Офис-менеджер или секретарь «на хозяйстве»? (окончание)

Формирование товарного ассортимента, заказ, создание системы учета, хранения и выдачи канцелярских товаров – наиболее регулярно повторяющийся вид работы по обеспечению жизнедеятельности офиса. Несмотря на то, что сегодня все больше функций берет на себя компьютер, бумагу еще никто не отменил. А где бумага, там карандаши, ручки, маркеры, скрепки, степлеры, дыроколы, скоросшиватели и еще множество мелочей, без которых сложно представить работу современного офиса.

Окончание. Начало см. здесь.

Блокноты, ручки и прочие штучки

Ассортимент канцелярских товаров сегодня настолько велик, что определиться с тем, что действительно нужно, а что просто «красивенькое», весьма сложно. Давайте попробуем представить, что в компанию пришел новый сотрудник и нам нужно обеспечить для него необходимый минимум. В него войдут:

• офисный набор (подставка, ручки, простые карандаши и точилка, ножницы, линейка, степлер и скобы к нему, антистеплер, скрепки, кнопки);
• блок бумаги для записей в боксе;
• блок бумаги «post it»;
• 2-3 настольных лотка для бумаг (лучше горизонтальных, вертикальные «любят» падать);
• 3-5 папок-скоросшивателей и 2-3 папки-регистратора;
• прозрачные файлы с перфорацией;
• калькулятор;
• ежедневник, планер или блокнот для записей.

Этот список может быть дополнен или сокращен в зависимости от конкретных функций, возложенных на работника. Затем, по мере работы и накопления документов, что-то будет докупаться, какие-то позиции вам озвучит сам сотрудник.

Я уже затронула этот вопрос выше, но повторюсь: не стремитесь покупать все самое дешевое – выйдет себе дороже. Помнится, ваша покорная слуга, движимая желанием сэкономить деньги родной компании, закупила для всех сотрудников дешевенькие настольные офисные наборы «made in China». Выглядели они вполне симпатично, однако в процессе эксплуатации выяснилось, что пластмассовые точилки ломались после первой же попытки использовать их по назначению, ластики годились разве что на то, чтобы забивать ими гвозди, ножницы, вместо того, чтобы резать бумагу, мяли ее, а при попытке разрезать картон у них трескались ручки, а степлеры приходили в негодность еще до того, как вы использовали первый блок скоб. В результате все эти мелочи пришлось покупать заново. Теперь-то я знаю, что есть весьма известные европейские производители канцелярских принадлежностей эконом-класса (называть не буду, дабы не уличили в скрытой рекламе – сами найдете при желании), продукция которых ненамного дороже китайской, однако в разы лучше по качеству.

Еще один важный вопрос: каким образом определять необходимый ассортимент и количество канцелярских товаров? Самое простое – что называется «на глазок»: вы видите, какие позиции заканчиваются, и пополняете запасы. Однако это не самый лучший способ. Во-первых, при этом сложно учесть пожелания всех сотрудников, а ведь у кого-то из них в силу его должностных обязанностей может возникнуть нужда в чем-то таком, что вам и в голову не пришло. Во-вторых, пока вам будут везти карандаши, закончатся блоки для записей – такое тоже возможно, если не уследили. В-третьих, такой вариант подходит только для небольшой компании и в случае, если сотрудник, ответственный за обеспечение канцтоварами достаточно опытен и может рассчитать необходимый ассортимент и создать достаточный (но не излишний) запас. Иначе возможны всякие казусы. Например, компания расширяется, на работу набирают сразу несколько новых сотрудников, которым приходится «стрелять» необходимые мелочи у соседей по кабинету. Или в разгар выставки заканчивается порошок в копире и приходится делать большое количество копий на стороне за дополнительную плату.

Второй вариант – закупать канцтовары с определенной периодичностью (скажем, раз в месяц). К определенной дате от руководителей подразделений поступают заявки, вы сводите их в одну общую, согласовываете с руководителем и делаете заказ. Довольно удачное решение, однако расходы компании (особенно крупной) во многом зависят от экономности и порядочности персонала. Опять же, нужно быть готовым к тому, что в оговоренный срок далеко не все подадут заявки (забыли, времени не было, были в отпуске), а потом будут предъявлять вам претензии по поводу того, что их обделили и требовать что-то дозаказать или удовлетворить нужды одного подразделения за счет другого.

Самый эффективный и экономичный подход – системный. С одной стороны, секретарь или офис-менеджер собирает заявки у персонала, выясняя, систематизируя и анализируя их субъективные потребности. С другой проводится постоянный учет и анализ фактического расхода. Через какой-то период времени можно будет свести эти данные воедино, выявить наиболее «ходовые» позиции, вывести средние нормативы расходования и на их основе выстроить систему закупок, создать определенный «стратегический запас» всего необходимого и установить нужную периодичность его пополнения.

Пускаем в расход

С расходными материалами все достаточно просто: в течение 2-3 месяцев анализируется работа каждого отдела и выявляется потребность в замене картриджей, пополнении количества порошка в копире, пружинах для перфобиндера, скобах для  степлеров, бумаге для факсов и оргтехники, компакт-дисках и т.п. Здесь на помощь придет и элементарная логика: ведь очевидно, что бухгалтерии или секретариату понадобится значительно больше той же бумаги, чем, скажем, дизайнерскому отделу.

На основе проведенного анализа составляется план закупок на несколько месяцев вперед. Это целесообразно, поскольку некоторые расходные материалы (например, картриджи к цветным лазерным принтерам) довольно дороги и лучше предвидеть такого рода затраты.

И еще, советую поговорить с директором и сделать так называемый «неприкосновенный запас» расходных материалов на случай работы в авральном режиме, чтобы не оказаться в ситуации, когда срочно надо, а нет.

Если в силу специфики работы компании сотрудники пользуются фотоаппаратами, диктофонами или другими устройствами, работающими от сменных элементов питания, следует позаботиться о приобретении нескольких (с запасом) комплектов аккумуляторов и зарядного устройства. Иначе вы рискуете разориться на батарейках.

И еще одно важное замечание по поводу офисной бумаге. При ее выборе нельзя руководствоваться исключительно ценой. Во-первых, у тех, с кем вы будете вступать в переписку, сложится не самое приятное впечатление о вашей компании, если от вас будут приходить письма на бумаге, не отличающейся особой плотностью и белизной. Но даже это – не самое главное. Проблема в том, что бумага низкого качества очень быстро «убивает» оргтехнику, особенно это касается принтеров. Поэтому при их покупке проконсультируйтесь с представителями фирмы-поставщика, бумагу каких марок и с какими характеристиками следует приобретать.

Коммуникации с «внешним миром»

Почтовое сообщение, телефонная и факсимильная связь, подключение к сети Интернет – непременные атрибуты функционирования любого офиса.

Самый «древний» способ коммуникаций с деловыми партнерами – это почтовые отправления. Сегодня его важность постепенно отходит на второй план, поскольку бумажные документы медленно, но верно уступают место электронным. Даже такое консервативное подразделение, как бухгалтерия, постепенно поддается общей тенденции, соглашаясь, что в некоторых случаях «способ передачи документа не является определяющим» и что передача отдельных документов «возможна лично, по почте, по факсу, по электронной почте путем предоставления ссылки в сети Интернет или направления по e-mail почте» (подробнее об этом – см. Разъяснение от 21.10.2010 г. № 15-5/840/2-1-9/324). Однако окончательно необходимость «письма на почту носить» отпадет еще не завтра. Поэтому для оперативного отправления почтовых отправлений необходимо соблюдать несколько простых правил.

Следите за тем, чтобы в наличии всегда был достаточный запас конвертов разных форматов и почтовых марок. Особенно это актуально накануне праздников или если планируется массовая почтовая рассылка. Кстати, марки лучше покупать самоклеющиеся – это значительно экономит время.

Подписывать конверты вручную, особенно если объем корреспонденции достаточно большой – занятие долгое и нудное. Если позволяют средства – закажите фирменные конверты с нанесенным типографским способом логотипом и почтовым адресом вашей компании. Если нет – закажите штамп с необходимыми реквизитами, все быстрее, чем писать от руки. Наклейки с адресами получателей корреспонденции позволяет легко генерировать MS Word, можно напечатать их для всех компаний, с которыми ваше предприятие находится в постоянной переписке.

Если вы часто пользуетесь услугами экспресс-почты, то во время следующего визита курьера возьмите у него про запас несколько накладных, и при следующем вызове заполняйте их заблаговременно. Это избавит курьера от необходимости стоять у вас над душой, пока вы заполняете все необходимые поля. Кстати, большинство служб экспресс-доставки дает возможность отслеживать по номеру накладной в режиме онлайн весь путь вашего отправления до момента вручения получателю.

Установите определенное время для визита и отправки корреспонденции. Это позволит вам планировать свой день и сделает сотрудников более организованными: пару раз сбегав на почту самостоятельно, они научатся приносить все, что предназначено для пересылки, вовремя.

Также в ведении офис-менеджера (или секретаря) находится офисная телефонная связь (стационарная и мобильная). В случае с обычными телефонами все довольно просто. Заключая договор на корпоративное обслуживание с сотовым оператором, следует проанализировать все предложения, выбрать оптимальный тариф, исходя из количества сотрудников, которых необходимо обеспечить мобильниками, предполагаемой потребности в роуминге и звонках за рубеж. Разумное решение – иметь несколько «офисных» сотовых телефонов разных операторов на случай, если в силу каких-либо причин стационарная телефонная сеть будет недоступна. Различные акции, регулярно проводимые операторами – прекрасная возможность обзавестись простыми и более чем недорогими трубками.

Выбирая интернет-провайдера, учитывайте такие параметры, как объем и скорость передачи данных, качество связи, ценовая политика компании-поставщика услуг. И опять же, на всякий непредвиденный случай неплохо иметь в офисе хотя бы один 3G-модем. Мало ли что?

Атрибуты офисного гостеприимства

Прием посетителей – одна из непременных составляющих повседневной жизни во многих офисах. А где гости, там и угощение. Вам обязательно понадобятся различные столовые принадлежности, чтобы обеспечить радушный прием.

Первое, чем необходимо обзавестись, – конечно же, чайник. Сегодня на рынке представлен широкий выбор моделей и не составит труда подобрать такую, которая без труда впишется в любой офисный интерьер. Если вы не покупаете питьевую воду в бутылках, то необходим также фильтр для воды – то, что течет из-под крана не всегда пригодно для питья даже после кипячения.

Для воды в 19-литровых бутылях существуют настольные и напольные кулеры, позволяющие как охлаждать, так и нагревать ее, что очень удобно. Но даже если такой девайс у вас в офисе имеется, это не повод отказываться от старого доброго чайника: производительность нагрева у кулера – 5 литров в час и если пришла большая группа посетителей, а сотрудники офиса как раз только что устроили массовое чаепитие) ждать следующей порции кипятка придется довольно долго. При установке кулеров и заказе воды учитывать следует не только количество сотрудников и посетителей, но и сезонность. Летом воды потребляется больше, а зимой быстрее расходуется горячая. Если кулер оборудован держателем для стаканов, то необходимо предусмотреть и урну для использованной посуды – не запихивать же ее обратно.

Если ваш шеф – страстный кофеман, то не обойтись без кофеварки или кофе-машины: ни кулер, ни чайник в приготовлении молотого кофе не помогут, они годятся только для растворимого. При выборе обратите внимание, какого помола кофе требуется для конкретной модели, чтобы не тащить агрегат в ремонт из-за неудачно выбранного сорта. Сегодня в подавляющем большинстве офисов чай используется в пакетиках. Если же ваш начальник – ценитель хороших сортов, то придется обзавестись еще и заварочным чайником.

Следующим пунктом в списке предметов первой необходимости является сервиз. А точнее, два – чайный и кофейный. Поскольку офис – не дом, чашки и блюдца, расписанные под хохлому, неуместны. Посуда должна быть однотонной, лучше белой, черной, прозрачной или окрашенной в корпоративный цвет. Из рисунков допустима фирменная символика. Если у вас нет возможности или необходимости купить сервизы и для чая, и для кофе, можно обойтись универсальным, чашки в котором не слишком малы для чая и не слишком велики для кофе.

Также вам понадобятся чайные и кофейные ложки. Они должны быть из нержавеющей стали (если, конечно, компания не собирается обзаводиться серебряными). В случае если в вашем арсенале только чайно-кофейный сервиз, подберите ложки, подходящие по размеру к чашкам. Далее следует сахарница и щипцы для сахара. Когда речь идет только о вашем шефе, зная его вкусы, вы можете подать ему напиток уже с необходимым количеством сахара. Но если приходят гости, подавать сахар на блюдечке или класть его в чашку – моветон. Сахар должен быть кусковым или расфасованным в порционные бумажные пакетики, это эстетично и практично: соответствует правилам хорошего тона и хранить удобно. Обязательно нужно иметь под рукой стеклянные стаканы: вдруг кому-то захочется выпить воды. Приобретите также графин для воды, сока и т.п.

Ну и, конечно же, вам не обойтись без подноса: не будете же вы, право слово, носить чашки с кофе в кабинет директора по одной! Поднос может быть круглой, овальной или прямоугольной формы, достаточно большим по размеру. Естественно, он ни в коем случае не должен быть пластиковым, напоминающим рабочую столовую советских времен.

Если вы планируете ограничиться при приеме посетителей исключительно напитками, то указанного «джентльменского набора» будет достаточно. Если же границы вашего гостеприимства простираются дальше, то необходимы будут еще десертные и закусочные тарелки, вилки, ложки, ножи, разделочная доска, консервный нож, вазочки для фруктов, конфет и печенья. Рекомендую обзавестись также одноразовой пластиковой посудой. Поверьте, наверняка пригодится.

От неловкого движения не застрахован никто, да и правила хорошего тона пока не отменяли. Поэтому приобретите подставку или держатель для салфеток и следите, чтобы последние всегда были в наличии. Не помешают также специальные подставки под блюдца (из пластика, соломки или любого другого материала). Это избавит вас от необходимости всякий раз стирать мокрые следы со стола.

Независимо от того, курит ли ваш шеф, имеет смысл иметь в запасе пару пепельниц – мало ли кто к вам пожалует? Вдруг гость окажется настолько важной птицей, что даже ваш яро борющийся за здоровый образ жизни начальник наступит на горло собственной песне и на время согласится выступить в роли пассивного курильщика.

А поскольку все это «хозяйство» необходимо содержать в чистоте и порядке, не забудьте о губках и средстве для мытья посуды. Я думаю, нет нужды говорить о том, что любое помещение, имеющее отношение к приготовлению напитков и пищи, будь то специально отведенная комната или мини-кухня за ширмочкой в приемной, должно всегда содержаться в чистоте и порядке.

Завершая разговор об офисной «кухне», хочу дать еще один совет. Возьмите за правило, что посуда, предназначенная для встречи посетителей, должна служить только для этой цели. Для сотрудников посуда приобретается отдельно, либо каждый приносит из дома все для него необходимое. Иначе вы рискуете оказаться в очень щекотливой и неприятной ситуации, когда вместо того, чтобы степенно и не торопясь приготовить для визитеров угощение, вам придется сломя голову носиться по всему офису, собирая чашки-блюдца-ложки у коллег, слишком занятых для того, чтобы помыть их за собой и вернуть на место.