Организация работы с документами

Автор: Мария ПОПЛАВСКАЯ, юрист .

Сегодняшний наш материал будет посвящен главе 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), а именно теме организации работы с документами.

 

Организация документооборота

Пунктом 138.1 Инструкции определено, что документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело. В свою очередь, электронный документооборот – это способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.

Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

  • оперативность прохождения документов;
  • исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
  • соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

 

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:

  • документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
  • заявки, наряды, разнарядки;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
  • пригласительные билеты;
  • печатные издания (книги, журналы, газеты);
  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
  • письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
  • - информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
  • формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Согласно пункту 139.6 Инструкции регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции:

 

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Срок исполнения

Название вида документа

Автор (корреспондент)

Дата и индекс поступления

Дата и индекс документа

Заголовок (краткое содержание)

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

     
     
     
     
   

Контрольные отметки

Фонд №

Опись №

Дело №

В свою очередь, правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 7 к Инструкции:

ПРАВИЛА
 заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты

Пояснения к заполнению

1

2

Название вида документа

Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется

Автор (корреспондент)

При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации

Дата и индекс поступления

Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов

Дата и индекс документа

Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа

Заголовок (краткое содержание)

Переносится заголовок, сформулированный на документе

Резолюция или кому направлен документ

Переносится текст резолюции руководителя

Срок исполнения

Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа

Отметка об исполнении документа

Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа

Дело №

Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел

 

Инструкция допускает, что состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Расписка в получении

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

6

           
 

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа

Корреспондент

Краткое содержание документа

Отметка об исполнении документа

1

2

3

4

       

Установлено, что решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте.

Следует помнить, что при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

Окончание см. здесь.