Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Вопросам уничтожения документов с истекшим сроком хранения посвящена глава 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

Однажды, придя на новую работу и вникнув в дела, я поинтересовалась у главного бухгалтера, почему она хранит все документы с момента создания и начала деятельности предприятия. Скажу вам откровенно: моих публицистических способностей не хватит на то, чтобы передать вам удивление главбуха, когда она узнала, что многие документы уже можно было давно уничтожить.

Согласно пункту 207 Инструкции отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

Установлено, что дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции. В акте указываются:

• заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

Например:

План работы отдела документоведения на 2001 год

или

Планы работы структурных подразделений института

• дата или крайние даты дел;

Например:

2001

или

2001–2005

• номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
• индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
• количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
• сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Например:

5 л., п. 461

Пунктом 211 Инструкции определено, что акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК». Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организациочень часто и после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК». Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК».

Согласно пункту 212 Инструкции отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, то есть, ваши документы с истекшим сроком хранения уйдут в макулатуру. В Инструкции определено, что использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов как вторичного сырья оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Инструкцией также определено, что уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.