Порядок работы с электронными документами

Автор: Александр ГОРБАЧ, юрист - .

Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция) утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее – Постановление № 19). Документ определяет порядок работы с электронными документами (далее – ЭД) в госорганах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации), а также устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ).

 

Напомним, что 18 февраля 2019 г. вступил в силу Закон Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З, которым были внесены изменения и дополнения в Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Эти новшества нашли свое отражение в Инструкции.

Установлено, в частности, что действие Инструкции распространяется на отношения, связанные с организацией работы с ЭД, относящимися к системе организационно-распорядительной документации, на следующих стадиях:

  • подготовка и согласование проекта ЭД;
  • подписание, регистрация и контроль исполнения ЭД;
  • включение дел с ЭД в номенклатуру дел;
  • формирование электронных дел;
  • оперативное хранение ЭД;
  • подготовка ЭД к передаче в архив организации и уничтожению.

Кроме того определено, что действие Инструкции распространяется в том числе на отношения, связанные с организацией работы ЭД, не относящихся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), на стадиях включения дел с ЭД в номенклатуру дел, формирования электронных дел, оперативного хранения ЭД, подготовки ЭД к передаче в архив организации и уничтожению.

В соответствии с Инструкцией порядок работы с ЭД в организации определяется ЛПА, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета и ГУ «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации». В свою очередь, организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов, согласовывают ЛПА о порядке работы с электронными документами с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) вышестоящей организации (при ее наличии).

Согласно п. 5 Инструкции ЭД состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной. Общая часть ЭД состоит из информации, составляющей содержание документа, в том числе реквизитов документа, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП). Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП лица (лиц), подписавшего (подписавших) ЭД. При этом каждая ЭЦП представляет собой отдельный файл (информационный объект), формат и структура которого установлены ТНПА. Особенная часть может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации ЭД, в том числе реквизиты, которые создаются после подписания ЭД (дата ЭД, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем ЭД, и другие реквизиты) и включаются в регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК).

Отдельными главами Инструкции определен порядок:

  • включения ЭД в номенклатуру дел (форма номенклатуры дел приведена в приложении 1 к Инструкции);
  • организации электронного документооборота и хранения ЭД;
  • обеспечения целостности и сохранности ЭД;
  • подготовки и согласования проекта ЭД;
  • подписания, регистрации и контроля исполнения ЭГ; первичной обработки входящих ЭГ;
  • удостоверения и применения электронных копий документов на бумажном носителе;
  • формирования электронных дел;
  • оперативного хранения ЭД;
  • подготовки ЭД к передаче в архив или уничтожению;

Определено также, что в части требований, не установленных Инструкцией, применяется Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. № 37» признано утратившим силу.

Постановление № 19 вступило в силу 18 февраля 2019 г.

Наш telegram-канал