Лиха беда начало

Автор: Лиа ЧКВИАНИ вкл. .

Как известно, хорошее начало — половина дела. Даже самый сильный спортсмен, зазевавшись на старте и упустив какие-то доли секунды, рискует распрощаться с мечтой об олимпийском золоте, как бы ни выкладывался и ни старался догнать соперников. Точно так же и в секретарской работе: если не взять быка за рога с самого начала, то потом вместо того, чтобы спокойно работать, решая дела текущие, придется разбираться еще и с многочисленными мелкими проблемами, пусть не критичными для жизни компании, но весьма неприятными. А ведь если позаботиться обо всем с самого начала, то таких «мелких пакостей» вполне можно избежать и трудиться себе в свое удовольствие.

 

 Великие начинания даже не надо обдумывать.

Юлий Цезарь

Опыт, сын ошибок трудных…

Если вы приходите в организацию, которая давно существует, ваша задача — как можно быстрее вникнуть в то, как все было организовано до вас, тщательно и вдумчиво принять дела и оперативно влиться в работу. Здесь есть свои подводные камни: если ваша предшественница покинула компанию, потому что ее что-то не устраивало или, что еще хуже, ее попросту «ушли», то она наверняка будет руководствоваться принципом «после нас — хоть потоп» и может многое от вас утаить или даже намеренно предоставить искаженную информацию. И дело тут не в неприязни к вам лично, а в желании досадить бывшему работодателю и доказать, пусть и постфактум, что лучше, чем она, ему днем с огнем не сыскать. Будьте к этому готовы морально. Очень важно не попасть впросак, принимая дела. Отнеситесь к этому со всей возможной серьезностью, потому что нет ничего хуже, чем исправлять чужие ошибки.

Алина, делопроизводитель рекламной компании: «Когда я пришла на работу, директор компании предупредил, что мне придется заниматься кадровым делопроизводством, а также вести документацию по сделкам и следить за своевременной отправкой документов контрагентам. Он честно признался, что моя предшественница не отличалась особой педантичностью, поэтому в бумагах присутствует  «некоторый кавардак».

 Я не боюсь трудностей, но когда начала поднимать документы и оценила предстоящий фронт работ, то, признаться, в первый момент волосы встали дыбом. Кадры предстояло не «вести», а начинать буквально с нуля, потому что доставшееся мне «наследство» представляло собой некоторое количество трудовых книжек, во многих из которых записи о приеме сотрудника на работу попросту отсутствовали, и пачку приказов о приеме и увольнении, которые были составлены в соответствии с чем угодно, только не с существующими нормами и правилами. А такое понятие, как «личные дела сотрудников», отсутствовало в принципе.

Аналогичный бардак царил и в документах по сделкам: не на всех договорах присутствовали подписи обеих сторон, половины необходимых бумаг попросту не было. В итоге мне пришлось разыскивать организации, с которыми компания когда-то работала, просить их продублировать утерянные документы. Это было сложно вдвойне, потому что, во-первых, я понятия не имела, о каких сделках идет речь, и не могла ответить на все уточняющие вопросы, которые мне задавали. А во-вторых, в некоторых компаниях-контрагентах сменились менеджеры, и найти концы было практически невозможно. Вы не представляете, скольких нервов мне стоило привести все это в удобоваримый вид!».

Не менее неприятным сюрпризом, чем необходимость исправлять чужие ошибки и недоделки, может оказаться репутация вашей предшественницы. Если до вас место в приемной занимала редкая стерва, мегера, перед которой все сотрудники ходили на цыпочках и боялись сболтнуть лишнее словечко, будьте готовы к тому, что первое время все ваши попытки установить с коллегами ровные, конструктивные рабочие отношения будут восприниматься настороженно, а от вас подспудно будут ожидать пакости. Если же, напротив, до вашего прихода роль секретаря исполняла легкомысленная кокетка, которой впору равняться на героинь анекдотов о глупеньких секретаршах-блондинках, придется запастись терпением и выдержкой, чтобы доказать, что вы — профессионал и полноценный член коллектива, а не девица «чай-кофе-телефон». Самое разумное в любом подобном случае — руководствоваться принципом Карлсона: «Спокойствие, только спокойствие». Не позволяйте сложившимся в офисе стереотипам повлиять на ваше поведение. И не дай вам Бог пытаться перестроиться, чтобы соответствовать мнению, сформировавшемуся у коллег! Вы — это вы, и ваша первоочередная задача — грамотно и качественно выполнять возложенные на вас обязанности, а не соответствовать чьим-то там ожиданиям.

 

С низкого старта

Как бы там ни было, но одно дело — продолжать начатое, даже если приходится сталкиваться с проблемами, доставшимися вам в наследство от вашей предшественницы, и совсем другое — начинать все с самого начала. Что делать, если вы согласились работать во вновь образованной компании и ваша задача заключается не просто в выполнении функций секретаря, а в организации работы «с нуля»? Предлагаю вам ряд советов, которые наверняка пригодятся тем, кто оказался в роли хозяйки офиса новорожденной организации. Да и те, кто работает уже не первый год, надеюсь, найдут для себя что-то полезное.

Итак, если вы — первый секретарь, чья нога переступает порог приемной данной организации, первое, что следует сделать, — порадоваться. Вам несказанно повезло! У вас есть возможность, о которой мечтают сотни и даже тысячи ваших коллег: настроить все под себя, организовать работу таким образом, чтобы она была максимально эффективной, а вы бы при этом чувствовали себя уютно и комфортно. И при этом вам не придется ломать уже устоявшихся традиций и внедрять новые процедуры, которые могут быть в штыки восприняты сотрудниками. Ведь все только начинается.

К тому же если компания только что пришла на рынок, то и коллектив будет формироваться с нуля. Поэтому у вас есть уникальный шанс «наложить руку» на все то, чем бы вам хотелось заниматься; вряд ли кто-то будет возражать.

Ольга, секретарь-референт руководителя производственной компании: «Когда я пришла на собеседование в кадровое агентство и услышала, что речь идет о только что созданной компании, не то, чтобы испугалась, но испытала некоторое волнение: ведь придется не двигаться по накатанной, а писать историю компании с чистого листа…

Первый рабочий день. Я приезжаю в офис, мой директор показывает мне просторную светлую комнату, где строители вешают потолки, и говорит: «Вот это и есть приемная, а вот здесь за дверью — мой кабинет». Изначально оборудование моего рабочего места выглядело презабавно: перевернутая коробка из-под чего-то, служащая столом, старенькая табуретка и телефонный аппарат производства годов шестидесятых, найденный в кладовке кем-то из сотрудников. Несмотря на то, что я привыкла работать в очень комфортных условиях, такое состояние вещей меня не пугало, скорее, даже  веселило.

Каждый день прибывали новые сотрудники, перевернутые коробки теперь были не только в приемной, но и в общем офисе, вечером, уходя домой, мы накрывали свои «рабочие места» целлофаном, потому что нам на смену заступали рабочие-отделочники, в экстренном порядке заканчивавшие ремонт офиса.

Такая «походная» атмосфера, необходимость бегать к соседям по этажу, чтобы отправить факс или проверить электронную почту, совместные с новыми коллегами чаепития из пластиковых стаканчиков — все это очень нас сблизило в первые дни…

Постепенно офисная жизнь начала налаживаться: появилась мебель, компьютеры, оргтехника, установились коммуникации с внешним миром, и компания начала работать в нормальном режиме. Но честное слово, иногда я смотрю на сверкающий монитор, современную мини-АТС, удобную мебель, сделанную под заказ с учетом всех моих пожеланий, и меня охватывает ностальгия по тем дням, когда рабочий стол мне заменяла перевернутая картонная коробка…».

История, рассказанная одной из наших героинь, не только по-своему трогательна, но и поучительна. Секретарю, как, впрочем, и любому сотруднику новоиспеченной организации нужно быть готовым к тому, что сначала придется мириться с некоторыми временными трудностями и неудобствами. Главное, уяснить для себя, что, во-первых, это временное явление, а во-вторых, совместное преодоление трудностей лучше, чем что бы то ни было способствует формированию теплой, доброжелательной, дружелюбной атмосферы между коллегами. И еще немаловажно, что новая компания — это не только новое юридическое лицо, новый офис, новый функционер на рынке, но и новый коллектив. Вы попадаете в окружение людей, которые никогда раньше вместе не работали. Конечно, возможны исключения, но в большинстве случаев значительное количество сотрудников будут такими же «новенькими», как и вы. Это здорово в том смысле, что вам не придется столкнуться с какими-то годами зреющими конфликтами, враждующими группировками внутри коллектива, вы не будете вынуждены примыкать к той или иной команде. И главное — у вас будет шанс поставить себя таким образом, каким вы сочтете нужным, потому что никто не будет ориентироваться на то, как все было при вашей предшественнице.

Диана, секретарь приемной руководителя деревообрабатывающей компании: «В свой первый рабочий день я очень волновалась: мне предстояло столкнуться с большим количеством людей, о которых я не имела ни малейшего представления. Более того, в агентстве мне сказали, что компания только что образована и персонал подбирался в самых разных организациях по всему городу, поэтому никто ни с кем не знаком. Было от чего разнервничаться!

Но вопреки ожиданиям все прошло на удивление гладко: мы очень быстро раззнакомились, разговорились, начали обсуждать, кто где работал и почему решил сменить место на новое. В результате сложилась ситуация, что при решении любого текущего вопроса все начинали рассказывать, как было у них «на старой работе». Естественно, предлагали только лучшую практику и предупреждали от неудачных ходов, от компаний, с которыми лучше не сотрудничать, если исходить из опыта на прошлом месте. Таким образом, каждый привнес в жизнь нашего «новорожденного» предприятия что-то хорошее, и это помогло не только максимально быстро наладить жизнь в офисе, но и избежать многих ошибок.

К тому же в процессе становления мы подружились, у нас спонтанно сложились какие-то свои мелкие корпоративные «фишки», которые были ценны потому, что сформировались стихийно, в процессе ежедневного общения, а не были навязаны извне. Так, например, когда мы в первый раз решили всем офисом «выйти в свет», то вдруг сообразили, что никогда не видели друг друга «при параде». Так уж сложилось, что поскольку ни место расположения компании, ни профиль ее деятельности не располагали к шпилькам, шелковым блузкам и костюмам-тройкам, дресс-кода у нас не существовало как такового. И в офис все, включая директора, приходили в удобной, не маркой и не стесняющей движения одежде. Поэтому было единогласно решено, что на первый корпоратив мужчины являются в костюмах и при галстуках, а девушки — в вечерних платьях. С тех пор так и повелось: какой бы сложный ни предстоял день, но если вечером планируется корпоративное мероприятие, парадная форма одежды строго обязательна.

А еще если кто-то приносит в офис что-то вкусное, это оставляют у меня в приемной и для всех пишут надпись на доске объявлений. И каждый сотрудник может зайти и угоститься.

 

У меня все ходы записаны

Недаром говорят, что самый тупой карандаш гораздо надежнее самой острой памяти. А если вам нужно сделать миллион и тысячу мелочей, необходимых, чтобы запустить в ход новую офисную машину, то составить чек-лист (от англ.to check — проверять) необходимых дел просто необходимо. Потому что когда не установлены нормальные коммуникации, нет постоянных партнеров и поставщиков, обеспечивающих компанию всем необходимым, выполнение того или иного действия может занять значительно больше времени, чем в нормальных условиях. Может случиться и так, что по не зависящим от вас причинам что-то придется отложить на потом, например, до того, как купят компьютеры или подключат их к Интернету. И важно, чтобы когда это самое «потом» наступит (а случиться это может через несколько дней или даже недель после того, как встал вопрос), вы не забыли, что нужно сделать еще вот это, это и это.

Поскольку дел у вас наверняка будет очень много, имеет смысл разбить их на блоки, чтобы не получилась «куча мала» из нескольких десятков пунктов. Проще всего в данном случае, пожалуй, вспомнить, что базовые функции секретаря включают в себя документационное и бездокументационное обслуживание руководителя, и исходить из этого при составлении списка того, что необходимо сделать.

 

Шопинг по-офисному

Как-то мне довелось беседовать с директором одной небольшой торговой компании. Как раз в тот момент он был озабочен поиском нового сотрудника, основными обязанностями которого было получение сертификатов и разрешений и таможенная очистка товаров.

— Неужели так сложно найти специалиста? — поинтересовалась я. С учетом того, что условия работы и заработная плата предлагались весьма приличные, никаких сверхъестественных познаний не требовалось, было странным, что процесс подбора сотрудника затянулся.

— Понимаешь, — ответил мой собеседник, — кандидатов хватает. Но как назло, все мужчины, а нам бы хотелось девушку.

— Какая разница? — удивилась я.

— Ну, у нас одни мужики в офисе, даже улыбнуться некому. Опять же сахар закончится — неделю несладкий кофе пьем, пока у кого-нибудь руки не дойдут купить. Если, конечно, кофе не закончится раньше.

 

Этот диалог наглядно иллюстрирует, что сколько бы мы ни говорили о гендерном равенстве, все равно от женщины коллеги-мужчины подспудно ожидают заботы о сохранении комфорта и уюта в офисе, даже если это не предусмотрено ее основными обязанностями.

А уж от секретаря, которого часто называют хозяйкой офиса, его хранительницей, этого ожидают в первую очередь. Не знаю, для кого как, а мне кажется, что эта роль приятна вдвойне: с одной стороны, женщине приходится заниматься исконно женским делом — сохранением уюта, с другой, вы ведь создаете комфорт не только для руководителя, сотрудников и гостей компании, но и для себя любимой.

Но, как известно, ничего не появляется из воздуха, поэтому всем, что потом будет скрашивать офисные будни, необходимо для начала обзавестись. Итак, давайте закроем глаза и представим, что перед нами четыре стены, которые предстоит в максимально короткие сроки превратить в уютную приемную. С чего начать?

 

Гарнитур генеральши Поповой

Во многом то, как будет выглядеть обстановка вашей приемной, зависит не от вас лично, а от вкусов и взглядов на офисный дизайн вашего руководителя, площади и конфигурации приемной, профиля деятельности и финансовых возможностей компании. Идеально, если вы можете сами выбрать, как будет обустроено ваше рабочее место. В противном случае постарайтесь, чтобы ваше мнение все же было учтено, как минимум с точки зрения эргономики и удобства организации приема посетителей. Помните, что нужно соблюсти как минимум несколько важных правил.

Все средства коммуникации должны находиться в пределах вашей досягаемости. Согласитесь, неразумно, если секретарю придется всякий раз вскакивать и бежать через полкабинета, чтобы снять телефонную трубку или принять факс.

Вы должны сидеть таким образом, чтобы видеть всех входящих в приемную. Иначе вы будете лишены возможности полноценно выполнять одну из основных функций секретаря — прием посетителей и регулирование доступа в кабинет руководителя.

Монитор персонального компьютера необходимо расположить так, чтобы никто кроме вас не мог видеть, с какими именно документами вы сейчас работаете. Поскольку один из недавних номеров «Секретарского дела» был полностью посвящен информации вообще и необходимости ее защиты в частности, думаю, комментарии в данном случае излишни.

Проходы должны быть удобными и достаточно просторными. Причем ориентироваться в данном случае следует не на себя, потому что там, где с легкостью проскользнет изящная фигурка секретаря, у солидного директора крупного холдинга могут возникнуть некоторые затруднения.

Идеально, если площадь приемной позволяет помимо всего прочего разместить еще хотя бы парочку кресел (стульев) для посетителей, журнальный столик и специальную стойку, на которой можно выставить газеты, журналы, фирменные буклеты и каталоги компании.

Светлана, секретарь приемной руководителя предприятия торговли: «Мне очень повезло: когда открыли филиал нашего торгового дома, я пришла на работу в пустую приемную. Специалист по снабжению дал мне каталоги компании, в которой мы собирались заказывать офисную мебель, показал, какой вариант дизайна и цветового оформления выбрали. А вот с конфигурацией мне предстояло определяться самостоятельно.

Я секретарь со стажем, поэтому быстро сообразила, как использовать отведенное мне пространство с максимальной эффективностью. В итоге я получила рабочее место, на котором приятно было находиться, а главное, я могла принять посетителя и предложить ему снять верхнюю одежду, приготовить и сервировать чай или кофе, сделать копии, найти любой нужный документ, не покидая пределов приемной. И мне хорошо, и руководитель спокоен: я на месте практически неотлучно.

Кстати, как-то в одной из книг, посвященных деловому этикету, я прочитала, что зеркало в офисе — это моветон. Что если сотрудник хочет привести себя в порядок, ему следует удалиться в уборную. В офисе, может быть. Но пусть простят меня маститые знатоки бизнес-этикета, я убеждена, что в приемной зеркало просто необходимо! И это, кстати, была одна из первых вещей, которую я приобрела для своей приемной. Ну, вот посудите сами: приходит к директору посетитель, снимает пальто, хочет поправить галстук, убедиться, что прическа в порядке. Что лучше: если ему придется уточнять у секретаря, где находится туалет, идти через пол-офиса, потом возвращаться, а если еще, не дай Бог, занято окажется?! Поэтому я пошла наперекор советам специалистов, приобрела большое зеркало, да еще и повесила его таким образом, чтобы всегда заранее видеть, кто сейчас войдет в приемную, а когда шеф вызывает в кабинет, проходить мимо и иметь возможность убедиться, что все в порядке — колготки не поехали, и тушь не потекла».

 

Дело техники

Скорее всего, заниматься закупкой компьютеров-ксероксов-факсов и их установкой вам не придется. Для этого есть специально обученные люди: специалисты по снабжению и системные администраторы. Но если вы, паче чаяния, являетесь, говоря языком компьютерщиков, не просто «юзером», то есть человеком, который способен лишь пользоваться благами современной цивилизации, а «юзером продвинутым» и можете самостоятельно установить необходимое программное обеспечение или подключить то или иное устройство, то вам придутся впрок советы из моей собственной практики.

Компьютерные технологии развиваются сегодня с такой скоростью, что за всем уследить сложно. С одной стороны, это хорошо, потому что каждое новое изобретение облегчает нам жизнь. С другой, есть и негативный эффект: офисная техника, особенно компьютеры, очень быстро устаревают морально. Поэтому при покупке персонального компьютера целесообразно приобрести максимально «навороченный», чтобы его как можно дольше не пришлось апгрейдить.

При выборе копировально-множительной техники, факсов и т.п. не соблазняйтесь на эксклюзивные, редкие или только что появившиеся на рынке модели. Во-первых, скажем, копир — это не компьютер, от него не требуется супер-многофункциональности. Во-вторых, глупо переплачивать за опции, не относящиеся напрямую к применению того или иного прибора. Принтер со встроенной кофеваркой — это, конечно, круто и эксклюзивно, но зачем? В-третьих, помимо дороговизны есть еще одна проблема: для таких раритетов трудно найти расходные материалы. И будет дорогостоящая модель пылиться в бездействии в ожидании того, пока вы найдете подходящий картридж… А если она не «приживется» на рынке, то компании-продавцы могут и вовсе прекратить поставки устройств из этой линейки, а следовательно, и расходных материалов к ним. В результате получится ни себе, ни людям.

Мало есть приемных, напоминающих по своим размерам большой зал Дворца Республики. Как правило, обилием свободного места секретари не избалованы. Дело вкуса, конечно, но лично мне очень по душе многофункциональные устройства, сочетающие в себе факс, копир и сканер. Они занимают ощутимо меньше места, чем указанные устройства по отдельности, а качество от этого особенно не страдает. При выборе обязательно проконсультируйтесь с продавцом: некоторые аппараты имеют свойство «глючить», если используются в качестве сетевых.

Когда офисная техника установлена, рекомендую сразу разобраться со всеми настройками и изучить руководство пользователя. Некоторые поставщики практикуют выезд своих консультантов «на место» и проведение инструктажа по работе с тем или иным устройством. Если такая услуга предусмотрена, обязательно ею воспользуйтесь: проще получить советы от профессионала, чем разбираться с проблемами, которые могут возникнуть «по ходу пьесы».

Важно! Позаботьтесь о том, чтобы провода от всей офисной техники были расположены максимально компактно и изолированно, чтобы не рисковать растянуться во весь рост в собственной приемной, зацепившись в спешке за один из них, и не гадать, из-за чего же не включается ваш компьютер: потому что сгорел процессор или потому что уборщица случайно что-то там шваброй задела.

 

«Подсобное хозяйство» секретаря

Прием посетителей — одна из непременных составляющих секретарской профессии. А где гости, там и угощение. Вам обязательно понадобятся различные столовые принадлежности, чтобы обеспечить гостям радушный прием. Я думаю, нет нужды говорить о том, что мини-кухня должна всегда содержаться в чистоте и порядке, независимо от того, находится она в отдельном помещении, или для этих целей отведен уголок в приемной.

Первое, что нам понадобится, — конечно же, чайник. Сегодня на рынке представлен широкий выбор моделей, и не составит труда подобрать такую, которая без труда впишется в любой интерьер. Если вы не покупаете питьевую воду в бутылках, то необходим также фильтр для воды. Кстати, для воды в 19-литровых бутылях есть довольно удобная штука — кулер, специальное оборудование, позволяющее как ее охлаждать, так и нагревать. Это очень удобно, но даже если подобная штука у вас в офисе имеется, отказываться от старого доброго чайника все же не стоит: производительность нагрева у него 5 литров в час и в случае аврала (например, если пришла большая группа посетителей, а сотрудники офиса как раз только что устроили массовое чаепитие) ждать следующей порции кипятка придется довольно долго.

Если ваш шеф — страстный кофеман, то не обойтись без хорошей кофеварки или кофе-машины; но если он готов довольствоваться растворимым кофе — одной покупкой будет меньше. При выборе обратите внимание, какого помола кофе требуется для конкретной модели, чтобы не тащить агрегат в ремонт из-за неудачно выбранного сорта.

Следующим пунктом в списке предметов первой необходимости является сервиз. А точнее, два — чайный и кофейный. Поскольку офис — не дом, чашки и блюдца, расписанные цветочками или ангелочками, неуместны. Посуда должна быть однотонной, лучше белой, черной, прозрачной или окрашенной в корпоративный цвет. Из рисунков допустима фирменная символика.

Если у вас нет возможности или необходимости купить сервизы и для чая, и для кофе, можно обойтись универсальным, чайно-кофейным. Чашки в нем не слишком малы для чая, и не слишком велики для кофе. Если ваш начальник имеет обыкновение пить чай из литровой кружки с надписью «Моему дорогому пупсику», почему бы не доставить ему такое удовольствие? Но если у него посетители, напитки следует подавать только в чашках.

Также вам понадобятся чайные и кофейные ложки. Они должны быть из нержавеющей стали (если, конечно, компания не собирается обзаводиться серебряными). В случае если в вашем арсенале только чайно-кофейный сервиз, подберите ложки подходящие по размеру к чашкам.

Далее следует сахарница и щипцы для сахара. Когда речь идет только о вашем шефе, зная его вкусы, вы можете подать ему напиток уже с необходимым количеством сахара. Но если приходят гости, подавать сахар на блюдечке или класть его в чашку — моветон. Сахар должен быть кусковым, это эстетично и практично: соответствует правилам хорошего тона, да и хранить удобно.

Обязательно нужно иметь под рукой стеклянные стаканы: вдруг кому-то захочется выпить воды. Учитывая Директиву № 1 с одной стороны, и сложившуюся практику ведения бизнеса с другой, покупать или не покупать в офис рюмки и бокалы для напитков, более крепких, чем фруктовый сок, — решать вам. Приобретите также графин для воды, сока и т.п.

Сегодня в подавляющем большинстве офисов чай используется в пакетиках. Если же ваш начальник — ценитель хороших сортов, то придется обзавестись еще и заварочным чайником.

Ну и, конечно же, вам не обойтись без подноса: не будете же вы, право слово, носить чашки с кофе в кабинет директора по одной! Поднос может быть круглой, овальной или прямоугольной формы, достаточно большим по размеру. Естественно, он ни в коем случае не должен быть пластиковым, напоминающим рабочую столовую советских времен.

Если вы планируете ограничиться при приеме посетителей исключительно напитками, то указанного «джентльменского набора» будет достаточно. Если же границы вашего гостеприимства простираются дальше, то необходимы будут еще десертные и закусочные тарелки, вилки, ложки, ножи, разделочная доска, штопор, консервный нож, вазочки для фруктов, конфет и печенья. Рекомендую обзавестись также одноразовой пластиковой посудой. Поверьте, наверняка пригодится.

От неловкого движения не застрахован никто, да и правила хорошего тона не отменяли, поэтому приобретите подставку или держатель для салфеток и следите, чтобы последние всегда были в наличии. Не помешают также специальные подставки под блюдца (из пластика, соломки или любого другого материала). Это избавит вас от необходимости всякий раз стирать мокрые следы со стола.

Независимо от того, курит ли ваш шеф, имеет смысл обзавестись парой пепельниц — мало ли кто к вам пожалует? Вдруг гость окажется настолько важной птицей, что даже ваш яро борющийся за здоровый образ жизни начальник наступит на горло собственной песне и на время согласится выступить в роли пассивного курильщика.

Поскольку все это «хозяйство» необходимо содержать в чистоте и порядке, не забудьте о губках и средстве для мытья посуды.

Завершая разговор о секретарской «кухне», хочу дать еще один совет. Возьмите за правило, что посуда, предназначенная для встречи посетителей, должна служить только для этой цели. Для сотрудников посуда приобретается отдельно либо каждый приносит из дому все, по его мнению, необходимое. Иначе вы рискуете оказаться в очень щекотливой и неприятной ситуации.

Татьяна, секретарь приемной руководителя фармацевтической компании: «Коллектив у нас небольшой. И как-то так сложилось, что все сотрудники, если хотели выпить чаю, брали чашки и ложки в приемной. Все бы ничего, если бы они своевременно возвращали их обратно. Но, как известно, выпить чаю и сразу же вымыть чашку для подавляющего большинства офисных сотрудников — задача почему-то практически невыполнимая. Как-то раз к директору пришли  пять человек. Меня попросили приготовить кофе. А в моем шкафчике сиротливо притаилась одна-единственная чашка. Ложечек же не было вовсе. И мне пришлось буквально бегом бегать по всему офису, собирать грязную посуду со столов коллег, отдраивать от следов чая и засохшей кофейной гущи… А гости в это время ждали напитков. Это стало мне хорошим уроком. С тех пор я запретила прикасаться к посуде в приемной. И исключения не делаю ни для кого. Коллеги подулись-подулись, но все-таки сходили в соседний магазин и купили себе чашки со всякими забавными надписями. Теперь все довольны и мне спокойнее.

 

На всякий непредвиденный случай

А теперь я расскажу вам то, чего вы не прочтете ни в одном учебнике по секретарскому делу. Это не рекомендации маститых специалистов или гуру офисного этикета. Но поверьте на слово, имея под рукой все вещи, перечисленные ниже, вы будете себя чувствовать не просто защищенной со всех сторон, а настоящей офисной феей. Отведите себе полку в шкафу или ящике стола, где вдали от посторонних глаз будут храниться вещи из следующего списка.

Мини-аптечка (йод, бинт, лейкопластырь, вата, жаропонижающие, болеутоляющие и антигистаминные средства и пара шприцев). Безусловно, аптечка, укомплектованная в соответствии со всеми стандартами, должна быть в офисе обязательно. Но лучше перестраховаться.

Нитки (нескольких цветов), иголки и булавки. Пришить пуговицу — какой, казалось бы, пустяк! Но можете провести эксперимент и поинтересоваться у соседей по офису, есть ли у них иголки с ниткой. Не думаю, что положительных ответов будет много. А ведь из-за оторванной пуговицы или «поехавшего» шва настроение может быть испорчено, а то и вовсе придется ехать домой переодеваться.

«Походная» косметичка. Представьте себе: конец дня, макияж изрядно «полинял», а тут вдруг вы узнаете, что предстоит важная встреча. Но оказывается, что утром в спешке забыли дома косметичку. Те, кто макияжем не пользуются, этот пункт могут опустить.

Пара колготок. Всем известно, что достаточно одного неловкого движения, и вот вы уже зацепились за край чего-то, и пошла-поехала дорожка по колготкам. Хоть ничего страшного и не произошло, но всякий раз в подобной ситуации я лично чувствую себя не в своей тарелке.  Можно, конечно, быстренько «метнуться» в магазин и купить новые. Но что делать, если магазина поблизости нет, он закрыт или попросту у вас нет возможности отлучиться с рабочего места? Вот тут-то и придет на помощь «неприкосновенный запас».

Средства личной гигиены. Учитывая обилие рекламы по телевидению, благодаря которой мы абсолютно все знаем про «критические дни», я думаю, комментарии излишни.

Жевательная резинка. Представляете, шеф вызывает к себе Мамалыгина, а по тому за два метра можно определить, что у него вчера гости были/сын родился/друг приехал — одним словом, был повод. Вы и коллеге услугу окажете, и шеф хорошее расположение духа не утратит.

 Шило и моток бечевки. Вроде бы, живем в XXI веке, но если возникает необходимость сшить вместе большое количество бумаг, приходится пользоваться дедовскими методами, ведь похвастаться наличием перфобиндера может далеко не каждый офис.

Завершают этот хит-парад пластиковые пакеты, батарейки, отвертка и зажигалка. Причем, поверьте, этот перечень взят не с потолка. Все эти вещи действительно обнаруживаются в ящиках столов у опытных секретарей, проработавших ни один год и прошедших сквозь огонь, воду и медные трубы.

Охватить всего, о чем следует позаботиться, принимаясь за дело в свежеиспеченной компании, в одной статье просто невозможно. Поэтому на сегодня хватит, продолжим в следующий раз. 

Онлайн консультация врача Хотите задать вопрос врачу?