Добавить свой вопрос
Вернуться к списку вопросов
Имя
Юлия
Вопрос:

Как происходит регистрация письма, адресованного двум организациям?

Ответ:

Также, как и одному.

Смотрим главу 8 "Организация работы с документами" Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция). 

Согласно пункту 139 Инструкции регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ. Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.
 
Согласно пункту 141 Инструкции исходящие документы регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные. Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ. 
Документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 51 Инструкции
 
В графе журнала регистрации исходящих и внутренних документов "Корреспондент" будете просто вписывать двух корреспондентов. Но документ регистрируется один раз, под одним индексом. 
 
Александр ГОРБАЧ, юрист
 
Вернуться к списку вопросов