Девять заповедей грамотного секретаря

Автор: Лиа ЧКВИАНИ.

«Требуется помоШник руководителя с безупречным уровнем грамотности». Такую забавную формулировку я встретила на одном из сайтов с объявлениями о вакансиях. Вопрос, кто собственно, уровень грамотности на безупречность проверять будет, остался открытым. Зато в голову пришла интересная мысль.

В русском языке слово «грамотный» имеет несколько значений. То, что хороший секретарь должен дружить с правописанием, подразумевается априори. Но, по-моему, «грамотный секретарь» — это не только тот, кто в любое время дня и ночи «жи-ши» пишет с буквой «и», а «не» — непременно отдельно от глагола. «Грамотный» — это еще и «обладающий знаниями и навыками в какой-либо специальной области». А в разговорной речи мы используем это слово как эквивалент понятиям «правильный» и «продуманный».

Работа секретаря, вопреки все еще сохраняющимся стереотипам, отнюдь не относится к категории легких и незамысловатых. И только от конкретного человека зависит, станет пресловутая приемная болотом, где он погрязнет всерьез и надолго, или взлетной полосой, откуда он стартует к карьерным вершинам. Думаю, подавляющему большинству по душе второй вариант. Но чтобы извлечь из секретарской профессии все выгоды, которые она предоставляет, к работе нужно подойти грамотно.

Первое, что следует сделать — это порадоваться тому, что вы — секретарь. На это есть целый ряд причин.

Причина № 1 

Место секретаря в небольшой компании, или с узким кругом обязанностей можно получить, даже тем, кто не успел еще обзавестись столь милым сердцу работодателей опытом работы. Грамотный секретарь, устроившись на свое самое первое место, отработает как минимум год. За это время попытается не только взять от работы максимум, но и как следует осмотреться, определиться. Вдруг, профессия секретаря окажется призванием!

Причина № 2

Многие компании по-прежнему с большим доверием относятся к тем, кто пришел по рекомендации или уже давно работает, нежели к сотрудникам «с улицы». Поэтому в случае появления вакантной должности для работодателя проще «повысить» секретаря, предоставив ему более широкие полномочия и более высокий уровень заработной платы, нежели искать кого-то извне. Грамотный секретарь свободное время в течение рабочего дня тратит не на пустую болтовню по «аське» или бесконечное распитие кофе, а на то, чтобы максимально вникнуть во все дела компании. Благо, возможности для этого есть — через его руки проходит огромное количество информации. К тому же уже через три месяца, максимум через полгода, работы на выполнение оговоренных при приеме обязанностей тратится в разы меньше времени, многое доводится до автоматизма, грамотный специалист подстраивается под работу и оптимизирует все, что поддается оптимизации. Так отчего бы не использовать высвободившиеся временные ресурсы для освоения смежных участков работы?

Причина № 3

Современные технологии — краеугольный камень при выполнении многих секретарских функций, поэтому секретари в числе первых узнают о достижениях современной офисной техники и новинках программного обеспечения. Грамотный секретарь никогда не упустит возможности освоить новую компьютерную программу и не будет цепляться за привычку действовать «по старинке». Если для офиса приобретается супер-навороченная техника, то непременно научится использовать все ее функции. Это ведь не просто полезные навыки, но и дополнительная строчка в резюме. Кроме того, уж поверьте моему опыту, секретарь, который в состоянии сам разобраться, «на какую кнопочку нажать, чтобы работало», не рискует стать объектом насмешек системных администраторов, и поводы выставлять наших коллег по цеху на посмешище всему Интернету у них, наконец, иссякнут.

Причина № 4

Компании бывают разные, и в обязанности секретаря часто входят функции, превышающие базовый набор. Грамотный секретарь прекрасно понимает, что неспецифические обязанности — это не досадное недоразумение, а прекрасный шанс научиться чему-то новому, полезному, что в дальнейшем принесет дивиденды в виде дополнительных знаний и, следовательно, повышения его стоимости на рынке труда. Поэтому, сталкиваясь с новым заданием, относится к нему не как к головной боли, а как к вызову и вырабатывает в себе подход «и это я тоже смогу». Одна моя знакомая пришла в профессию уже с довольно приличным багажом другого опыта, а отработав два года «секретарем широкого профиля» аккуратненько пересела прямо с секретарского кресла в кресло редактора профильного журнала.

Причина № 5

Телефонное общение, прием посетителей, участие в деловых встречах и переговорах — не только бесценный опыт, но и возможность завязать множество новых знакомств и контактов, которые могут оказаться полезными в дальнейшем. Грамотный секретарь старается произвести максимально выгодное впечатление на всех, с кем ему приходится общаться по долгу службы. Бережно коллекционирует врученные ему визитные карточки и записывает все новые контакты в отдельный блокнот. Совет из собственного опыта — старайтесь сохранять максимально полную информацию обо всех, с кем вас сталкивает работа: фамилию и имя, название компании и должность, в которой работает человек, вопросы, по которым вы общались, и, конечно же, все координаты. Во-первых, никто не может со стопроцентной гарантией сказать, куда вас занесет дальше, поэтому любой случайный контакт может в дальнейшем оказаться полезным. А во-вторых, когда вы будете звонить или писать человеку, всегда можно будет сослаться на то, что вы уже встречались или общались.

Причина № 6

При желании секретарю достаточно просто сменить работу, перейдя в другое подразделение организации, где он работает, или из компании с одной сферой деятельности в компанию с другой. Ведь базовые требования, предъявляемые к секретарям, во многом схожи. Грамотный секретарь всегда будет держать руку на пульсе, отслеживать тенденции на рынке труда, чтобы знать, чего ожидают работодатели от его коллег по цеху и как изменяются размеры вознаграждения, предлагаемого нанимателями. Даже если вы не собираетесь в обозримом будущем менять работу, иногда не мешает просматривать объявления о вакансиях, чтобы представлять, на каком свете вы обретаетесь и не засидеться на низкооплачиваемой и бесперспективной работе. Еще одна моя знакомая была вполне довольна тем, что она имела, пока ей на глаза не попалась статья с обзором рынка офисного персонала. Сначала она не поверила своим глазам, а когда заглянула в Интернет и убедилась, что даже сотрудникам с опытом поскромнее, чем у нее, предлагают как минимум в полтора раза больше того, что она зарабатывает, то накинулась на шефа, размахивая журналом с упомянутой статьей. В итоге ей более чем прилично, подняли зарплату.

Причина № 7

Часто секретарю приходится делать несколько дел одновременно, это учит правильно расставлять приоритеты, чтобы ничего не забывать и все всегда успевать. Грамотный секретарь прочтет пару-тройку пособий по тайм-менеджменту и научится применять приемы, позволяющие грамотно распоряжаться временем, не только в работе, но и в повседневной жизни. Лично я, когда собираюсь надолго застрять на кухне, чтобы приготовить что-то грандиозное, предварительно наношу на волосы какое-нибудь мега-полезное масло (его все равно 2 часа держать надо), готовлю стразу первое, второе и десерт, смотрю что-нибудь по телевизору, а в перерывах на рекламу звоню подружкам, чтобы обменяться последними новостями.

Причина № 8

Работая рука об руку с руководителем, секретарь имеет уникальную возможность совершенно бесплатно, то есть даром, учиться методам и приемам ведения бизнеса. Грамотный секретарь использует эту возможность, что называется, «на полную катушку»: смотрит, слушает, запоминает, потому что того, чему можно научиться, просто находясь в приемной, ни на одних курсах не расскажут.

Причина № 9

Секретарь — лицо фирмы, поэтому ему по долгу службы просто необходимо хорошо выглядеть. В результате волей-неволей научишься приводить себя в максимально презентабельное состояние в минимально короткие сроки. Грамотный секретарь помимо того, что отлично разбирается в тонкостях дресс-кода и иже с ним, хранит в своем рабочем столе «неприкосновенный запас» на всякий непредвиденный случай. В него входит булавка и иголка с нитками нескольких цветов, пара запасных колготок, «походная» косметичка, на случай, если своя забыта дома, и средства личной гигиены. Объяснять целесообразность такого «джентльменского набора» я думаю, нет необходимости.

P.S.  Но самое главное — грамотный секретарь любит свою работу. Нет, правда! И на своем собственном примере, и на примерах своих многочисленных знакомых я неоднократно имела возможность убедиться, что только то, что действительно «в кайф», можно делать по-настоящему хорошо. А уныло плестись на опостылевшую работу, сидеть с кислой миной в офисе и считать минуты, оставшиеся до конца рабочего дня — неграмотно!