Что такое "Реквизит документа" и "Метаданные"

Автор: Андрей РЫБАКОВ, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», журнал "Секретарское дело, № 8/2018 - .

Основу любого документа составляет документная информация, то есть информация, содержащаяся в документе. Документ создается именно ради закрепления, передачи и сохранения этой информации во времени и пространстве. Для характеристики документной информации, а также самого документа как целостного информационного объекта используются различные информационные элементы — реквизиты и показатели.

 

Смотрите также:

Оформление реквизитов документа

 

Целевое назначение этих информационных элементов не одинаково. Показатели, как правило, содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Чаще всего они встречаются в плановой и отчетной документации. Реквизиты, как правило, содержат сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Для документоведения, объектом которого является документ как единое целое, и делопроизводства, как практической составляющей документоведения, важны в основном те информационные элементы, которые характеризуют сам документ, его целевое назначение и являются координатами документа в пространстве и во времени. Такими информационными элементами являются реквизиты.

Согласно Государственному стандарту Респуб­лики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1 (далее — СТБ 2059-2013) реквизит документа — это элемент оформления официального документа.

Реквизиты характеризуют документ с разных сторон. Например, применяемые при оформлении организационно-распорядительной документации реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ. Реквизит «Регистрационный индекс» кроме свидетельства о том, что документ включен в документную систему организации и имеет официальный характер, в ряде случаев указывает дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Код организации», «Код документа» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Например, реквизит «Название вида документа» дает общее представление о документе, его целевой функции, юридическом значении и характере изложения информации2.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата документа» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровож­даются некоторые другие самостоятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть рассмотрен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами на бланке для писем являются: «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации» (ОКОГУ или ОКЮЛП), «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные».

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях3 (далее — Инструкция по делопроизводству) и государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Респуб­лики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»4 установлен состав реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью (с указанием организационно-правовой формы), а реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» — только частично (На № _____ ад ____ ).

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим им юридическую силу. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписание о совершении управленческих действий, подтверждение факта, имеющего юридическое значение, удостоверение происхождения документа. К этой группе реквизитов относятся: наименование организации и (или) структурного подразделения — автора документа, свидетельствующее о принадлежности документа определенному органу управления, организации; регистрационный индекс документа, который служит одним из подтверждений того, что документ носит законный, официальный характер; дата документа; подпись (подписи) уполномоченного должностного лица (лиц). Специальные правила могут предусматривать наличие в определенных видах документов других юридически значимых реквизитов, характерных только для данного вида. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах по организации делопроизводства делаются оговорки о дополнительном установлении для определенных видов документов обязательных реквизитов, например: «Печать», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии»5.

Следует отметить, что информационные элементы, характеризующие документ, могут содержаться не только в формуляре документа. Они могут быть отражены также на обложках дел, в которые формируются документы в делопроизводстве после их исполнения, в регистрационных формах, информационно-поисковых системах.

Например, Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях6 (далее — Инструкция по делопроизводству) установлено, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Респуб­лики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре документа в электронном виде должно соответствовать требованиям, установленным для расположения и оформления аналогичных документов на бумажном носителе7.

В то же время Инструкция по делопроизводству устанавливает, что во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в формуляр не вносится и отражается в регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы8.

Для обозначения информационных элементов, характеризующих документ в электронном виде, в последнее время широко применяется новый термин — «метаданные».

Согласно СТБ 2059-2013 метаданные это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. При этом в стандарте сделана оговорка, что в качестве метаданных может выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документе.

Аналогичные белорусским определения понятий «реквизит» и «метаданные» закреплены в терминологическом стандарте Российской Федерации9. Синонимичность обоих понятий в понимании российских документоведов вытекает из определения электронного документа, включенного в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (с изм. и доп. от 26.04.2016 № 356): электронный документ — часть информационной системы (СЭД), состоящая из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

Таким образом, понятие «метаданные» синонимично понятию «реквизиты документа», однако не привязано строго к формуляру документа. Также стоит отметить, что понятие «метаданные» может применяться по отношению к описанию не только документов в электронном виде, но и документов, полученных иными способами документирования. Вместе с тем в нормативной среде и в практической деятельности понятие «метаданные» используется, прежде всего, для обозначения тех реквизитов документа в электронном виде, которые в его формуляре отсутствуют и, соответственно, не являются элементами его оформления.

В то же время состав метаданных, характеризующих как сам документ, так и особенности его бытования в пространстве и времени, может быть шире состава реквизитов. Например, в случае документов в электронном виде они могут представлять собой сохраняемые в информационной системе, в том числе в СЭД, сведения о:

  • дате и времени отправки и/или получения электронного сообщения, с которым пересылается документ в электронном виде;
  • об электронном адресе отправителя/получателя;
  • о теме электронного сообщения, с которым пересылался документ в электронном виде;
  • о фактах обращения пользователя (пользователей) к документу в электронном виде;
  • о внесенных в документ в электронном виде изменениях/дополнениях и др.

Указанные сведения составляют метаданные, но не являются реквизитами документа. Это определяется особенностью отправки документов в электронном виде, которая состоит в том, что официальный документ пересылается по каналам электронной почты в виде прикрепления к электронному сообщению, а само электронное сообщение выполняет функцию «конверта» (аналогично почтовым конвертам, в которых пересылаются традиционные бумажные документы)10.

 

1 Утвержден и введен в действие с 01.09.2013 постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18.

2 Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы — один вид, приказы — другой вид, акты — третий). Разновидность документа конкретизирует вид (разновидность — разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

3 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

4 Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

5 Более подробно о юридически значимых реквизитах см.: А.Рыбаков. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «юридическая сила документа». Юридически значимые реквизиты // Архивы и делопроизводство, 2016. — № 6. — С. 58 — 65.

6 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

7 П. 220 Инструкции по делопроизводству.

8 П. 229 Инструкции по делопроизводству. Следует отметить, что согласно изменениям, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 в п. 139.7 п. 139 Инструкции по делопроизводству вместо понятия «массив регистрационно-учетных данных» применяется понятие «РКК в автоматизированной системе ДОУ».

9 Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» / Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. — Пункты 36, 79.

10 Более подробно об управлении сообщениями электронной почты см.: Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь / авт.-разраб.: А.Н. Сукач, А.Е. Рыбаков. — Минск: БелНИИДАД, 2010. — 72 с.