штатная численность и др. Однако в практике делопроизводства и архивного дела эти документы в категорию «документы по личному составу» не входят. Например, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включаются не в описи дел по личному составу, а в описи дел постоянного хранения. 

1 См. Рыбаков, А. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятия «оригинал документа», «подлинник официального документа», «подлинный документ», «официальный документ». А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. — 2016. — № 4. — С. 67—71; Рыбаков, А. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «юридическая сила документа». Юридически значимые реквизиты. А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. — 2016. — № 6. — С. 58—65.

2 Утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила работы архивов).

3 Понятие «личный фонд» в СТБ 2059-2013 применяется только в качестве синонима, недопустимого для обозначения термина «архивный фонд личного происхождения», что в данном контексте представляется справедливым.