Инструкция по делопроизводству: очередные изменения

Автор: Александр ГОРБАЧ, юрист - .

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 (далее – Постановление № 154) внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

 

Изменениям подверглись нормы Инструкции, регламентирующие порядок использования печатей. И хотя в самом Постановлении № 154 такой ссылки не содержится, несложно предположить, что его принятие вызвано необходимостью приведения норм Инструкции в соответствие с Декретом Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства». Подпунктом 3.11 этого документа установлено, что субъекты хозяйствования вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.

Возвращаясь к Постановлению № 154, в первую очередь следует отметить, что некоторой корректировке подвергся п. 18 Инструкции, которым установлено, что для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

  • наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
  • дата документа;
  • регистрационный индекс;
  • подпись.

Согласно ч. 2 этого пункта для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Указанные нормы остались без изменений.

А вот ч. 3 п. 18 Инструкции изложена в новой редакции. Ранее она устанавливала, что для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица. Согласно новой редакции этой нормы печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.

В новой редакции изложен п. 62 Инструкции «Реквизит «Печать». Из данного пункта убирается норма о том, что реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Устанавливается лишь, что печати могут быть трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь, печати организаций подразделяются на гербовые и простые. Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами Республики Беларусь.

Сохранилась с прежней редакции норма о том, что при проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ (при этом также приводится пример).

Некоторой корректировке подвергся п. 64 Инструкции «Отметка о заверении копий». В частности, из данного пункта исключена ч. 8, которой устанавливалось, что при пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

Часть 11 п. 64, которая ранее была ч. 12, теперь говорит, что размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, либо заверять в порядке, предусмотренном ч. 5 и 6 этого пункта.

Часть 13 (ранее – ч. 14) п. 64 Инструкции теперь говорит, что копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном ч. 5 и 6 этого пункта (ранее было – ч. 2).

Также из Инструкции исключен п. 130, в соответствии с которым при необходимости служебная справка могла заверяться печатью; в обязательном порядке печатью организации заверялись личные справки.

Постановление № 154 вступило в силу 3 августа 2018 г.