Больше офисов, хороших и разных

Автор: Лиа ЧКВИАНИ.

Аренда нынче дорога. Поэтому многие компании, выбирая место для офиса и планируя офисное пространство, руководствуются прежде всего ценой вопроса. Это вполне понятно и объяснимо. Но нельзя не учитывать тот факт, что для многих сотрудников немаловажно, куда именно им придется ездить на работу, некоторые даже готовы отказаться от хорошего места, если к нему придется добираться полтора-два часа с тремя пересадками.

 

Недаром же компании, публикуя объявления о вакансиях, в качестве дополнительного бонуса указывают, что офис расположен в центре города или как минимум возле метро.

Еще одной «приманкой» для потенциальных сотрудников является тот факт, что работать им предстоит в «современном, комфортабельном, прекрасно оборудованном офисе». Казалось бы, о чем речь? Ведь рабочее место современного офисного работника комплектуется достаточно стандартно: «стол + стул + компьютер + периферийные устройства, необходимые для выполнения конкретных задач». Однако важно не только, ЧТО включает в себя рабочее место, но и КАК оно расположено. Пользователям Интернета знаком демотиватор, авторы которого предлагают всем, кто недоволен своей работой и условиями труда, взглянуть на офис одной из китайских компаний, сотрудники которой сидят плотными рядами, локоть к локтю, что называется, друг у друга на головах.

Конечно, Беларусь -  не Поднебесная, но офисные площади часто пытаются использовать максимально экономно, не задумываясь о том, что это увеличивает напряженность и утомляемость сотрудников и, как следствие, сказывается на производительности труда. Случается и наоборот: рабочее пространство организовано так, что приходится бежать из одного конца коридора в другой, а то и подниматься или спускаться на другой этаж, чтобы сделать банальную ксерокопию. Это приводит не только к дополнительным временным затратам, но и к тому, что сотрудники откладывают «на потом» дела, связанные с необходимостью перемещения на «дальние дистанции», а это далеко не всегда идет на пользу делу.

Поэтому организация рационального размещения персонала -  инструмент, позволяющий убить двух зайцев. С одной стороны, люди, работающие в комфортабельных условиях, с большим удовольствием приходят на работу и трудятся с большей отдачей. С другой, тщательно продуманная система размещения позволяет уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить оптимальные условия труда.

 

Какие бывают офисы

Как, наверное, все в нашей жизни, офисы тоже типологизируют, выделяя основные формы их организации. Как-то я встретила такое деление:

  • «советский офис» - вариант, когда 6−8 человек делят одну маленькую комнату, столы расположены в произвольном порядке, а руководитель занимает отдельный кабинет, восседая за огромным столом, к которому приставлен еще один, таким образом, что вместе они образуют букву «Т». В принципе, такой вариант еще можно встретить во многих государственных учреждениях. Хотя на мой вкус, это все же не офис, а контора;
  • «азиатский тип» - строится по принципам фэн-шуй, отличается изысканным интерьером, в нем обязательно есть комната для переговоров с круглым столом, который, по мнению психологов, облегчает общение. В азиатских офисах, увы и ах, мне бывать не доводилось, но некоторые фотографии в Интернете заставляют сомневаться в изысканности восточных офисных интерьеров;
  • «американский офис» - предполагает наличие нескольких огромных комнат для менеджеров низшего и среднего звена, разделенных на отдельные рабочие места перегородками, и отдельных кабинетов с приемными для руководства. Это уже в большей мере соответствует современной действительности, однако подобную форму организации офисного пространства сегодня можно встретить не только в Америке, но и в Европе, да и в нашей с вами стране.

Полагаю, большее право на существование имеет другая типология, в которую, в принципе, укладывается все многообразие нынешних офисов.

Офисы кабинетного типа. Структурные подразделения компании размещаются в отдельных кабинетах. Некоторые утверждают, что такая форма организации морально несколько устарела. Однако по-прежнему продолжает существовать и, думаю, не скоро исчезнет, поскольку обладает рядом неоспоримых преимуществ. Достоинством подобной системы является, в первую очередь, возможность для сотрудников, занятых в одном направлении деятельности, спокойно работать в комфортных для них условиях, при необходимости обсуждать возникающие вопросы с коллегами, которые «в теме». Можно не опасаться, что информация, которая не предназначена для всех сотрудников, выйдет за пределы отдела (если там, конечно, не работает неисправимый болтун). Да и если говорить о нашей стране, то подобный уклад для нас привычен и понятен.

Однако есть и обратная сторона медали. Каждое подразделение работает как бы само по себе, варится в собственном соке и случаются ситуации, особенно в крупных компаниях, когда сотрудники даже толком не знают друг друга и понятия не имеют, чем занимается «блондинчик в очках», с которым они регулярно встречаются в курилке. А если в компании отсутствует отлаженная система внутрикорпоративных коммуникаций, то может возникнуть целый ряд проблем: от удлинения маршрутов документооборота до откровенной вражды между разными отделами. И придется потратить немало времени, сил и средств на то, чтобы сотрудники начали работать как одна команда. Кроме того, при таком способе организации значительно увеличиваются затраты на отопление, освещение, уборку офисов. А если компания бурно развивается, подразделения расширяются, то возникает проблема с размещением сотрудников, потому что для новичка может попросту не оказаться места в соответствующем отделе. В результате его «временно» сажают в другой отдел, и в конце концов получается полная неразбериха, возникает необходимость перепланировки и ротации подразделений, чтобы не приходилось искать маркетолога в отделе снабжения, а юриста - в бухгалтерии. Кроме того, руководителю трудно контролировать сотрудников - не будет же он полдня ходить по кабинетам, выясняя, кто работает, а кто ставит рекорды по игре в «сапера».

Офисы зального типа. Они же офисы с открытым пространством, или open space. Думаю, все видели нечто подобное в западных фильмах. Сегодня такая форма все чаще используется и у нас. В этом случае офис представляет собой огромный зал, который может занимать целый этаж здания и делится перегородками на отдельные рабочие зоны.

К достоинствам данного типа относится снижение затрат на строительство (аренду) и эксплуатацию помещения (отопление, освещение, кондиционирование, уборка), уменьшение площадей на одного служащего. Кроме того, в таких офисах присутствует активное общение и оперативный обмен информацией. Без закрытых дверей и монолитных стен все ощущают себя членами одной команды, легко генерируют идеи, всегда находятся в курсе всех важных событий в компании. Сотрудников проще контролировать, поскольку все на виду. В случае расширения штата офисное пространство легко поддается изменению и перепланировке, поскольку ограничители в виде стен отсутствуют, достаточно просто переставить мебель.

В то же время возникает проблема сохранения конфиденциальной информации, поскольку зрительная изоляция рабочих мест не обеспечивается, и все общаются со всеми. Такая форма организации не удобна для руководителей, ученых и работников, чей труд требует уединения и тишины. Кстати, о тишине: высокий уровень шума - одна из главных проблем офисов с открытым пространством - он может достигать 70 децибел. А между тем, по данным исследований Института дизайна интерьеров (Institute of Interior Design), Флорида, громкий шумовой фон и отвлекающие звуки - главная проблема современных офисов. Джулиан Трежер, основатель агентства Sound Agency, которое занимается исследованием влияния шумов и звуков на эффективность бизнеса, утверждает, что офисы с открытой планировкой рабочего пространства способны снизить продуктивность работы сотрудников на 66%. Большинство людей не могут выполнять несколько задач одновременно, поэтому от сотрудников требуется максимальная концентрация внимания и полное равнодушие к отвлекающим факторам, а это в условиях открытого офиса затруднительно и часто приводит к нервному перенапряжению. Важно также не допустить «перенаселения» офиса, это может приводить к сбоям в работе. Да и в период эпидемий один загрипповавший сотрудник может запросто отправить на больничный половину своих коллег.

Офис ячеистого типа (комбинированный). Сотрудники находятся в одном зале, но размежеваны с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5−2 метра. То есть у каждого своя индивидуальная ячейка. Руководитель отдела сидит вместе со своими подчиненными и может контролировать их работу. Отдельно оборудуются переговорные, комнаты для приема посетителей и командной работы.

По сути, это вариант open space, но с большей степенью изоляции. С одной стороны, все сотрудники находятся в одном зале, что способствует их коллективной работе, с другой  - у каждого есть свое изолированное рабочее место. Это, пожалуй, самый перспективный и выигрышный вариант, сочетающий в себе достоинства двух предыдущих.

Homeoffice, или домашний офис. С развитием интернет-коммуникаций эта форма организации становится все более популярной. Суть ее заключается в том, что сотрудники работают каждый у себя дома, обмениваясь информацией с помощью электронных средств связи, а в офисе собираются в случае необходимости выработки коллективных решений или для завершения рабочих процессов, которые не могут быть завершены удаленно.

Несомненным плюсом такой организации труда является то, что каждый человек работает в абсолютно комфортной для себя обстановке: отсутствует необходимость добираться на работу в час пик, нет необходимости соблюдать дресс-код и установленный распорядок дня, «совы» и «жаворонки» не страдают от необходимости жить не в соответствии со своими биологическими часами. Современные средства коммуникации дают возможность общаться в режиме реального времени и при необходимости создавать конференции с участием нескольких сотрудников, вовлеченных в тот или иной рабочий процесс. Работодатель может значительно сэкономить на арендной плате и эксплуатационных расходах: достаточно снять небольшое помещение, оборудовать несколько рабочих мест, установить на компьютеры учетные записи для разных пользователей и выработать график, в соответствии с которым сотрудники разных подразделений будут собираться вместе для решения вопросов, требующих их личного присутствия.

Однако такой способ работы подходит не для всех видов деятельности, это во-первых. А во-вторых, чтобы трудиться в условиях домашнего офиса, работники должны обладать достаточно высоким уровнем самоорганизации и ответственности, уметь работать самостоятельно, без контроля извне. Это не так просто, как кажется на первый взгляд.

Какому типу офиса будет отдано предпочтение, зависит от многих факторов. Учитывается сфера деятельности и структура компании, количество сотрудников, кадровая политика руководства. Не последнюю роль играет и финансовое положение компании: как бы ни хотелось open space, денег хватает только на аренду нескольких кабинетов в каком-нибудь НИИ - тут уж от кабинетной структуры никуда не денешься. Главная цель, которую нужно преследовать, решая, какой офис предпочесть - создание максимально комфортных условий для работников и оптимальная организация рабочего процесса.

 

 

Все сидят по плану

Для эффективной организации рабочего процесса значение имеет не только то, какой тип офиса выбран, но и вариант планировки офисного помещения. Согласитесь, не слишком удобно пробираться к своему рабочему месту через лабиринты хаотично нагроможденной мебели. Здесь опять же многое зависит от стиля работы компании и того, какие конкретно задачи выполняются сотрудниками того или иного подразделения.

Если работникам часто приходится обсуждать текущие вопросы и вырабатывать совместные решения, предпочтительным будет вариант, получивший название «мальтийский крест». В этом случае индивидуальные рабочие места расположены вдоль стен по периметру комнаты, а в центре находится круглый стол - зона для коллективной работы.

В случае, когда к сотрудникам часто приходят посетители, подойдет вариант «свободный центр»: рабочие столы и корпусная мебель расположены вдоль стен, пространство в центре свободно. Каждое рабочее место дополнительно оснащено столом-приставкой и стулом для визитеров. Если поток посетителей большой, целесообразно выделить место для дивана или нескольких кресел, где пришедшие смогут подождать, пока до них дойдет очередь.

Случается, что одну комнату делят два подразделения. Тогда можно организовать «две рабочие зоны»: рабочие линии располагаются поперек кабинета, на переднем плане располагаются работники, принимающие посетителей, а на заднем - те, кто непосредственно с клиентами не работает.

Независимо от того, какому варианту планировки отдано предпочтение, рабочее место одного сотрудника должно занимать площадь не менее 1,5×1,6 метра, а проходы между столами должны быть не менее 50−70 см, в противном случае при приеме на работу придется помимо квалификационных требований учитывать еще и телосложение сотрудника. Нежелательно, чтобы кто-то из работников сидел спиной к двери, являя свой монитор на всеобщее обозрение: это нервирует человека, доставляет сильнейший психологический дискомфорт, мешает полноценной умственной деятельности, да и фэн-шуй не советует.

 

Правила «правильного» офиса

Конечно, учесть пожелания всех сотрудников попросту невозможно. Но есть несколько простых правил, которых стоит придерживаться в процессе организации рабочего пространства, независимо от размеров и профиля деятельности компании.

Офис - лицо фирмы. У вас бывало такое, что в процессе поиска работы вы понимали, что хотите либо категорически не хотите здесь работать, едва переступив порог? Или когда, войдя в офис, вы с первого взгляда понимали, что этой компании можно доверять либо, наоборот, надо держаться от нее подальше?

Комфортно должны себя чувствовать не только сотрудники, но и посетители. А значит, отделы и службы, связанные с их приемом (приемная руководителя и первых лиц компании, отдел сбыта, отдел кадров, бухгалтерия), должны размещаться недалеко от входа, лифта или лестничной клетки. Если в силу планировки это не представляется возможным, нужно как минимум сделать так, чтобы их было легко найти, снабдить двери соответствующими табличками и, при необходимости, поместить на стенах указатели. Согласитесь, посетители, мечущиеся по коридорам в поисках нужного кабинета, заглядывающие во все комнаты и отвлекающие сотрудников расспросами - не лучшее дополнение к рабочему процессу. Да и у самих визитеров вряд ли добавится положительных эмоций, если им придется бесконечно бродить по лабиринтам здания в поисках нужного отдела или работника.

При размещении структурных подразделений, которые в процессе роста компании будут расширяться (бухгалтерия, кадры, маркетинг, отдел продаж), стоит с самого начала предусмотреть возможность набора дополнительных сотрудников, чтобы потом не пришлось заниматься бесконечными перестановками мебели и кочевками из кабинета в кабинет.

Отделы и службы со смежными функциями, тесно взаимодействующие между собой, целесообразно разместить рядом, чтобы минимизировать время на обмен документами и информацией.

Складские, множительные, транспортные подразделения следует изолировать от приема посетителей и других офисных помещений.

При любом варианте организации офисного пространства немаловажно предусмотреть комнату для переговоров: мало ли, какой клиент пожалует. Да и сотрудникам временами нужно пообщаться между собой или с руководством в обстановке полной конфиденциальности.

Если в фирме работает 5−6 человек, вопрос отдельного помещения для приема пищи, может быть, и не слишком актуален. А вот для компаний крупнее кухня - вещь необходимая. В противном случае велик риск того, что офис будет наполнен отнюдь не офисными ароматами, да и определенные виды насекомых могут завестись.

Ну и наконец, последнее по порядку, но не по значимости. Офисные туалеты. То, что там должны царить чистота и порядок, подразумевается априори. Не менее важно, чтобы соблюдался принцип «мальчики - направо, девочки - налево», ну, или наоборот. Необходимость пользоваться общей уборной или делить один «предбанник» с лицами противоположного пола очень у многих людей вызывает сильнейший психологический дискомфорт.

Самый главный кабинет

Независимо от того, какой форме организации офиса отдано предпочтение, «святая святых» - кабинет самого главного руководителя, как правило, находится отдельно ото всех. А перед ним находится приемная, которая для любого секретаря (да простят нас наши шефы) стократ важнее других офисных помещений.

Во многом то, как будет выглядеть обстановка приемной, зависит не от секретаря лично, а от вкусов и взглядов на офисный дизайн руководителя, площади и конфигурации помещения, профиля деятельности и финансовых возможностей компании. Идеально, если секретарь может сам выбрать, как будет обустроено его рабочее место. В противном случае стоит постараться, чтобы его мнение было учтено, как минимум, с точки зрения эргономики и удобства организации приема посетителей.

Просто необходимо соблюсти несколько важных правил.

  • Все средства коммуникации должны находиться в пределах досягаемости. Согласитесь, неразумно, если секретарю придется всякий раз вскакивать и бежать через полкабинета, чтобы снять телефонную трубку или принять факс.
  • Секретарь должен сидеть таким образом, чтобы видеть всех входящих в приемную. Иначе он будет лишен возможности полноценно выполнять одну из своих основных функций - прием посетителей и регулирование доступа в кабинет руководителя.
  • Монитор персонального компьютера необходимо расположить так, чтобы никто кроме секретаря не мог видеть, с какими именно документами тот работает.
  • Проходы должны быть удобными и достаточно просторными. Причем ориентироваться в данном случае секретарю следует не на себя, потому что там, где с легкостью проскользнет его изящная фигурка, у солидного директора крупного холдинга могут возникнуть некоторые затруднения.
  • Идеально, если площадь приемной позволяет помимо всего прочего разместить еще хотя бы парочку кресел (стульев) для посетителей, журнальный столик и специальную стойку, на которой можно выставить газеты, журналы, фирменные буклеты и каталоги компании.

Конечно, далеко не все белорусские офисы являются олицетворением мечты сотрудника. Часто, вместо того, чтобы сделать, как хочется, приходится довольствоваться тем, что есть в наличии и подстраиваться под заданные рамки. Самое, пожалуй, важное - это стремление к тому, чтобы организовать офисное пространство как можно рациональнее, выжав максимум их имеющихся возможностей. И не стоит забывать, что климат в коллективе не менее важен, чем любые другие нюансы. Когда отсутствует взаимопонимание между сотрудниками и стремление этого взаимопонимания достичь, никакими перепланировками этого не исправишь.