Базы данных телефонов: создаем и редактируем в Microsoft Access

Автор: Татьяна ЗАЙЦЕВА, журнал "Секретарское дело", № 8/2018 - .

Грамотно составленная база данных телефонов — незаменимый инструмент каждого секретаря. В ней вы без труда найдете номер клиента и пригласите его на встречу, по телефону оповестите отсутствующих в офисе работников о предстоящем корпоративе, поздравите партнера с праздником. С помощью базы данных телефонов можно делать смс-рассылку потенциальным заказчикам с рекламой ваших товаров и услуг.

 

Базу данных телефонов можно создать, не прибегая к помощи профессиональных программистов. Для этого не придется скачивать и устанавливать сложные программы: поможет Microsoft Access — стандартное приложение пакета Microsoft Office.

 

С чего начать

Прежде всего, запустите программу: через кнопку «Пуск» или ярлык на рабочем столе, если он там есть. На экране появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать пункт «Создать новую базу данных». Можно пойти другим путем: открыть меню «Файл» и нажать «Создать». Вам предложат задать имя файла новой базы данных, например, «Телефоны». После этого перед вами откроется окно «База данных» — основной элемент управления Microsoft Access. На панели слева вы увидите кнопки для вызова объектов Access: таблиц, запросов, форм и других. На правой панели находятся элементы управления для создания, редактирования и удаления объектов.

 

Проектируем структуру телефонного справочника

Нажмите кнопку «Конструктор» на панели инструментов — тем самым вы запустите конструктор для создания таблиц: на экране появится окно проектирования структуры будущей базы данных. Вверху находится макет таблицы со списком полей для указания имени, типа и описания данных. В столбце «Имя поля» напечатайте его название, в следующем столбце выберите тип данных из представленного списка. После этого задайте длину полей, при желании задайте описания. Категорию абонента обозначьте словом «Код» (здесь можно обозначать категории абонентов двухсимвольными сокращениями, например, КЛ — клиенты, ПА — партнеры, СО — сотрудники). Далее мы создадим еще одну таблицу с расшифровкой кодов, которая в дальнейшем упростит ввод данных абонентов и поможет в управлении списком категорий.

Созданную таблицу сохраните в текущей базе данных: команда «Файл», пункт «Сохранить». Пускай имя сохраняемой таблицы будет «Телефоны». Закройте окно проектирования структуры таблицы. В окне «База данных» появится новый элемент — таблица, которую вы только что создали. Она будет сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

С помощью конструктора создайте еще одну таблицу — словарь категорий. Имя поля — «Код», описание — «Код категории», наименование — «Наименование категории», длина — 2. Сохраните таблицу под именем «Категории».

 

Настраиваем базу данных

Таким образом, в структуре базы данных находятся две таблицы. Они существуют независимо друг от друга. Наша цель — сделать так, чтобы в таблице «Телефоны» вместо кодов категорий абонентов появлялись наименования из таблицы «Категории». Для этого откройте таблицу «Телефоны» в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля «Код категории» и выберите из списка «Мастер подстановок». Перед вами откроется диалоговое окно. Укажите следующие параметры:

  • объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса;
  • значения будут выбираться из таблицы «Категории»;
  • в столбец подстановки включить поле «Наименование»;
  • оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца;
  • оставить подпись «Код категории» для подстановочного столбца.

Нажмите кнопку «Готово» и сохраните таблицу. Закройте окно проектирования таблицы «Телефоны». Откройте окно «Схема данных» и добавьте туда таблицы «Телефоны» и «Категории». Закройте окно. Далее откройте окно «Изменение связей» (меню «Связь» — «Изменить связь»). Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Сохраните макет схемы данных.

 

Заполняем базу данных

Заполните таблицу «Категории»: введите кодовые сокращения и их расшифровку, сохраните внесенные изменения. Откройте таблицу «Телефоны» и введите данные в соответствующие поля. При этом заполнение поля с категориями выполняется автоматически — значения можно выбирать из списка. Чтобы удалить запись, выделите соответствующую строку таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Телефонный справочник готов!

В дальнейшем чтобы найти нужный контакт, не придется пролистывать всю базу данных — достаточно начать вводить фамилию или название компании в окне поиска и нажать Enter.