Инструкция по делопроизводству: внесены очередные изменения

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее — Постановление № 39) внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4).

В основном новшества связаны со вступлением в силу в феврале текущего года Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее — Закон № 130-З)¹ и Закона Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 143-З)². Напомним также, что в развитие Закона № 143-З Министерством юстиции Республики Беларусь утверждены:

• Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (постановление от 06.02.2019 № 19) (далее — Инструкция № 19);
• Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (постановление от 06.02.2019 № 20).

Было очевидно, что после появления перечисленных выше НПА подлежит значительной корректировке и основной документ, устанавливающий общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, коим и является Инструкция № 4. Постановлением № 39 в этот документ вносится множество изменений и дополнений, некоторые из них имеют лишь характер технических правок, иные более значительны. Мы обратим внимание читателя только на самые, по нашему мнению, существенные.

Общие положения

Значительной корректировке подвергся п. 3 Инструкции № 4. Как и ранее, здесь установлено, что положения этого документа распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемых с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. При этом теперь здесь дальше говорится, что:

• особенности подготовки и оформления проектов НПА определены Законом № 130-З;
• особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде, за исключением документов, указанных ниже, регулируются гл. 18 Инструкции № 4;
• особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ), без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией № 19;
• особенности подготовки, оформления и (или) обработки, хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.

Документирование управленческой деятельности

В новой редакции изложен п. 11 Инструкции № 4, теперь здесь говорится, что:

• совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые виды документов, издаются в соответствующем виде;
• совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

Напомним, что ранее в данной норме речь шла о совместных актах органов государственной власти и управления.

Пункт 17 Инструкции № 4 дополнен нормой, в соответствии с которой табель унифицированных форм документов организации при необходимости может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др. При этом следует обратить внимание, что в новой редакции изложено приложение 1 к Инструкции № 4, и если ранее оно называлось «Примерная форма табеля унифицированных форм документов организации», то теперь это «Табель унифицированных форм документов».

Реквизиты документов

Много изменений внесено в гл. 4 Инструкции № 4 «Оформление реквизитов документов», однако в основном они касаются оформления реквизитов нормативных правовых актов, но мы на них подробно останавливаться не будем. Отметим лишь, что изложена в новой редакции ч. 18 п. 52, теперь в ней говорится, что утверждение нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Законом № 130-З, тогда как ранее здесь устанавливалось, что примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен приложением 3. Само приложение 3 теперь приобрело новое содержание и привязано к другому пункту Инструкции № 4, о чем будет сказано далее.

Также отметим и новую редакцию ч. 12 п. 64 Инструкции № 4, которой установлено, что организация может заверять копии документов:

• созданных в самой организации;
• полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
• включаемых в состав личных дел;
• предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства.

Отдельные виды документов

Некоторые изменения претерпела и глава 7 Инструкции № 4 «Оформление отдельных видов документов». Из нее, в частности, исключены п. 96 и 97, которые устанавливали соответственно, что:

• постановление — это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления;
• решение — правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Очевидно, что это связано со вступлением в силу Закона № 130-З.

Более существенным представляется дополнение этой главы п. 137¹, где установлено, что письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3. Таким образом, приложение 3 теперь содержит форму оформления письма в электронном виде.

Регистрация документов

Из п. 139.3 Инструкции № 4 исключено второе предложение, которым устанавливалось, что примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5. Теперь указанная норма говорит лишь, что нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Дополнение внесено в п. 139.9 Инструкции № 4, согласно которому журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9. Дополнение к данной норме говорит, что при необходимости журналы могут быть дополнены графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др.

Новая редакция ч. 2 п. 140.10 устанавливает, что для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. При этом определено, что наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных Инструкцией № 4, в том числе в части формирования его в дело.

Исключен п. 140.15 Инструкции № 4, которым было установлено, что прием и регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте, в том числе поступивших по системе межведомственного электронного документооборота госорганов, производятся посредством АС ДОУ.

Номенклатура дел

Корректировке подверглась и глава 10 Инструкции № 4 «Составление номенклатуры дел».

Так, ч. 1 п. 155 этой главы лишь устанавливает, что сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Из данной нормы исключено положение о том, что включение дел с документами в электронном виде информационными ресурсами в сводную номенклатуру дел осуществляется по согласованию с ГУ «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

Изменения произошли и в п. 165 Инструкции № 4, которым регламентирован порядок заполнения каждой графы номенклатуры дел. Полностью в новой редакции изложен п. 165.2, посвященный названиям разделов (подразделов) и заголовков дел.

Некоторые изменения претерпели и другие пункты этой главы.

Особенности работы с документами в электронном виде

В новой редакции изложен п. 236 Инструкции № 4. Определено, что документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. При этом говорится, что в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе. Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Здесь же говорится, что организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»). При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел, содержащих документы на бумажном носителе.

Согласно новой редакции п. 237 Инструкции № 4 формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в гл. 11 и 13 Инструкции № 4. Как и ранее, здесь говорится, что в деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с п. 165.5 Инструкции № 4.

Как и ранее, установлено, что гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. При этом, однако, определено, что гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков. В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело. При этом указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок.

Здесь же определено, что в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В случае поступления таких документов в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе применяются требования ч. 2 и 3 п. 236 Инструкции № 4. Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.

В заключение добавим, что претерпели также изменения и некоторые приложения к Инструкции № 4.

Постановление № 39 вступило в силу 22 марта 2019 г.