Составляем номенклатуру дел

Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что  государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:

— указателя основных направлений деятельности любой организации;

— схемы группировки (распределения) исполнительных документов по тематическим комплексам (делам);

— базы для индексации документов и дел;

— указателя сроков хранения дел;

— схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации;

— основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— учетного документа в архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Согласно п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуре дел посвящена глава 10 Инструкции.

Кто составляет номенклатуру дел

В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены.

Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля. В таких организациях приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ.

Ответственным за архив назначается работник, который по своим основным обязанностям связан с документооборотом (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В его должностной инструкции, помимо основных обязанностей, прописываются еще и обязанности ответственного за архив.

Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при гор-, райисполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.

В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее трех человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации, а до того подлежит согласованию с государственной архивной службой.

Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступать непосредственно к разработке номенклатуры дел. К выполнению этой задачи привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.

Следует также помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Рано или поздно такие дела придется расформировывать (перешивать), что требует больших затрат времени. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, как только начинается деятельность данной организации, а затем — к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.

Общие требования к составлению номенклатуры дел

Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная). Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети. Объектом нашего внимания является конкретная номенклатура дел, то есть номенклатура дел конкретной организации. Ее еще называют сводной, так как в больших организациях она составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел строится по структурному либо структурно-функциональному принципу.

Поскольку мы определились, что данная статья посвящена составлению номенклатуры дел в небольших организациях, где, как правило, нет устойчивой структуры либо она невелика, то сразу заметим, что номенклатуру дел таких организаций удобнее строить по функциональному принципу, присваиваякаждому разделу соответствующий индекс. Самая простая схема такой номенклатуры может выглядеть следующим образом: 01 — «Руководство»; 02 — «Кадры»; 03 — «Бухгалтерия».

Составление номенклатуры дел — ответственная задача, требующая вдумчивого отношения к ее выполнению. Поэтому аналитическая работа, предшествующая подготовке номенклатуры, может и должна вестись в течение всего года. Если структура организации и ее задачи существенно в течение года не изменились, тогда достаточно уточнить действующую номенклатуру и вновь в установленном порядке оформить ее подписание и утверждение.

Подготовка качественной номенклатуры дел экономит трудозатраты на ее переработку и составление в последующий год (или даже несколько лет).

Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Эти перечнипредставляют собой справочные пособия, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень). Он устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с этим документом.

Одно из главнейших требований к номенклатуре дел (а в дальнейшем и к формированию документов в дела) заключается в том, что в одно дело включаются документы по ряду объединяющих признаков (номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому и т.д.) или их сочетанию и с одинаковым сроком хранения. Помещать в одно дело документы разной значимости с различными сроками храненияне допускается.

Заполнение граф номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел организации, приведенная в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству, включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом.

В графе 1 проставляются индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела в нашем случае будет состоять из установленного индекса раздела номенклатуры и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного раздела. Например, 01–12, где 01 указывает на раздел номенклатуры — «Руководство», 12 — на порядковый номер дела. Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение 2 и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

Индекс дела, указанный в номенклатуре, затем используется при нумерации дел (папок) и регистрации документов.

В графу 2 вносятся заголовки (наименования) дел, которые представляют собой краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.). Неправильно будут озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указывается действие, например «Проверки финансово-хозяйственной деятельности…» вместо «Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности…». Все заголовки дел в номенклатуре пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков. Не допускается употребление в заголовках некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел. Вообще же, чтобы заголовки вашей номенклатуры дел были грамотными, не постесняйтесь позаимствовать их из Перечня.

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности по мере убывания. Формы, используемые для регистрации, учета документов, рекомендуется располагать в конце раздела. Таким образом, в каждом разделе дела располагаются, как правило, в порядке убывания сроков их хранения (которые указываются в графе 4).

Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вносятся в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек). Каждый раздел номенклатуры целесообразно начинать с новой страницы.

Графа 3 «Количество дел» заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей (томов) по каждому наименованию. Поскольку каждое дело (папка) с документами не должно превышать 250 листов (30–40 мм толщины), при большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.

В графе 4 проставляют сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие пункты Перечня. К слову, полное название Перечня указываются в конце номенклатуры дел.

В Перечне сроки хранения документов подразделены по двум группам организаций (графы 3 и 4 перечней). В графе 3 указаны сроки хранения документов в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы после ведомственного хранения поступают в соответствующие госархивы. Заметим, что к таким организациям относятся и негосударственные организации и предприятия. В графе 4 определены сроки хранения документов в организациях, которые не являются источниками комплектования госархивов. Документы, образовавшиеся в таких организациях, как правило, не имеют практического значения, поэтому в перечнях для них установлены временные сроки хранения (до 10 лет включительно). При составлении номенклатуры дел, в том числе и в негосударственных организациях, следует исходить из сроков хранения, указанных в графе 3 Перечня.

Произвольное снижение сроков хранения документов не допускается. В то же время по решению экспертной комиссии, если того требует специфика деятельности организации, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. Предусмотренная перечнями отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения некоторых видов документов, проставляется также и в номенклатуре дел. Она означает, что, в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-исследовательскую ценность. Поэтому они отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного (календарного) года.

Если в Перечне не отражены сроки хранения некоторых документов, то они определяются экспертной комиссией организации. В этом случае в графе 4 номенклатуры дел вместо ссылки на пункт Перечня проставляется отметка ЭК (экспертная комиссия): «3 года. ЭК».

Сроки хранения документов, оформляемых в организациях на различных носителях (электронные документы, документы на микропленке и проч.), соответствуют срокам хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях, включенных в перечни.

Следует заметить, что исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Здесь также оговариваются особенности передачи документов в ведомственные архивы и на государственное хранение, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или условия их хранения в течение определенного срока (например: «После проведения налоговой проверки», «После увольнения» и т.п.).

Заключительные положения

Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы, а в нашем случае — лицом, ответственным за архив (наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием и должностной инструкцией: секретарь, юрисконсульт, бухгалтер и т.д.), согласовывается с экспертной комиссией организации и государственной архивной службой, а затем утверждается руководителем организации.

По окончании каждого делопроизводственного года (то есть в I квартале очередного года) в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) по форме, приведенной в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству. Очень важно итоговую запись заполнить своевременно, поскольку здесь указывается количество заведенных  в течение года дел с разными сроками хранения: постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заверяется лицом, ответственным за архив.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах: первый экземпляр хранится в канцелярии, второй — в структурных подразделениях, третий — в архиве организации, четвертый — в государственной архивной службе. Очевидно, что количество экземпляров номенклатуры дел определяется структурой организации, наличие двух экземпляров обязательно.