Оперативное хранение документов
Оперативному хранению документов посвящена глава 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
Согласно пункту 213 Инструкции с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Инструкцией определено, что в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся в коробках у секретаря коллегиального органа. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.
В соответствии с пунктом 215 Инструкции документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам. Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации. Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.
Пунктом 216 Инструкции установлено, что для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19 к Инструкции.
