Офис-менеджер или секретарь «на хозяйстве»?

Автор: Лиа ЧКВИАНИ.

Давным-давно, на заре моей карьеры, придя работать секретарем-референтом на вновь созданное предприятие, я с первых дней поняла, что имел в виду мой будущий руководитель, говоря на собеседовании, что нужна «настоящая хозяйка офиса». В свой первый рабочий день я переступила порог абсолютно пустого помещения, в котором рабочие спешно заканчивали ремонт. У нас не было ровным счетом ничего: ни мебели, ни оргтехники, да и сотрудников на тот момент кот наплакал.

Прошло совсем немного времени, и сидя в удобном кресле, наблюдая за шныряющими туда-сюда сотрудниками и посетителями, отвечая на звонки и принимая факсы, готовя ароматный кофе «с пенкой» шефу, я время от времени с изрядной долей гордости думала, что все это вертится во многом благодаря и мне. Тогда еще не было на слуху слово «офис-менеджер», просто директор говорил мне: «Нам надо то-то и то-то» – и я делала. Иногда интуитивно, иногда методом «научного тыка», даже не подозревая, что занимаюсь тем, что позже стало называться «обеспечением жизнедеятельности» или «организацией бесперебойной работы» офиса…

 

Нужен ли офису менеджер?

Сегодня без подобных формулировок не обходится, пожалуй, ни одно из объявлений о подборе секретаря. Правда, у разных работодателей понятие «обеспечение жизнедеятельности офиса» различается по смыслу, точнее – по объему: у одного это «чай, кофе, канцтовары», у другого полный цикл административно-хозяйственной работы по организации оперативного обеспечения офиса компании всем необходимым. И если в первом случае работенка, как говорится, не особенно пыльная, то во втором – это целый пласт разноплановых задач, которого зачастую (вкупе с чисто «секретарскими» обязанностями, а то и с кадровым делопроизводством) может быть многовато для одного человека, особенно, если компания не совсем уж крошечная.

Поэтому я до сих пор не перестаю удивляться, почему в Беларуси, в отличие от той же России или Украины, как-то не приживается институт офис-менеджера. Нет, безусловно, он есть. Но если у наших соседей офис-менеджер – это младшая руководящая должность, подразумевающая, помимо всего прочего, руководство вспомогательным персоналом: уборщицами, курьерами, разнорабочими, водителями, то у нас пока это все же секретарь с более или менее широким кругом дополнительных функций по обеспечению работы офиса. Поэтому зачастую можно прочесть абсолютно идентичный круг обязанностей для претендентов на вакансии «секретарь» и «офис-менеджер» в разных компаниях.

Повторюсь, если фирма небольшая, то секретарь успешно справится с такого рода дополнительными обязанностями. Но для крупной организации, по моему мнению, нужен «специально обученный человек», отвечающий за то, чтобы в офисе было все необходимое для полноценной работы. И это вовсе не из чувства солидарности с секретарями. Мне как-то довелось побывать в организации, где обеспечение офиса было возложено на службу снабжения. Причем не на конкретного ее сотрудника, а на всю службу в целом. Неразбериха, доложу я вам, там царила ужасная! Одни и те же люди одновременно занимались поиском щебня, металла, цемента, метизов, текстовых маркеров, офисной бумаги, дыроколов и заказом визиток. В результате все делалось в авральном режиме, а если вдруг возникала острая производственная необходимость в каких-то узлах и деталях, то визитки можно было ожидать полгода.

Так что я считаю, что офис-менеджеры имеют право на существование. Более того, они просто обязаны существовать! Тех, кто наивно полагает, что им нечем будет заняться, уверяю – еще как будет, проверено.

 

Фронт работ

Список обязанностей по обеспечению бесперебойной работы офиса может довольно существенно варьироваться в зависимости от размеров компании, ее структуры и специфики деятельности. Если попытаться представить его наиболее полно, то получится примерно следующее:

  • заключение (перезаключение, продление) различных договоров: аренды, клинингового обслуживания, услуг связи (телефон, Интернет) и т.д.;
  • заказ офисной мебели;
  • заказ оргтехники и оборудования;
  • обеспечение офиса канцелярскими товарами, хозяйственными товарами, расходными материалами для оргтехники, рекламной и полиграфической продукцией, питьевой водой и прочими необходимыми товарами;
  • получение и отправка почты, организация подписки на периодические издания;
  • организация обслуживания и ремонта офисных помещений, систем кондиционирования и вентиляции, техники и оборудования;
  • организация командировок руководителя и сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка);
  • организация работы служебного транспорта, заказ проездных билетов для сотрудников (в случае, если компания оплачивает расходы на дорогу);
  • заказ доставки горячих обедов в офис;
  • организация корпоративных мероприятий;
  • заказ и выдача спецодежды, униформы, пропусков, бейджей и т.п.

 

Возьмите за правило

Безусловно, рассмотреть подробно все направления в рамках одной статьи не представляется возможным, поэтому я подробно остановлюсь лишь на нескольких, наиболее типичных для большинства компаний. Однако есть ряд общих правил, которые значительно облегчат вашу работу и избавят от ненужной головной боли.

Начало – половина дела.Проще тщательно все продумать и с самого начала сделать, как следует, создав отлаженную систему, которая впоследствии не будет давать сбоев, нежели потом переделывать. Если же так случилось, что вы пришли на чье-то место и увидели недочеты в работе предшественника – не продолжайте действовать по накатанной, усугубляя ситуацию. Лучше потратить время и силы и все привести в порядок, чтобы потом работалось проще.

Прежде, чем рождать спрос, изучите предложение. Помнится, один мой знакомый директор едва с треском не уволил снабженца, который умудрился закупить что-то там по цене, втрое превышавшей среднюю на рынке по данной категории товара. Нерадивый снабженец был заподозрен в сговоре с поставщиком и получении отката. Когда в ситуации разобрались, оказалось, что виной всему – элементарная лень сотрудника, который вместо того, чтобы изучить предложения от разных продавцов, позвонил в первую попавшуюся компанию и сделал заказ. В итоге он отделался лишением премии, а нам с вами преподал урок того, что к выбору компании-поставщика товаров и услуг, интернет-провайдера, оператора мобильной связи и т.д. следует подходить очень тщательно.

Изучайте предложение по интересующим вас направлениям, создавайте базу данных поставщиков, читайте отзывы об их работе в Интернете. Кстати, «непримиримые враги» секретарей – телемаркетологи в данном случае могут сыграть вам на руку. Поэтому не спешите гневно «отфутболивать» очередного менеджера по продажам, который звонит с предложением товара или услуги, а попросите его прислать на электронную почту информацию о компании и прайс-лист – вполне возможно, что предложение окажется интересным и пригодится вам в вашей работе.

Ориентироваться можно на несколько ключевых моментов:

  • уровень цен и соотношение цена-качество. Ясное дело, что всегда хочется подешевле, но слишком низкие цены по сравнению с остальными поставщиками аналогичных товаров или услуг – повод насторожиться. К тому же, хорошее априори не может стоить три копейки. В то же время, не стоит переплачивать «за понты». Если паритет цен на основные группы товаров уже сложился, то с услугами дело обстоит несколько сложнее: в цену часто закладывается престижность фирмы;
  • ассортимент. Можно, конечно, покупать бумагу в одном месте, дыроколы – в другом, а скоросшиватели в третьем. Но это влечет за собой лишнюю трату времени и ненужную возню с документами. Гораздо проще найти универсального поставщика, который будет закрывать вашу потребность в определенной группе товаров полностью. Хороший поставщик держит товары, как минимум, трех ценовых категорий: «эконом», «стандарт» и «элит». Дело не в том, что могут себе позволить их клиенты, а в том, что для разных случаев и целей приобретаются свои товары. Если для раздачи, скажем, на выставке, вполне достаточно дешевых ручек с нанесенным на них логотипом компании, то для подписания договора с важным партнером такой вариант неуместен;
  • доставка. Большинство приличных компаний осуществляет доставку заказанных товаров в офис клиента. Однако имеет смысл поинтересоваться сроками и комплектностью. Потому что не слишком удобно, если заказ, сделанный в одном месте, вам будут возить по частям в течение нескольких дней. Обратите также внимание на тот факт, что у одних компаний доставка полностью бесплатная, у других – только в случае заказа на определенную сумму. Для минчан, работающих в промышленных зонах за кольцевой, также актуален вопрос, придется ли оплачивать доставку за пределы городской черты.
  • каталоги. Если компания-поставщик может предоставить только прайс-лист, имеет смысл поискать другую компанию. Согласитесь, и проще, и удобнее делать заказ, когда вы можете видеть «товар лицом» в каталоге (бумажном или электронном), нежели когда пытаетесь сообразить, как он выглядит, читая описание в прайсе. Важный момент: если поставщик привез вам печатный каталог в начале года, перед тем, как делать заказ, имеет смысл зайти на его сайт или позвонить и уточнить цену. Цены, знаете ли, растут гораздо быстрее, нежели продавцы успевают печатать каталоги.
  • личный менеджер. Как правило, в приличных компаниях за каждым клиентом закрепляется отдельный менеджер, который осведомлен о ваших предпочтениях и нюансах работы. Общаться с ним куда удобнее, приятнее и эффективнее, нежели при каждом новом обращении попадать на очередного безликого оператора. А хороший менеджер всегда посоветует, что лучше взять, расскажет о новинках и акциях, проводимых его компанией.
  • постпродажный сервис. Вопросы гарантийного и послегарантийного обслуживания особенно важны, когда речь идет о технике. Да и в случае с мебелью актуально, за чей счет должен осуществляться ремонт, если через неделю после покупки у всех стульев разом отвалятся спинки. И это необходимо выяснить до того, как сделать заказ, а не тогда, когда проблемы уже возникла.

Раньше спохватились – меньше заплатили.Все, что ни делается, должно делаться вовремя. А еще лучше – заблаговременно. Это не только гарантирует, что организация будет работать без сбоев, возникших в результате вашей недоработки, но и во многих случаях позволит существенно сэкономить. Самый простой пример – заказ полиграфической и сувенирной продукции. Когда это происходит в «штатном» режиме, ваша заявка преспокойно ставится в план и компания оплачивает собственно товар или услугу (по нанесению логотипа, например). Но если сегодня вы вспомнили, что послезавтра выставка, а у вас еще конь не валялся, то, во-первых, придется потратить уйму времени на поиск фирмы, которая выполнит заказ оперативно, а во-вторых, уж будьте уверены, с вас сдерут втридорога за срочность.

«Новогодние» хлопоты стоит начинать уже в сентябре, иначе ресторан или кафе для корпоративной вечеринки вам придется выбирать из того, что осталось после бронирования более расторопными коллегами по цеху. А остается, как правило, либо не самое лучшее, либо не самое дешевое. То же касается календарей, ежедневников, планеров и прочей «сувенирки», которая традиционно заказывается в канун Нового года. Если не поторопиться, то придется либо существенно переплатить, либо смириться с тем, что в офисах ваших партнеров будут красоваться календари компании-конкурента. А дарить датированные ежедневники в марте, даже если они супер-красивые, как-то не комильфо.

Еще один пример – визовая поддержка. Подавайте документы на визу сразу же, как только получите подтверждение зарубежной командировки кого-то из сотрудников. Если откладывать, придется обращаться за помощью в агентства, которые работают отнюдь не бесплатно.

Не пропустите!Все мы не прочь приобрести что-то с существенной скидкой или на распродаже. Сегодня подобная практика используется не только магазинами для привлечения покупателей, но и поставщиками товаров и услуг для привлечения и удержания клиентов: проходят различные акции, предоставляются скидки (порой – весьма существенные) в зависимости от объема заказа и накопительные бонусы. Поэтому держите руку на пульсе, следите за информацией от своих поставщиков – это позволит вам сэкономить деньги или получить в подарок что-то полезное. Только не поддавайтесь извечному женскому соблазну: купить что-нибудь ненужное просто потому, что дешево.

 

Дело в технике

Если вам по долгу службы приходится заниматься закупкой компьютеров-факсов-ксероксов и прочих сканеров, имеет смысл проконсультироваться со знающим человеком. В данном конкретном случае – с системным администратором. Я же предлагаю вам несколько простых советов, которые помогут избежать ненужных ошибок.

Компьютерные технологии развиваются с такой скоростью, что то, что вчера было «последним писком», через год оказывается «вчерашним днем». С одной стороны, это замечательно, поскольку каждое новое изобретение делает нашу работу проще и эффективнее. Но есть и другая сторона медали: офисная техника, особенно компьютеры и все, что с ними связано, довольно быстро устаревает морально. Поэтому при покупке персонального компьютера целесообразно приобрести максимально «навороченный», чтобы как можно дольше не возникало необходимости в апгрейде.

Немаловажный момент – для какого конкретно сотрудника предназначается компьютер, от этого зависят некоторые специфические требования к ПК. Например, для дизайнера будет принципиальным хороший монитор, «шустрый» процессор и мощная видеокарта – этого требует его работа, а бухгалтеру или складскому работнику такие «примочки» ни к чему, следовательно, на них можно сэкономить.

При выборе копировально-множительной техники, факсов и т.п. не соблазняйтесь на эксклюзивные, редкие или только что появившиеся на рынке модели, не успевшие себя зарекомендовать. Во-первых, глупо переплачивать за опции, не относящиеся напрямую к назначению данного прибора. Принтер со встроенной кофемолкой – это, конечно, эксклюзивно, но зачем? Во-вторых, новинки всегда дороже просто потому, что они – новинки. В-третьих, бывает сложно найти расходные материалы, и дорогостоящая модель будет пылиться в углу, вместо того, чтобы приносить пользу, в ожидании, пока вы найдете подходящий картридж. И, наконец, если модель не будет благосклонно принята покупателями, компании-продавцы могут просто прекратить поставку устройств этой линейки, а, следовательно, запчастей и расходных материалов к ним. В результате будет ни себе, ни людям.

Как правило, обилием свободного места современные офисные работники не избалованы. Поэтому имеет смысл обратить внимание на многофункциональные устройства, сочетающие в себе, скажем, факс, сканер и копир. Они занимают ощутимо меньше места, а качество особенно не страдает, временами даже наоборот. Только выбирать нужно с умом и обязательно проконсультироваться с продавцом и почитать отзывы в Сети: некоторые модели имеют свойство «подвисать», когда используются в качестве сетевых.

Когда офисная техника установлена, рекомендую сразу разобраться со всеми настройками и внимательно изучить руководство пользователя. Некоторые поставщики практикуют выезд своих консультантов «на место» и проведение инструктажа по работе с тем или иным устройством. Если такая услуга предусмотрена, обязательно ею воспользуйтесь: проще получить советы от профессионала, чем самостоятельно разбираться с досадными проблемами, которые могут возникнуть «по ходу пьесы».

Обязательно позаботьтесь о том, чтобы провода от всей офисной техники были расположены максимально компактно и изолированно, иначе сотрудники рискуют растянуться во весь рост, зацепившись в спешке за один из них. Да и гадать, из-за чего же не включается ваш компьютер: потому что сгорел процессор или потому что уборщица случайно что-то там шваброй задела – удовольствие ниже среднего.

 

Окончание см. здесь.