Разрешите предложить. Коммерческое предложение на английском языке (Commercial offer)

Автор: Андрей АВДЕЕНКО, лингвист.

Нам регулярно приходится подготавливать и направлять нашим настоящим или будущим деловым партнерам различные коммерческие предложения, в том числе и на английском языке. Причем очень часто этот документ создается по шаблону и его подготовку поручают секретарю. Давайте попробуем разобраться в структуре коммерческого предложения, а также в том, как сделать его наиболее эффективным.

Как правило, наибольшего успеха добивается тот,

кто располагает лучшей информацией.

 

Бенджамин Дизраэли

Безусловно, в любом коммерческом предложении важным является его содержание и формление. Требования минимальны, и они следующие:

  • размещайте логотип на главной странице;
  • весь текст пишите одним шрифтом;
  • на каждое коммерческое предложение ¾ конкретный получатель;
  • избегайте фраз в 2-3 строки;
  • не стройте абзацы более 7 строк.

Форма

Композиционно коммерческое предложение, написанное по-английски, состоит из четырех абзацев:

1-й абзац - повод написания;

2-й абзац - сообщение запрашиваемой информации;

3-й абзац — дополнительные сведения;

4-й абзац — выражение надежды на размещение заказа и заключительная вежливая фраза.

Первый абзац фиксирует цель письма специфическим выражением Thank you for the enquiry - Благодарим вас за запрос (если таковой имел место быть и предполагал ответ, который, как правило, выражается в виде коммерческого предложения).

Второй абзац письма раскрывает цель с помощью следующих ключевых слов и выражений:

ourtermsofbusiness - наши коммерческие условия;

detailsofdiscounts - подробная информация о предоставляемых скидка;,

our price-list — нашпрейскурант

range of products — ассортименттовара.

Ключевые слова отражают характеристики товара, коммерческие условия поставки и оплаты и образуют информативность коммерческого предложения.

Третий абзац наименее стандартен, поскольку, как правило, речь в нем идет о дополнительной информации, которая может повысить заинтересованность адресата в дальнейшем сотрудничестве в виде размещения заказа.

Содержание

При написании коммерческого предложения необходимо учитывать особенности лексикона целевой аудитории. Например, все адресаты, чья профессиональная деятельность связана с экономикой, обратили бы внимание на такие слова в тексте, как budgetбюджет, marketing— маркетинг, targetgroup — целевая аудитория и т.д. Для технических специалистов веской причиной прочитать ваше предложение было бы наличие в нем таких слов, как operationspeed, responsespeed, velocity — быстродействие, processor — процессор, gigabyte –— гигабайт.

С другой стороны, перегрузка текста громоздкими и абстрактными терминами недопустима. Старайтесь избегать замысловатого языка.

Коммерческое предложение содержит характерные для делового стиля пассивные конструкции: termsofpaymentareenclosed – условия оплаты прилагаются, toarrangethegoodstobedelivered – организовать доставку товара.

Употребление сослагательного и условного наклонений с целью снижения категоричности высказывания также является особенностью коммерческого предложения по-английски: wewouldbewilling— мы бы хотели; wewouldlikeyoutobeourdistributer— мы хотели бы, чтобы вы стали нашим агентом по продаже; ifyouwouldkindlyletusknow— если бы вы были столь любезны сообщить нам.

Классификация

Коммерческие предложения можно разделить на две группы: персонифицированные и неперсонифицированные. Рассмотрим пример неперсонифицированного коммерческого предложения (коммерческого предложения, предназначенного для массового распространения).

Company “Prydex” is the perfect partner of one of the most high quality mining companies in Southern Africa, carrying out distribution of topaz raw material.

The capacity of topaz raw material is more than 4000 kg per month and can most likely be increased.

Characteristics of delivered raw material correspond to parameters of extracted raw material of topazes in Brazil. They can be treated by PHD technology (diffusion) or irradiated (nuclear) to any colour of

·              Swiss blue-blue

·              Ever Green-medium green

·              Teal-greenish-blue

·              Paraiba-blueish-green

·              Glacier Blue-intense pure blue

·              Kashmir Blue-medium dark navy blue

·              Imperial Champagne-yellow

·              Strawberry Pink-light orange-red pink

·              Bi-colours – blue/yellow and blue/green

Crystals are of the weight 1 to 50 g. The raw material is preliminary processed, cleared of breed and defective areas.

We are looking for new areas and companies for marketing of our production and long-term contracts are highly appreciated.

The prices for raw material depend on concrete technical parameters of crystals, volumes and conditions of delivery (CIF, FOB), conditions of payment and so forth.

Current price list:

Size in gram

Price per kilo

1-2,99

$190

3-5,99

$360

6-8,99

$460

9-19,99

$650

20-34,99

$800

35-49,99

$900

This can further be discussed during negotiations.

More detailed information on this can be sent later if requested.

Thank you in advance for your attention.

Sincerely,

Svante Axling                                                                            Marketing Manager      

Как видно, оно соответствует тем пунктам, которые мы упоминали ранее: наличие лаконичных предложений, профессиональной лексики, бизнес- терминологии.

При написании персонифицированного коммерческого предложения необходимо руководствоваться тем, что оно направляется конкретному клиенту на основании ранее проведенных переговоров. Поскольку результатом переговоров, как правило, являются четко выявленные потребности, необходимо связывать их с конкурентными преимуществами предлагаемого товара или оказываемыми услугами.

Нюансы

И еще. Существуют нюансы в употреблении английских глаголов offer, suggest, propose— предлагать и словосочетаний с ними, владение которыми позволит чувствовать себя компетентным в деловом общении и написании деловых писем.

Offerэтопредложение чего-либо для согласия либо отказа. В английском языке есть конструкция «tooffersomethingtosomebody»:

The secretary offered us a cup of coffee.

Если мы уточняем, по какой цене, то говорим по той же формуле с предлогом for:

The sales manager offered me the item for $100.

Нам могут предложить сделать что-либо — offertodosomething:

Sheofferedtobringaglassofjuice.

Не следует менять порядок слов в предложении. Формулировка Sheofferedthemtohavesomejuice содержит ошибку: местоимению them не место между двумя частями составного сказуемого offer и todo.

Suggest — означает предложить на рассмотрение, но оно не обязательно предполагает, что кто-то будет всерьез рассматривать данный совет, предположение или мотив.

He suggested a party to his friend.

Have you suggested it to the official?

Частоговорят: suggest (that) smb. (should) do smth.

He suggested (that) they (should) cancel the appointment.

Что же касается случаев употребления слова propose, то они похожи на предыдущие:

I propose starting holidays on the 15th of July.

We proposed our new goods to Ukrainian market last year.

The chairman proposed that the points (should) be decided at the next meeting.

Propose среди упомянутых трех слов имеет наиболее официальный оттенок и употребляется чаще всего в отношении деловых ситуаций дебатов, встреч, выборов и т.п.

Существует также значение этого слова, близкое к понятию «планировать, намереваться» в русском языке:

What do you propose to do about this matter?

I proposed to go to the hotel and stay there.

Грамотное употребление в вашем деловом английском структур, означающих предложение, поможет установлению сотрудничества со все большим и большим количеством новых клиентов.