Мобильные приложения для секретаря

Автор: Татьяна ЗАЙЦЕВА, журнал "Секретарское дело", № 5/2018 - .

Работа секретаря напрямую связана с организацией и планированием рабочего времени. От того, насколько эффективно сотрудник выполняет свои задачи, зависят профессиональные успехи начальника. До недавнего времени основным атрибутом помощника руководителя был увесистый ежедневник, в котором хранилось огромное количество информации, в том числе, конфиденциальной: номера телефонов, адреса, графики встреч и деловых переговоров. Поток указаний, распоряжений, задач не стихает с утра до вечера. Как упорядочить лавину информации и наладить спокойный рабочий ритм?

 

Главными помощниками секретарей стали смартфоны, которые из простых средств связи превратились в современные компьютеры, способные существенно упростить жизнь работникам. Мобильные приложения для бизнеса — это не дань моде, а инструменты, с помощью которых удобно планировать рабочие задачи, составлять графики деловых встреч, заполнять отчеты, хранить данные в облаке и получать доступ к необходимым документам на любых устройствах. Какие приложения понадобятся вам в первую очередь?

 

OMNIFOCUS — «УМНЫЙ» ТАСК-МЕНЕДЖЕР

Приложение Omnifocus служит для планирования как личных, так и корпоративных дел. Опция «Проекты» позволяет составлять каталоги задач в порядке приоритетности. С помощью приложения можно синхронизировать данные всех участников процесса и хранить их на личном сервере. Функция «Контекст» привязывает к задачам теги: географическое положение, находящиеся рядом сотрудники, документы. Например, по геотегу пользователь может рассортировать задачи, которые необходимо решить в офисе. Опция «Сбор напоминаний» составит список дел, ориентируясь на почтовые отправления, а функция «Прогноз» покажет, что необходимо выполнить в ближайшее время.

 

CAMSCANNER — МОБИЛЬНЫЙ СКАННЕР ДОКУМЕНТОВ

CamScanner — это приложение, позволяющее превратить смартфон в настоящий сканер. С его помощью можно оцифровывать документы, сохранять их и отправлять по почте. Приложение позволяет редактировать скан документа: обрезать, регулировать яркость и контрастность. Оцифрованный документ можно сохранить в формате PDF, снабдить его тегами для быстрого поиска, добавить комментарии. Кроме того, CamScanner позволяет объединить несколько отсканированных файлов в один. Скан-копию можно загрузить в облачное хранилище — приложение поддерживает работу с такими популярными программами, как Evernote, Dropbox и Google Drive.

 

MICROSOFT OFFICE — ПАКЕТ ОФИСНЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ ДЛЯ ANDROID

Популярные офисные программы Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook и OneNote теперь доступны на смартфоне с операционной системой Android. С помощью мобильного Word вы можете создавать текстовые документы, находясь в любом месте. В приложении страница адаптируется под размер экрана, поэтому печатать и читать удобно без настройки масштаба. В приложение встроен модуль распознавания речи, поэтому текст документа можно диктовать — Word преобразует слова в текст. Документы, с которыми вы недавно работали, сохраняются — их легко найти. С помощью мобильного Microsoft Excel можно добавлять в таблицы формулы, менять порядок и размер столбцов. Для создания списков задач удобно использовать готовые шаблоны. Для расчетов предусмотрена обширная библиотека формул.

В Power Point пользователь может редактировать презентации прямо на смартфоне: добавлять анимационные эффекты, переходы, диаграммы и заметки. Приложение содержит базу профессиональных шаблонов для различных типов презентаций. Microsoft Outlook позволяет отправлять письма, использовать функцию «Сортировка почты» для выделения важных сообщений. Планировать встречи можно во встроенном календаре. С помощью One Note можно легко систематизировать заметки, составлять списки задач. При этом заметки можно записывать вручную или даже зарисовывать, как на бумаге.

Приложения интегрированы с облачной службой OneDrive, поэтому получить доступ к нужным файлам можно с любого устройства, не беспокоясь о безопасности.

 

BOSSNOTE — МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ОРГАНАЙЗЕР

BossNote — это бесплатное приложение, которое совмещает функции блокнота, календаря и ежедневника. С его помощью удобно составлять списки задач, планировать рабочую неделю, сортировать массивы информации. Данные, внесенные в BossNote, хранятся в облаке и доступны на всех устройствах: смартфонах, компьютерах, планшетах. Приложение работает без доступа в Интернет. Количество записей и вложений не ограничено — приложением можно пользоваться сколь угодно долго, не удаляя записи. Помимо текста в заметки можно добавлять фотографии. В режиме ежедневника вы можете просматривать планы на все дни недели по отдельности и оценивать загруженность каждого из них.

При возникновении трудностей можно обратиться в онлайн-поддержку на официальном сайте приложения: специалист ответит на вопрос и в любое время окажет помощь.

 

«СЕКРЕТАРЬ» — МОБИЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ

Одна из основных функций приложения «Секретарь» — голосовое управление. С ее помощью можно искать нужную информацию в Интернете, составлять маршрут до определенного места с помощью карты Google Maps, узнавать прогноз погоды, звонить нужному контакту и отправлять SMS-сообщения посредством CityGuide. Эта опция особенно удобна, когда пользователь находится за рулем. При необходимости «Секретарь» запишет телефонный разговор и зашифрует его, чтобы посторонние не могли его прослушать. Функция BusyMode автоматически сбрасывает входящий звонок и отправляет абоненту сообщение с просьбой перезвонить, если вы не можете на него ответить. С помощью опции «Чтение уведомлений» приложение зачитывает уведомления почты и мессенджеров, если у пользователя нет возможности их просмотреть.

Установив полезные приложения на смартфон, можно забыть о блокнотах и ручках — важную информацию удобно хранить в цифровом виде. Правильно используя мобильные инструменты, вы в несколько раз ускорите рабочий процесс и повысите его эффективность.