Секретарь. Секрет поиска

Автор: Ольга ГРАДИНАР вкл. .

Как когда-то заметила Джейн Фонда, офис может работать без шефа, но не без секретаря. Кроме собственно делопроизводства, в современном офисе существует масса, на первый взгляд, мелких обязанностей, которые, тем не менее, следует выполнять. Кто будет отвечать на звонки, принимать посетителей и угощать их кофе, регистрировать и подшивать документы? Начальник отдела маркетинга, специалист по кадрам, главный бухгалтер? Вряд ли.

 

Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа.

Плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

Томас Конеллан

Найти хорошего секретаря не так просто, как может показаться на первый взгляд. Ведь это не просто девочка на побегушках, основная задача которой — украшать своим экстерьером интерьер приемной. Сегодня о секретаре говорят как о лице фирмы, хозяйке офиса, правой руке руководителя. И если с ним повезло, многие проблемы и заботы рассеиваются, как по мановению волшебной палочки. А поскольку везение  — это результат тщательной подготовки, приступая к поиску секретаря, стоит сесть и хорошенько все обдумать, чтобы не ошибиться при выборе.

 

Кого я хочу найти?

 

Для начала нужно четко определить, какие конкретно обязанности предполагается возложить на будущего секретаря. От этого зависят требования, которые будут предъявляться к кандидату, уровень образования и наличие тех или иных знаний и навыков, а, следовательно, и то, во сколько сотрудник обойдется компании. К примеру, если от секретаря ожидают, что он будет принимать и распределять телефонные звонки, работать со входящей и исходящей корреспонденцией, принимать посетителей и готовить напитки, то нецелесообразно искать сотрудницу с высшим образованием, вполне достаточно сообразительной и грамотной девушки, окончившей курсы секретарей или имеющей среднее специальное образование в сфере делопроизводства.

Очень часто в качестве обязательного требования для соискателей на должность секретаря выдвигается владение иностранным языком.  Как показывает практика, многие компании настаивают на этом исключительно из соображений престижа. Зачем?  Ведь если речь идет о действительно сложных, «судьбоносных» переговорах или подписании контрактов, для осуществления переводов все равно приглашают высококлассного профессионала и отдельно оплачивают его услуги. А девушка, которая владеет иностранным языком хотя бы на уровне «неплохо», будет оценивать себя выше, нежели не знающая чужеземных наречий вовсе. К тому же, выдвигая в качестве обязательного требования знание английского или любого другого языка, вы значительно сужаете круг потенциальных претендентов, из которых можно выбирать. Поэтому для начала оцените, действительно ли вам необходим специалист, умеющий говорить и писать «не по-нашему», или просто хочется пустить пыль в глаза окружающим. К тому же, если специалист в процессе работы поймет, что язык, на самом-то деле, практически не востребован, то велика вероятность того, что он начнет искать другое место, где его познания окажутся действительно к месту.

По данным кадровых агентств, работодатели при поиске секретаря далеко не последнее место отводят внешности. Причем пожелания колеблются от «симпатичной», «презентабельной» до «модельной». С одной стороны, такое требование обосновано: лицо фирмы должно производить приятное впечатление на партнеров и посетителей, чтобы им захотелось вернуться вновь. Когда же работодатель зацикливается на том, что ему жизненно необходима «блондинка с длинными волосами» или «миниатюрная брюнетка» — это явный перебор. А уж пресловутое «девушка с модельной внешностью» вообще звучит странно: не совсем понятно, нужен компании сотрудник или предмет офисной обстановки.

 

Второе «Я» руководителя

 

Один из важнейших моментов, на которые следует обратить внимание, выбирая секретаря, — это ожидания руководителя компании и его психологические особенности. Согласитесь, вдумчивому, неторопливому, даже несколько флегматичному руководителю вряд ли подойдет секретарь, полный энергии, фонтанирующий идеями и одержимый жаждой кипучей деятельности. Равно как для амбициозного, предприимчивого, энергичного шефа неторопливый помощник, зацикленный на мелочах, станет только обузой, даже если он будет отлично справляться с работой и выполнять возложенные на него обязанности в полном объеме. Если начальник придерживается авторитарного стиля руководства, то и от секретаря он будет ожидать беспрекословного подчинения и незамедлительного выполнения всех поручений. В таких условиях работник, нацеленный на сотрудничество, инициативный и любящий всюду совать свой нос, вряд ли приживется.

Бизнес-психологи выделяют 11 типов секретарей-референтов. Мы не будем подробно останавливаться на каждом, отметим лишь, что во главу угла ставятся следующие характеристики:

  • профессиональные знания и навыки;
  • уровень интеллекта;
  • степень выраженности индивидуальности;
  • умение и желание подчиняться;
  • сдержанность и терпение;
  • такт и лояльность;
  • эмпатия;
  • энергичность;
  • уровень самоорганизации;
  • инициативность;
  • коммуникабельность и умение общаться;
  • способность работать под давлением и в сложной обстановке;
  • исполнительность;
  • необходимость контроля.

В зависимости от того, насколько ярко выражены приведенные выше качества, и составляется психологический портрет потенциального секретаря. И нельзя сказать, что представитель того или иного типа лучше или хуже других справится с должностью личного помощника. Скорее, имеет смысл говорить о том, что каждый тип секретаря подходит для конкретного типа руководителя.

Не секрет, что у всякого начальника свой стиль управления и контроля исполнения поручений. И если один предпочитает просто давать задания, а затем выслушивать отчет о выполнении, другой считает, что жизненной необходимостью лично контролировать каждое движение, а третий вообще не желает, чтобы его беспокоили, если все идет гладко, и нет необходимости в оперативном вмешательстве. Точно также с сотрудниками вообще, и с секретарями в частности: кто-то привык отчитываться за каждый шаг и бегать «на доклад» к руководству по поводу и без, а кто-то считает, что в состоянии справиться самостоятельно и не видит необходимости «дергать» начальство по мелочам, обращается в «вышестоящие инстанции» только в крайнем случае, когда его компетенции или полномочий явно недостаточно, чтобы решить возникшую проблему. И очень важно, чтобы стиль работы руководителя и его помощника совпадал, иначе они рискуют просто не понять друг друга. Директор по персоналу одной крупной компании отметил: «Когда мы подбирали помощника руководителя, мы не искали плохого или хорошего, мы искали ПОДХОДЯЩЕГО. Подходящего именно для нашего директора, с учетом всех специфических особенностей и пожеланий последнего».

 

Девочка в приемную

 

По словам управляющего партнера одного из агентств по подбору персонала, не все современные руководители доросли до того, чтобы иметь личного секретаря. По штату вроде как и положено, но вот зачем этот самый секретарь нужен, директор и сам толком объяснить затрудняется. И берут на работу «хорошую умную девочку», которой вменяют в обязанности заниматься «всякими разными бумажками». И девочка занимается… До поры до времени. Постепенно на нее начинают сбрасывать бумажную работу других отделов. В итоге «девочка» либо просто уходит, достигнув предела своих физических возможностей, либо начинает капризничать и требовать повышения заработной платы или же настаивать на четкой регламентации выполняемых ею обязанностей в должностной инструкции. Не так давно на одном из форумов я встретила вот такой пост:

«Моя должность — секретарь приемной руководителя. Кто должен оформлять приказы по командировкам? Меня хотят обязать выполнять эту работу. Я не согласна. Я знаю, что приказы по командировкам — это  приказы по личному составу, они должны оформляться и регистрироваться работником отдела кадров. В штате отдела кадров я не состою. Кто прав?»

Факт, как говорится, налицо. И ведь девушка имеет полное право отказаться. Но это чревато конфликтом с руководством, а то и вовсе потерей рабочего места.

Поэтому если вам не нужен секретарь руководителя в традиционном понимании этого слова, а нужен просто человек, который будет выполнять «бумажную работу», имеет смысл обозначить это еще на этапе собеседования. И постарайтесь подыскать барышню, не обремененную особенными амбициями, которая будет изо дня в день выполнять рутинную работу и ни на что не претендовать.

 

Скрытые угрозы

 

Действительно, хороший секретарь — это не просто профессия, это — призвание. Людей, которые с удовольствием будут изо дня в день с энтузиазмом трудиться, довольствуясь ролью «второй скрипки» и довольно-таки небольшим жалованием при значительном объеме работы, высокой психологической и коммуникативной нагрузке и необходимости выполнять массу рутинных обязанностей, немного.

К тому же сегодня секретаря любят «подгружать» дополнительными заданиями, особенно в небольших компаниях с малочисленным штатом. На него часто возлагают ведение кадрового делопроизводства, бухгалтерские функции или «обеспечение бесперебойной работы офиса»: заказ канцтоваров, расходных материалов для оргтехники и т.п., координацию работы курьеров и уборщиц. Это чревато, с одной стороны, тем, что не всякий справится с большим количеством разноплановых заданий и будет одинаково добросовестно закрывать все участки. С другой, когда на одном человеке замыкается много функций, его уход, болезнь, отпуск могут негативно сказаться на ритме деятельности компании: сразу несколько фронтов рискуют оказаться под угрозой.

В силу этих причин многие кандидатки рассматривают должность секретаря как карьерный тупик (справедливости ради стоит отметить, что часто так оно и есть), поэтому соглашаются на подобную работу от безысходности и рассматривают ее как временную, «пока что-нибудь получше не подвернется». Другие же видят в этой профессии взлетную полосу для дальнейшей карьеры: мол, поработаю секретарем, наберусь опыта и двинуть дальше.

Но ведь в процессе работы секретарь волей-неволей становится поверенным своего начальника и обладает большим количеством информации, которую можно без преувеличения отнести к разряду конфиденциальной. Поэтому частая смена секретарей не на руку руководителю. И приходится делать выбор: либо регулярно видеть в приемной новые лица, либо предпринимать какие-то шаги для удержания уже имеющегося сотрудника.

Еще один немаловажный момент. В организациях, особенно крупных, специалистов можно не только нанять со стороны, но и вырастить внутри компании. Это выгодно и работодателю: не придется сомневаться в лояльности сотрудника, тратить время на его адаптацию; и работнику: для него это будет означать продвижение по службе, а, соответственно, финансовый и карьерный рост. Однако много ли вы знаете случаев, когда сотрудник вырос до секретаря? Ведь эта должность традиционно считается одной из самых незначительных в офисной иерархии.

 

Тест-драйв для будущего секретаря

 

Чтобы не ошибиться при выборе, имеет смысл уже на этапе собеседования выяснить у соискательницы, на чем основано ее желание работать секретарем, как долго она собирается трудиться в этой должности, чего ожидает в перспективе. Поинтересуйтесь также, какие из стандартных секретарских обязанностей девушке больше всего по душе, а с какими она готова мириться только в силу необходимости. Ведь может статься, что именно то, что абсолютно неинтересно кандидатке и воспринимается ею как «неизбежное зло», в дальнейшем станет основной обязанностью. В этом случае сотрудничество не будет плодотворным ни для одной из сторон и вряд ли окажется продолжительным.

Внимательно отнеситесь к первому звонку претендентке на вакантную должность секретаря, ведь ее голос и манера говорить могут стать визитной карточкой вашей компании. Можно даже немного схитрить и не представляться сразу, чтобы девушка не поняла, что говорит с потенциальным работодателем. Это позволит сформировать более четкое представление о ее манере вести телефонные переговоры.

Как-то раз я позвонила в одну компанию, с секретарем которой предполагала сделать интервью. После шестого или седьмого гудка трубку, наконец, сняли, и я услышала раздраженное:

— Алло!

 — Добрый день, это Анна? — уточнила я.

— Ну? ­— прозвучало на другом конце провода.

Несложно догадаться, что интервью так и не состоялось. А ведь по манере секретаря отвечать на телефонные звонки формируется мнение и об организации, и о ее руководителе. Поэтому отнеситесь к этому моменту с должным вниманием.

Если вам нужен действительно хороший сотрудник, не поленитесь потратить время на проверку профессиональных качеств соискательниц, потому что помимо умения «бумажки перекладывать», секретарь высокого класса должен обладать рядом других важных качеств.

Например, попросите кандидатку составить коммерческое предложение или небольшое письмо по заданной тематике, сделать таблицу или найти нужную информацию в Интернете. Это поможет убить сразу нескольких зайцев: определить степень владения компьютером, способность быстро концентрироваться и оперативно выполнять поручения, наличие навыков ведения деловой переписки и, наконец, элементарную грамотность.

Через секретаря ежедневно проходят потоки самой разнообразной информации. Поэтому важно уметь отсеивать ненужную, структурировать, запоминать то, что действительно важно. Как известно, человеческая память небезгранична, мы способны запомнить лишь 7 (±2) различных блоков информации одновременно.

Предложите соискательнице, не делая пометок, прослушать сообщение, где таких блоков больше десятка, но подобраны они таким образом, что действительно важными являются, скажем, пять их них. И попросите повторить. Таким образом, вы сможете оценить объем «оперативной памяти» кандидатки и ее умение выбирать из контекста ключевые моменты. Также можно задать 3–4 вопроса одновременно. Если соискательница сможет ответить на них, не переспрашивая, можете смело ставить плюсик в графе «внимательность».

Если вам нужна настоящая «хозяйка офиса», то на собеседовании можно с порога ошарашить ее просьбой осмотреть помещение, в котором она находится, и высказать свое мнение, замечания и предложения по поводу того, что следовало бы улучшить или изменить для того, чтобы офисное пространство использовалось более рационально. Это даст вам возможность оценить умение девушки быстро давать оценку ситуации, глубину познаний в сфере офисного менеджмента, а также объективность, корректность и чувство такта. А ведь эти качества являются отнюдь не последними в работе секретаря. Дать оценку способности к обеспечению бесперебойной работы офиса, а заодно и проверить умение соблюдать интересы компании, находить баланс между ценой и качеством можно, предложив девушке описать, чем бы она руководствовалась, выбирая оптимального поставщика канцелярских принадлежностей, интернет-провайдера или организовывая доставку обедов в офис вашей фирмы.

Стрессоустойчивость, умение брать на себя ответственность, находить выход из этически сложных и проблемных ситуаций можно оценить, предложив соискательнице объяснить руководителю, почему на неделю задерживаются корпоративные сувениры, заказанные для вручения ключевым клиентам компании по поводу профессионального праздника (вины секретаря в этом нет, но мероприятие рискует быть сорванным).

Работа секретаря сложна еще и потому, что очень часто приходится делать несколько дел одновременно. И все они — срочные. Поэтому очень важно, чтобы человек умел правильно расставлять приоритеты. Предложите кандидатке найти выход из ситуации, когда звонят три телефона одновременно. Что она будет делать в таком случае? Как аргументирует свои действия? Или, скажем, два сотрудника одновременно просят срочно выполнить два разных задания, делать которые параллельно никак нельзя. Как она поступит? На что будет ориентироваться: на служебную иерархию, на то, действительно ли задание является срочным или это всего лишь пожелание коллеги «сделать как можно быстрее»?

Еще один интересный момент. Одним из важнейших качеств секретаря-профессионала является умение держать язык за зубами. По роду деятельности ему приходится быть посвященным не только в самые различные аспекты деятельности компании, но и в личные дела руководителя, знать о привычках и пристрастиях шефа. И девушке, любящей перемывать косточки всем и вся и обсуждать в курилке подробности приватной жизни директора, в приемной не место. Чтобы проверить, насколько претендентка склонна к сплетням, не грех пойти на небольшую провокацию.

На мастер-классе для секретарей я использовала такой нехитрый прием. С заговорщицким видом обращаясь к аудитории, говорила: «Девушки, предполагается, что секретарь должен быть в курсе привычек своего руководителя. Давайте посмотрим, насколько хорошо вы знаете своего шефа. Назовите три момента, которые известны только вам».

И девушки начинали наперебой рассказывать о своих начальниках. Какие только факты не всплывали! Кто-то из руководителей не представляет утреннего кофе без коньяка, другой «после вчерашнего» пьет только зеленый чай, третий предпочитает проводить переговоры в сауне, четвертый подписывает важные бумаги только своей любимой «счастливой» ручкой… И это еще «цветочки»!

Выслушав подобные признания, я поздравляла девушек с тем, что они так замечательно изучили своих директоров, и тут же напоминала одну из главных заповедей профессии: «СЕКРЕТАРЬ — ОТ СЛОВА «СЕКРЕТ».

Сотрудники кадровых агентств всегда обращают внимание на то, как девушки, претендующие на должность секретаря, отзываются о своих бывших руководителях. Поэтому, проводя собеседование, задайте кандидатке несколько вопросов о ее прошлом (или нынешнем, если она хочет сменить работу) шефе. По ответам вы сможете судить о ее лояльности, знании профессиональной этики и дипломатичности. Профессионал отделается общими фразами, даст ответ на вопрос, не сказав ничего по существу.

Одна из задач секретаря — фильтрация звонков и почты, поступающих руководителю. Поинтересуйтесь, исходя из каких принципов и каким образом потенциальная сотрудница планирует это делать. Это позволит вам оценить корректность, управляемость и инициативность кандидатки и оценить, будет ли поставленный на пути у нежелательных визитеров, звонящих и корреспондентов «секретарский барьер» достаточно эффективность.

Вообще, смоделировать рабочую ситуацию и попросить претендентку на вакантную должность найти из нее выход представляется довольно удачным приемом при поиске секретаря. Потому что само по себе наличие диплома и определенных знаний и навыков еще не означает, что перед вами подходящий кандидат. Ведь работа секретаря связана с ежедневными стрессами: часто приходится врать (например, директор занят, попросил не беспокоить, а до него с завидным упорством пытаются дозвониться), успокаивать недовольных посетителей и сотрудников, которые пытаются попасть к руководителю во внеурочное время, выслушивать жалобы (часто недовольный клиент, позвонив в компанию просто, чтобы высказаться, не удосуживается попросить связать его с сотрудником, ответственным за то или иное направление деятельности, а выплескивает свое недовольство и возмущение на голову ни в чем не повинного секретаря). Поэтому от умения «держать удар», быстро находить выход из этически сложных ситуаций, такта, дружелюбия, готовности пройти навстречу зависит впечатление, которое производит компания, и климат в коллективе.

P.S. Поиск секретаря — дело не одного дня и даже не одной недели. При кажущейся простоте, найти действительно достойного специалиста не так-то и легко. Но овчинка стоит выделки: потратив время на поиск, вы сэкономите его в будущем.

Онлайн консультация врача Хотите задать вопрос врачу?