Секретарь International

Автор: Ольга ГРАДИНАР.

Секретарь — он и в Африке секретарь, скажут многие. И будут не так уж неправы. Потому что существует целый ряд требований, непременно предъявляемых к секретарю независимо от компании, в которой он работает, и государства, где эта компания дислоцируется.

 

Я тебе скажу без лишних фраз

Относительно проблем земных:

Пусть у нас все будет, как у нас,

Лишь бы в магазинах — как у них…

Р. Рождественский

У нас…

Согласитесь, сложно представить себе секретаря, не владеющего компьютером, не умеющего работать с документами или грамотно вести беседу по телефону. И это — отнюдь не полный перечень того, что требуется от претендентов на секретарскую должность.

Если вы зайдете на сайты, где работодатели размещают объявления о вакансиях, то столкнетесь с набором стандартных требований. Прежде всего, в секретари приглашают «уверенных ПК-пользователей», что подразумевает владение как минимум пакетом MS-Office, умение пользоваться e-mail и Интернетом. Естественно, от потенциального сотрудника ожидают знания делопроизводства и навыков работы с корреспонденцией. Без опыта обращения с оргтехникой и мини-АТС нынче тоже вряд ли удастся обойтись. Один (как правило, английский), а то и два иностранных языка, необходимых для успешной работы, сегодня уже скорее норма, нежели экзотика, во всяком случае в компаниях, которые постоянно работают с зарубежными партнерами. Добавьте сюда еще грамотность, знание делового этикета, умение общаться по телефону — и вы получите своеобразный «фоторобот» современного секретаря.

Интересный момент: несмотря на то что в каждом первом объявлении настаивают на наличии фото в резюме, «модельная» внешность уже не является всенепременным атрибутом секретарской профессии, как это было еще несколько лет назад. В то же время подавляющее большинство компаний предпочитает заполучить сотрудника формата «секретарь плюс», поэтому кадровое делопроизводство, первичная бухгалтерия и обеспечение бесперебойной работы офиса вкупе со знанием современных офисных процедур, организаторскими способностями, умением работать с базами данных и вести деловые переговоры — требования, сплошь и рядом встречающиеся в объявлениях о вакансиях.

Но и это еще не все! Чего только не ожидают от секретаря современные работодатели! Не будем останавливаться на руководителях, ищущих «красивую девушку без комплексов, готовую сопровождать директора в деловых поездках». Однако очень часто от секретаря требуют познаний в самых неожиданных сферах. В одном из объявлений мне попалась формулировка «необходимо выполнять весь спектр офисных обязанностей». Вот так-то — весь спектр, ни больше, ни меньше.

Если вы решили избрать для себя карьеру секретаря, будьте готовы к тому, что от вас могут потребовать «знания комплектующих компьютера», «владения графическими редакторами», «навыков организации маркетинговых мероприятий», «наличия водительского удостоверения и личного авто». Не удивляйтесь, если вам решат поручить «работу с дебиторской задолженностью», «получение правоустанавливающих документов на объекты недвижимости», «организацию корпоративных вечеринок» или «работу с договорами».

А порой попадаются и вовсе курьезные формулировки. Кто-то хочет, чтобы его будущий секретарь умело сочетал «коммуникабельность с педантичностью, открытость с ответственностью», для кого-то принципиально важно «умение (?!) работать в дружном коллективе». Все эти формулировки я повстречала на сайтах с вакансиями. Апогеем всего, пожалуй, стали объявления компаний, одна из которых искала секретаря, единственное требование к которому было сформулировано так: «Желательно владение ПК»; вторая же заканчивала перечисление квалификационных требований загадочной фразой: «Резюме высылать нежелательно». Сразу приходит на ум известная шутка: «Требуется секретарь, не умеющий писать и читать, для работы с секретными документами».

Но все это — уже детали. Если же давать обобщенную оценку требованиям, предъявляемым у нас к секретарям, то можно сделать вывод, что современный секретарь — специалист, владеющий весьма широким набором знаний и навыков (как правило, с высшим образованием), зачастую совмещающий несколько профессий. И все это, заметьте, за весьма умеренное денежное вознаграждение.

…и у них

А что требуется от секретаря в других странах? Давайте вынесем за скобки типичные пожелания, о которых мы уже говорили выше, и остановимся на некоторых интересных моментах из мировой секретарской практики.

Так, например, в Канаде, где два государственных языка — английский и французский, — каждый гражданин имеет право на получение любой формы обслуживания на языке по его выбору. Поэтому многие канадские компании требуют от своих сотрудников (а от секретарей, которым приходится непосредственно общаться с посетителями и клиентами, ­— в первую очередь) владения обоими языками. Согласитесь, даже зная и английский, и французский на высоком уровне, по 30–40 раз в день переключаться с одного языка на другой — задача не из легких.

Если вы решите сделать карьеру секретаря на Ямайке, приготовьтесь к тому, что недостаточно будет просто обзавестись дипломом высшей школы. Любая серьезная компания настаивает на том, чтобы секретарь закончил специализированный колледж или курсы, причем зачастую готова оплатить сдачу квалификационных экзаменов или обучение целиком. Кроме того, ямайские работодатели любят облекать своих секретарей в униформу (вплоть до обуви и чулок), которая либо предоставляется сотрудникам, либо должна быть приобретена ими на специально выделяемое пособие.

В Бразилии, где профессиональная деятельность четко регулируется на законодательном уровне, велико влияние Национальной федерации секретарей, которая представляет кандидатуры потенциальным работодателям, регулирует минимальный уровень заработной платы, оказывает секретарям правовую помощь при увольнении и помогают с поиском новой работы. Кроме того, эта организация проводит разнообразные тренинги, конгрессы и форумы, организовывают специализированные курсы, содействуют развитию внутригосударственных и международных контактов для представителей секретарской профессии, способствуя таким образом обмену опытом и, как следствие, карьерному росту. Вот такой своеобразный «секретарский профсоюз».

Работа секретаря в Великобритании примечательна тем, что сегодня лишь небольшая толика его рабочего времени посвящена ведению записей, набору текстов или ответам на телефонные звонки. На него возлагают разнообразные управленческие и координационные функции. К тому же секретарь, выступающий в роли ассистента, помогает не одному конкретному сотруднику и даже не нескольким, а зачастую — целому отделу. Британские секретари привлекаются к организации разнообразных мероприятий, тренингов, подготовке отчетов и информационных сводок для управленцев. Как ни странно это прозвучит, но в консервативной старушке-Англии дресс-код для офисных сотрудников значительно менее официален, нежели в демократичных, на первый взгляд, Соединенных Штатах. А обращение к шефу по имени — нормальная практика для многих британских компаний. Все зависит от места расположения офиса фирмы. В Лондоне все делается значительно быстрее (как, пожалуй, и в любой другой столице). На периферии же деловая жизнь течет неспешно, без нескончаемых дедлайнов и цейтнотов. Немаловажная деталь:  секретарь, владеющий иностранным языком, в Британии может рассчитывать на ощутимо больший заработок, нежели тот, кому незнакомы чужеземные наречия, потому что при работе с представителями континентальной Европы эти знания могут оказаться весьма и весьма полезными, несмотря на то что с каждым днем все больше людей говорит по-английски. И, пожалуй, один из наиболее значимых моментов: в современной Великобритании секретарь — это не просто работа, это возможность сделать неплохую карьеру.

Различия в требованиях к секретарям в других европейских странах в принципе невелики и сводятся скорее к культурологическим особенностям.

Если канадскому секретарю необходимо свободное знание двух языков, то его коллеге из Бельгии нужно владеть как минимум тремя: фламандским, французским и английским.

В Германии секретарь более сдержан в общении со своим боссом, нежели в других европейских странах. Немцам вообще свойственны консерватизм и приверженность традициям. Это находит отражение и в манере секретаря общаться с шефом, и в стиле одежды. Успешная карьера немецкого секретаря опирается на три «П»: порядочность, пунктуальность и педантичность.

Секретарь в Швеции, где все планируют надолго вперед, назначает встречи для своего шефа предварительно — за две недели. Он никогда не опаздывает в офис и ни за какие коврижки не будет работать в выходные или праздничные дни. Зато совсем не испытает отрицательных эмоций, если придется взять часть работы домой. В шведских компаниях топ-менеджеры охотно делегируют полномочия своим ассистентам: от ведения переписки до принятия решений. Для того чтобы сделать успешную карьеру, секретарю просто необходимы такие качества, как чувство такта, умеренность и лояльность к компании, с которой он сотрудничает.

При подборе секретаря в Финляндии компании отдают предпочтение кандидаткам с гуманитарным либо экономическим образованием, в зависимости от профиля деятельности. Многие секретари помимо финского знают английский и шведский. Часто в задачи секретаря входит ведение бухгалтерской и налоговой документации, потому что содержать штатного бухгалтера — удовольствие не из дешевых, и его могут позволить себе только крупные компании. Интересно, что если на место претендуют несколько кандидатов, находящихся на одном профессиональном уровне и обладающих сопоставимой квалификацией, предпочтение наверняка отдадут более молодому.

Во Франции львиная доля времени секретаря посвящена планированию рабочего дня шефа, организации встреч и контролю за тем, чтобы начальник оказался в нужное время в нужном месте, потому что французский бизнес во многом завязан на визитах, рукопожатиях и расшаркиваниях. Не рекомендуется появляться на работе без макияжа. Начальник, даже если он мужчина, наверняка обратит внимание на прическу своего секретаря, на качество и тон колготок и, безусловно, на духи. А уж если босс — женщина, то внешнему виду придется уделять ничуть не меньше, чем повышению квалификации!

В Хорватии по сей день сохраняется жесткий вертикальный тип субординации. Несмотря на то что разница между управленцами и их ассистентами зачастую заключается лишь в продолжительности профессионального опыта, а вовсе не в уровне образования, секретари рассматриваются как группа поддержки, и им отводятся роли второго плана.

Для того чтобы получить место секретаря в Швейцарии, придется перед собеседованием заглянуть в салон красоты и в магазин, ведь первое, на что посмотрит работодатель, это руки, волосы и… обувь. Точность швейцарских часов недаром стала притчей во языцех: как внешний облик человека должен говорить о его порядочности, так и в деловых отношениях должны царить чистота и порядок. Если секретарь в Швейцарии опоздал на работу, не выполнил вовремя поручение шефа или несвоевременно ответил на корреспонденцию — ничто не сможет послужить ему оправданием.

Если вам хочется работать в режиме «нон-стоп», постоянно сталкиваясь с необходимостью решения оперативных задач, поезжайте в Гонконг, где вас встретят джунгли небоскребов, в которых расположились офисы несметного количества транснациональных корпораций. Для того чтобы получить работу в одном из этих офисов, секретарю как минимум нужно свободно говорить по-английски, по-французски или по-японски, а лучше — на нескольких языках одновременно. Интересная деталь: в офисах британских компаний, расположенных в Гонконге, превалирует строгий стиль в одежде и формализованные отношения между начальством и подчиненными. А американцы, наоборот, менее официальны за рубежом, нежели у себя дома. Может быть, причина здесь в том, что британцы, позволяя себе отход от официоза у себя на родине, предпочитают сохранять имидж чопорных и благовоспитанных сотрудников в своих бывших колониях.

В Китае будьте готовы к тому, что помимо строгих внутрикорпоративных правил, жесткой иерархии и формализованных отношений внутри коллектива, вам придется работать с понедельника по субботу, причем временами по 12 часов в сутки.

В Японии корпоративные стандарты очень высоки, часто необходимо облачаться в униформу. Возможностей для сохранения индивидуального стиля практически нет. О том, чтобы, скажем, слушать музыку на рабочем месте, не может быть и речи, ведь в условиях дефицита рабочего пространства это будет создавать помехи для коллег. Проявление инициативы со стороны секретаря или помощника директора не особенно приветствуется. Это в немалой степени зависит от компании, но в большинстве случаев ситуация такова, что женщин все еще не воспринимают как полноценных сотрудников. А ведь японские секретари — преимущественно женщины. Посему для них, как и для представительниц прекрасной половины человечества во всем мире, актуальны вопросы создания семьи и рождения детей. После декретного отпуска японки возвращаются на работу, но, как правило, на неполный рабочий день, что означает не только снижение заработка, но и ограничение роли в жизни компании.

В Египте в бизнес-среде считается невежливым говорить партнеру «нет». Поэтому очень часто можно столкнуться с ситуацией, когда вам что-то пообещают не потому, что в действительности могут это сделать, а просто потому, что не хотят обидеть отказом. Как результат — приходится тратить много времени на разговоры, чтобы уточнить все детали, согласовать все нюансы и удостовериться, что в последний момент мероприятие не окажется под угрозой срыва и не придется в режиме ошпаренного кота менять планы. Можете себе представить, каково приходится тамошним секретарям? А вообще, египетские секретари — дамы «продвинутые» и часто доходят до ключевых позиций в компании. Одна из причин такого положения дел заключается в том, что все работающие женщины — хорошо образованные выходцы из высших слоев общества; представительницы рабочего класса в большинстве случаев занимаются домашним хозяйством. Возможно, из-за этого египетский секретарь может показаться несколько избалованным: если его попросят о чем-то, чего ему не хочется делать прямо сейчас, то он без зазрения совести попросит подождать.

Секретарь в Индии обязательно должен на высоком уровне владеть персональным компьютером. Иностранцев временами даже шокирует, когда они видят маленький затрапезный офис, оборудованный по последнему слову техники. Это, однако, не мешает индийским секретарям ходить на работу в традиционной одежде (длинной тунике и шароварах) и играть при своем боссе второстепенную роль: они не должны перебивать, задавать лишних вопросов и проявлять чрезмерную инициативу.

ЮАР — настоящий рай для секретаря. Тамошние боссы с удовольствием поручают своим ассистентам разнообразные проекты, позволяют самостоятельно принимать решения и налаживать деловые контакты, как на местном уровне, так и за границей. Им также приходится заниматься вопросами кадров, заработной платы, маркетингом, да и вообще, участвовать во всех сферах деятельности компании. В южноафриканских фирмах секретарям делегируют управленческие функции, стимулируют к повышению квалификации и не слишком изводят дресс-кодом.

Если вы — секретарь в Австралии или Новой Зеландии, то вам не придется забивать себе голову вопросами «что одеть на работу?». Строгих стандартов никто не навязывает. Если возникают какие-то проблемы с шефом, австралийский секретарь просто идет и напрямую говорит ему об этом. Обычный рабочий день включает проверку расписания и расстановку приоритетов, организацию встреч руководителя и проведение своих собственных, подготовку проектов документов, работу с бумажной и электронной корреспонденцией, заказ билетов и бронирование гостиниц для руководства и деловых партнеров. И это далеко не полный перечень только обычных повседневных обязанностей. Австралийские секретари ориентированы на командный стиль работы и активно участвуют в жизни компании.

Как видите, в разных странах существуют свои «фишки». Но, несмотря на различия в корпоративных стандартах и уровне полномочий, секретарь всегда остается правой рукой своего шефа, независимо от широты и долготы, на которых располагается офис. Поэтому никогда не следует пренебрегать возможностью повысить уровень собственной квалификации, научиться чему-то новому, будь то очередное компьютерное приложение, иностранный язык или технология эффективных продаж. Ведь с каждым днем наш мир становится все меньше: границы между странами и континентами стираются, информация передается из одного земного полушария в другое за считанные секунды, транспортное сообщение позволяет позавтракать в одной стране, пообедать в другой, а поужинать в третьей. И кто знает, где вы завтра окажетесь и чем будете заниматься. Главное — нацелиться на успех и не бояться, что не справитесь, какие бы неожиданные задачи перед вами не поставили.