Оформление реквизитов документов

Автор: Мария ПОПЛАВСКАЯ, юрист.

Объектом сегодняшнего нашего внимания будут реквизиты документов, порядку оформления которых посвящена глава 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Согласно п. 35 Инструкции при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

В том же порядке, как это изложено в Инструкции, рассмотрим понятие каждого реквизита, его функциональное предназначение, место размещения и порядок оформления. Сразу заметим, что тема очень обширная, поэтому посвятим ей несколько материалов.

 

Государственный герб Республики Беларусь

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством.

Установлено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

 

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Согласно п. 37 Инструкции эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом — над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

 

Код организации

Пунктом 38 Инструкции установлено, что код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

 

Код документа

Есть еще и такой реквизит, как код документа. Он проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

 

Наименование вышестоящей организации

Согласно п. 40 Инструкции при наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

Понятно, что это касается в основном государственных органов и организаций. На предприятиях частной формы собственности, как правило, вышестоящие организации отсутствуют.

 

Наименование организации

В соответствии с п. 41 Инструкции наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. При этом сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне. Инструкция приводит такой пример:

Министерство финансов
Республики Беларусь

Министерство по налогам
и сборам Республики Беларусь

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться отдельный бланк.

Опять же, что касается совместных документов, то это относится больше к государственным органам и организациям.

 

Наименование структурного подразделения

Пункт 42 Инструкции говорит о том, что наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения. Например, это может быть филиал или представительство, что нередко встречается и среди негосударственных юридических лиц.

 

Почтовый адрес отправителя

Относительно данного реквизита п. 43 Инструкции подчеркивается, что почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. То есть указывается сразу улица (проспект, площадь и т.д.), затем номер дома, после чего идет почтовый индекс и город, если город небольшой, например, районного подчинения, то следует указать еще и область. Например: ул. Пионерская, д. 1, каб. 10, 225133. г. Пружаны, Брестская обл.

 

Коммуникационные и коммерческие данные

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Следует иметь в виду, что группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

 

Название вида документа

Согласно п. 45 Инструкции название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. То есть если у вас общество с ограниченной ответственностью или унитарное предприятие, то в его компетенции издавать приказы, утверждать инструкции касающиеся деятельности организации, но это никак не могут быть законы или указы или еще что-то такое, что выходит за пределы вашей компетенции. В то же время подчеркивается, что на письмах название вида документа не указывается.

Следует знать, что название вида документа печатается прописными буквами без разрядки. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

 

Реквизит «Дата документа»

Инструкцией (п. 46) определено, что датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.
 
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.
 
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
 
Например:
08.07.2008
 
В то же время определено, что при оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.
 
При оформлении электронного документа значения реквизита «Дата» вносятся в особенную часть после подписания документа ЭЦП. 

 

Регистрационный индекс

Согласно п. 47 Инструкции регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. При этом определено, что на документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Здесь же установлено, что для электронных документов значение реквизита «Регистрационный индекс» вносится в особенную часть после подписания документа ЭЦП.

 

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Для электронных документов значения реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносятся в проект документа до его подписания и в РКК.

 

Реквизит «Место составления или издания»

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Не на всех документах этот реквизит проставляется, но в качестве наглядного примера можно привести те же приказы руководителя организации.

См. продолжение