Порядок работы с документами в электронном виде в архивах организаций

Автор: Александр ГОРБАЧ, юрист - .

Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (далее – Правила) утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее – Постановление № 20). Документ устанавливает порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами в архивах госорганов, иных организаций (далее – архивы организаций).

 

Согласно п. 2 Правил их действие распространяется на документы в электронном виде, подлежащие хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных законодательством. Кроме того, действие Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Определено, в частности, что функции архива организации по работе с документами в электронном виде закрепляются в локальных правовых актах, утверждаемых руководителем организации. Также устанавливается, что в случае хранения в архиве организации документов в электронном виде, содержащих информацию ограниченного распространения, создается система защиты информации в соответствии с законодательством.

Согласно п. 6 Правил организации, являющиеся источниками комплектования государственного архива, используют электронную цифровую подпись, выработанную с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан Республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь. Хранение сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи (далее – СОК) и списков отозванных СОК обеспечивает поставщик услуг.

Правила содержат большой понятийный аппарат, в частности, кроме терминов и их определений, используемых в Законе Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и Законе Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», в правилах даются определения таких терминов, как:

  • архив организации – структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов;
  • документ в электронном виде – документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики;
  • облачный сервис – комплекс технических и технологических решений, обеспечивающих предоставление архиву организации вычислительных ресурсов, средств хранения данных и программного обеспечения как услуги с удаленным доступом;
  • файл – идентифицированный информационный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;
  • цифровая форма представления информации – способ представления информации в виде последовательности двоичных кодов (битов), предназначенной для обработки средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;
  • электронное дело – самостоятельная единица хранения документов в электронном виде и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации.

Правила определяют состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде, а также  порядок:

  • передачи и приема документов в электронном виде в архив организации;
  • учета документов в электронном виде в архиве организации;
  • обеспечения сохранности и целостности документов в электронном виде в архиве организации;
  • использования документов в электронном виде в архиве организации;
  • передачи документов в электронном виде на постоянное хранение;
  • уничтожения документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению.

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120 «Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. № 36» признано утратившим силу.

Постановление № 20 вступило в силу 18 февраля 2019 г.

Наш telegram-канал