С чего начинается делопроизводство…

Автор: Александр ГОРБАЧ, юрист.

Рассматривая те или иные вопросы документооборота и делопроизводства, мы всегда обращаемся к каким-либо нормативным правовым актам, некоторые упоминая вскользь, на некоторых останавливаясь подробно. С этой публикации мы решили начать детальный и последовательный анализ «нормативки», которую необходимо знать секретарям как свои пять пальцев.

Инструкция — основа основ

Основным документом всех секретарей и делопроизводителей является, как известно,Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Как указано в п. 1 этого документа, основан он на положениях Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон). Конечно, бросается в глаза тот факт, что Закон, на нормах которого основана Инструкция, был принят двумя годами позже самой Инструкции, но это всего лишь результат изложения данной нормы Инструкции в новой редакции после принятия Закона, и это обычное дело в нормотворческой практике. Инструкция принята с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Конечно, закон имеет верховенство над постановлениями министерств и ими утвержденными инструкциями, пожалуй, никому не нужно объяснять, что и в нашей ситуации Закон по сравнению с Инструкцией главнее, однако мы сознательно решили начать наш обзор именно с Инструкции как документа более приближенного к практике, более детально прописывающего различные нормы и требования. Хотя в п. 2 этого документа говорится о том, что он устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Мы бы, однако, посоветовали нашей аудитории заострить свое внимание на последних словах этого положения: 

Инструкция распространяет сове действие на все организации, независимо от их организационно-правовой формы (учреждения, УП, ООО, ОДО и пр.) и формы собственности (государственная или частная).

В п. 3 Инструкции также говорится, что ее положенияраспространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. В то же время отмечается, что особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 Инструкции и другими специальными актами законодательства Республики Беларусь.

В свою очередь, также говорится, что особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь. В первую очередь, полагаем, здесь имеется в виду Закон Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» и Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39. Однако административные процедуры — это отдельная тема, требующая глубокого анализа.

Следует также иметь в виду, что положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Свое надо иметь

В п. 4 анализируемого документа прописано, что организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводствув соответствии с требованиями Инструкции. То есть в каждой организации должна быть разработана и утверждена своя Инструкция по делопроизводству.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций. Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях. Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках. Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения. Однако эти положения касаются в большей степени государственных организаций, где имеется разветвленная структура, вышестоящие и нижестоящие организации.

Что касается различных ООО, ОДО, УП частной формы собственности, то им просто нужно самим разработать свою собственную инструкцию по делопроизводству, взяв за образец утвержденную Минюстом.

Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации.
Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

Кто за что в ответе

Пунктом 6 Инструкции установлено, что организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ). Именоваться служба ДОУ может как «управление делами», «секретариат», «общий отдел», «канцелярия» и т.п. Ее наименование и структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и прочих нюансов.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации обязательно должен быть утвержден еще один документ — Положение о службе ДОУ, и назваться он может в каждой организации по-своему: Положение об управлении делами, Положение о секретариате, Положение о канцелярии и т.д.

Важно при этом, чтобы в Положении было указано, что, к примеру, управление делами или канцелярия является службой ДОУ организации.

При необходимости, однако, служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. В таком случае задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

А теперь вниманию работников небольших организаций: Инструкцией установлено, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться, в этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника либо группу работников. А права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

Тем не менее, несмотря на наличие службы ДОУ либо специально обученных и конкретно назначенных людей, согласно п. 7 Инструкции ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Пунктом 8 Инструкции установлено, что контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями. 

Таким образом, сегодня мы затронули лишь основы основ делопроизводства, те нормативные акты и те их положения, с которых должно начинаться делопроизводство в любой организации. В последующих статьях мы продолжим эту тему и рассмотрим глубже вопросы порядка документооборота и оформления документов.