Контроль рабочей переписки сотрудников по электронной почте

Автор: Александр ШЕВЦОВ, юрист, журнал "Кадровик. Управление персоналом" № 12/2019 - .

В настоящее время электронная почта является дешевым  и удобным каналом связи для получения внешней информации и ее распространения между сотрудниками организации. Но отсутствие контроля со стороны руководства над использованием электронной почты сотрудниками организации приводит к серьезным проблемам: утечке конфиденциальной информации, распространению по локальной сети организации компьютерных вирусов, использованию сотрудниками электронной почты в личных целях. Рассмотрим необходимые действия нанимателя для установления контроля рабочей переписки сотрудников по электронной почте непосредственно для защиты интересов организации и режима коммерческой тайны.

 

ВОЗМОЖНОСТИ И ОГРАНИЧЕНИЯ

С развитием информационных технологий возникла необходимость осуществления контроля не только прихода — ухода сотрудников (например, с помощью соответствующего журнала), но и передачи конфиденциальных сведений или сведений, составляющих коммерческую тайну организации. В настоящее время такие сведения значительно проще передать сторонним лицам с помощью Интернета и электронной почты. Поэтому возникает необходимость контроля за сотрудниками с целью предотвращения утечки сведений, составляющих коммерческую тайну организации. Уже давно изобретены специальные программы контроля действий сотрудников (например, PC Pandora, SniperSpy, Micro Keylogger, DLP (Data Leak Prevention)), фиксирующие все их действия и позволяющие в автоматическом режиме:

  • делать снимки экрана;
  • фиксировать клавиатурный ввод;
  • фиксировать действия на посещаемых веб-сайтах;
  • контролировать электронную почту;
  • делать снимки пользователя с веб-камеры компьютера;
  • записывать звуки в помещении, где установлен компьютер;
  • просматривать файловую систему;
  • удаленно загружать файлы;
  • собирать много другой информации о работе пользователя.

Применение таких программ позволяет нанимателю знать, какие сайты сотрудник посещает на рабочем компьютере (планшете), мобильном телефоне или содержание писем, отправляемых партнерам.

Но использование специальных программ, контролирующих действия сотрудников организации, приводит и к нарушению конституционного права на тайну переписки. Так, ст. 28 Конституции Республики Беларусь (далее — Конституция) устанавливает, что каждый имеет право на защиту от незаконного вмешательства в его личную жизнь, в том числе от посягательства на тайну его корреспонденции, телефонных и иных сообщений, на его честь и достоинство. То есть в указанной статье Конституции говорится о тайне любой корреспонденции граждан.

Уголовный кодекс Республики Беларусь (далее — УК) устанавливает уголовную ответственность за нарушение этих прав. Согласно ч. 1 ст. 203 УК умышленное незаконное нарушение тайны переписки, телефонных или иных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан наказывается общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 1 года, или арестом. В соответствии с ч. 2 указанной статьи то же деяние, совершенное с использованием специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации, либо должностным лицом с использованием своих служебных полномочий, наказывается штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арестом, или лишением свободы на срок до 2 лет.

Следует заметить, что в указанных статьях Конституции и УК говорится о незаконном вмешательстве в личную жизнь и умышленном незаконном нарушении тайны переписки, телефонных или иных переговоров. Желание контролировать действия работников незаконными методами может повлечь уголовную ответственность как для нанимателя, так и для того работника, которому поручено это задание. С целью недопущения такой ответственности рассмотрим, как ее избежать и воспользоваться законным правом нанимателя знать, не передает ли той или другой работник конкурентам сведения, составляющие коммерческую тайну организации или другие конфиденциальные сведения.

 

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

В целях обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, и контроля за их распространением в рабочей переписке сотрудников по электронной почте необходимо установить режим коммерческой тайны, предусматривающий правовые, организационные, технические и иные меры. Право на установление в отношении сведений режима коммерческой тайны принадлежит только лицу, которое правомерно обладает такими сведениями.

Под коммерческой тайной понимаются сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного), в том числе секреты производства (ноу-хау), соответствующие требованиям Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» (далее — Закон № 16-З), в отношении которых установлен режим коммерческой тайны. Также служебную тайну или коммерческую тайну составляет информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах), охраняемая в качестве нераскрытой информации.

Сведения имеют коммерческую ценность в случае, если обладание ими позволяет лицу при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке товаров, работ или услуг либо получить иную коммерческую выгоду (ч. 2 ст. 5 Закона № 16-З).

В отношении информации может быть установлен режим коммерческой тайны при условии, что:

  • составляющие ее сведения не являются общеизвестными или легкодоступными третьим лицам в тех кругах, которые обычно имеют дело с подобного рода сведениями;
  • имеют коммерческую ценность для их обладателя в силу неизвестности третьим лицам;
  • не являются объектами исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;
  • не отнесены в установленном порядке к государственным секретам.

Режим коммерческой тайны считается установленным:

  • после определения состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны;
  • принятия лицом, правомерно обладающим такими сведениями, совокупности мер, необходимых для обеспечения их конфиденциальности (ч. 1 п. 2 ст. 140 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК)).

В ст. 6 Закона № 16-З указываются сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

В обязательном порядке работник, который имеет доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, должен принять обязательство о неразглашении коммерческой тайны, под которым понимается гражданско-правовой договор, заключаемый владельцем коммерческой тайны или лицом, получившим к ней доступ, с лицом, состоящим в трудовых отношениях с владельцем коммерческой тайны или лицом, получившим к ней доступ, и определяющий обязательства сторон, связанные с соблюдением конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну.

Разглашением коммерческой тайны являются действия (бездействие), в результате которых сведения, составляющие коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без согласия владельца коммерческой тайны или иного законного основания (абзац 8 ст. 1 Закона № 16-З). 

Порядок действий нанимателя для установления режима коммерческой тайны организации 

Шаг 1
Определяем перечень сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны
 
Шаг 2
Регулируем порядок обращения с конфиденциальной информацией (например, в Положении о коммерческой тайне)
 
Шаг 3
Утверждаем перечень должностей работников, имеющих доступ к сведениям, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны
  
Шаг 4
Вносим дополнительные нормы о соблюдении режима коммерческой тайны в должностные инструкции
 
Шаг 5
Наносим на материальные носители гриф «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юридических лиц — полное наименование и местонахождение)
 
Шаг 6
Знакомим работников под личную подпись с правилами, установленными в режиме коммерческой тайны
 
Шаг 7
Заключаем с работниками, имеющим доступ к коммерческой тайне, обязательство о неразглашении коммерческой тайны
 
Шаг 8
Вносим изменения в трудовые договоры с работниками об обязанности соблюдать режим коммерческой тайны
 
Шаг 9
Определяем работников, ответственных за принятие мер по обеспечению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну
 
Шаг 10
Ведем учет лиц, получивших доступ к коммерческой тайне
 
Шаг 11
Ведем учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну
 
Шаг 12
Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны

 

Вправе ли наниматель применять не запрещенные законодательством технические средства и методы защиты конфиденциальной информации?

При соблюдении условий, перечисленных в ч. 1 п. 2 ст. 140 ГК, наниматель имеет право устанавливать режим коммерческой тайны в отношении конфиденциальной информации. С одной стороны, наниматель обязан:

  • ограничить доступ к конфиденциальной информации;
  • установить порядок обращения с конфиденциальной информацией и контроль за его соблюдением;
  • регулировать использование работниками сведений, составляющих коммерческую тайну, на основании локальных нормативных правовых актов (далее — ЛНПА) и трудовых договоров;
  • создать работникам необходимые условия для соблюдения установленного режима коммерческой тайны.

С другой стороны, вместе с мерами, указанными в ч. 2 ст. 8 Закона № 16-З, наниматель как владелец коммерческой тайны вправе применять не запрещенные законодательством технические средства и методы защиты информации, а также другие меры, не противоречащие законодательству (ч. 3 ст. 8 Закона № 16-З). Конкретный перечень мер, которые может применять наниматель для защиты информации (в том числе и с помощью технических средств и методов), законодательством не предусмотрен. Поэтому сюда можно отнести и специальное программное обеспечение, которое в автоматическом режиме будет контролировать работу сотрудников через Интернет и их электронную почту.

Для обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, работники обязаны:

  • соблюдать установленный нанимателем режим коммерческой тайны, не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведения, составляющие коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, и не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, в целях, не связанных с выполнением трудовых (служебных) обязанностей;
  • незамедлительно сообщать нанимателю о допущенных ими либо ставших известными им фактах незаконного ознакомления со сведениями, составляющими коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведениями, составляющими коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, фактах незаконного использования этих сведений, фактах разглашения или угрозы разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведений, составляющих коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, а также о требованиях доступа к коммерческой тайне со стороны государственных органов и иных лиц;
  • подписать по требованию нанимателя обязательство о неразглашении коммерческой тайны;
  • передать нанимателю при прекращении трудового договора (контракта) находящиеся у них носители коммерческой тайны (ст. 16 Закона № 16-З).

 

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Трудовое законодательство устанавливает, что работник обязан:

  • добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, в том числе выполнять установленные нормы труда (п. 1 ч. 1 ст. 53 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК));
  • соблюдать установленный порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей (п. 9 ч. 1 ст. 53 ТК);
  • хранить государственную и служебную тайну, не разглашать коммерческую тайну нанимателя, коммерческую тайну третьих лиц, к которой наниматель получил доступ (п. 10 ч. 1 ст. 53 ТК).

Поэтому разглашение работником коммерческой тайны нанимателя, коммерческой тайны третьих лиц, к которой наниматель получил доступ, является нарушением трудовых обязанностей. При этом за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей работники несут ответственность, предусмотренную ТК и иными законодательными актами (ч. 2 ст. 53 ТК). Наниматель, обязанный рационально использовать труд работников (п. 1 ст. 55 ТК), вправе привлечь работника к ответственности за разглашение им коммерческой тайны нанимателя, коммерческой тайны третьих лиц, к которой наниматель получил доступ. Возникает вопрос: как сделать так, чтобы действия нанимателя по контролю за электронной перепиской работников не являлись противоправными?

Очень важно, чтобы контроль рабочей переписки работников по электронной почте производился не в целях любопытства, а непосредственно для защиты интересов организации и режима коммерческой тайны. Для этого необходимо зафиксировать в трудовом договоре, должностной инструкции, ЛНПА следующие положения:

  • работник обязан использовать выданную ему нанимателем электронную технику и компьютерное оборудование (компьютер, мобильный телефон, планшет) только для работы. Запрещается использование перечисленной техники в личных целях и для разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
  • работник обязан пользоваться корпоративной электронной почтой, предоставленной нанимателем, только для исполнения своих трудовых обязанностей, в том числе получения и передачи информации служебного характера. Хранение и передача информации, не являющейся служебной, запрещается;
  • электронная почта организации и переписка с ее использованием являются собственностью нанимателя. В целях защиты интересов организации и режима коммерческой тайны наниматель имеет право в любой момент проверить ее содержание.

Включение этих положений в ЛНПА, должностные инструкции и трудовые договоры позволит установить, что рабочая переписка работников по электронной почте не будет являться тайной, а наниматель вправе в любой момент проверить ее содержание на законных основаниях.

Пример 1. Раздел трудового договора об особых условиях.

18.1. Стороны договорились, что Наниматель является владельцем информации, хранящейся на серверах электронной почты организации, и в любой момент может получить к ней доступ в целях защиты коммерческой тайны Нанимателя, контроля за надлежащее исполнение Работником своих должностных обязанностей, предотвращения разглашения сведений конфиденциального характера.

Пример 2. Раздел Правил внутреннего трудового распорядка организации о праве нанимателя.

18. Наниматель имеет право:

18.1. В целях защиты коммерческой тайны Нанимателя, контроля за надлежащее исполнение Работником своих должностных обязанностей, предотвращения разглашения сведений конфиденциального характера Наниматель в любой момент для получения информации:

  • о содержании служебной переписки, отправляемой с использованием электронной почты;
  • о посещении Работником сети Интернета;
  • об открытии программного обеспечения,
  • имеет право доступа:
  • к персональному компьютеру;
  • к мобильному телефону;
  • к планшету;
  • и к другим техническим средствам, предоставленным Нанимателем Работнику.

Пример 3. Раздел Правил внутреннего трудового распорядка организации об обязанностях работника.

14. Для работников устанавливаются следующие обязанности:

14.12. Использовать предоставленные ему Нанимателем:

  • персональный компьютер;
  • мобильный телефон;
  • планшет;
  • другие технические средства, имеющие доступ в сеть Интернет;
  • программное обеспечение на этих технических устройствах, в том числе электронную почту организации, исключительно в целях исполнения своих должностных обязанностей.

Работник не имеет права использовать указанные технические средства и программное обеспечение в личных целях.

14.13. В случае поступления на электронный ящик организации корреспонденции личного характера немедленно ее удалить.

В обязательном порядке необходимо зафиксировать факт передачи работнику компьютера, мобильного телефона, планшета и других технических средств, принадлежащих нанимателю, которые будут контролироваться. Например, в акте приема-передачи работнику технических средств следует указать конкретную марку, модель и серийный номер:

«В соответствии с трудовым договором от 13.05.2019 № 57/2019 наниматель передает, а Работник для надлежащего исполнения своих должностных обязанностей:

  • мобильный телефон TeXet TM-128 (черный-красный);
  • планшет Apple iPad 2018 32GB серый космос.»

 

ОСОБЕННОСТИ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКОВ, РАЗГЛАСИВШИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Трудовой договор может быть прекращен в случае разглашения коммерческой тайны работником, имеющим к ней доступ (п. 6 ст. 47 ТК). По такому основанию можно уволить и работника, разгласившего коммерческую тайну нанимателя, если это выявлено в результате контроля рабочей переписки сотрудников по электронной почте. При увольнении по данному основанию не имеет значения, совершен проступок впервые или многократно, и не требуется выполнения процедур, предусмотренных ст. 46 ТК (предварительное уведомление или согласие профсоюза) и 282 ТК (согласие или предварительное уведомление районной (городской) комиссии по делам несовершеннолетних при увольнении работников моложе 18 лет).

Однако отдельным работникам при увольнении установлены определенные гарантии. Так, не допускается расторжение трудового договора по инициативе нанимателя с инвалидами, проходящими медицинскую, профессиональную, трудовую и социальную реабилитацию в соответствующих организациях независимо от срока пребывания в них (ч. 3 ст. 283 ТК).

Согласно ч. 1 п. 3 ст. 198 ТК увольнение за разглашение коммерческой тайны работником, имеющим к ней доступ (п. 6 ст. 47 ТК), не является мерой дисциплинарного взыскания.

Разглашение коммерческой тайны работником, имеющим к ней доступ, признается дискредитирующим обстоятельством увольнения (п. 6.7 Декрета Президента Республики Беларусь 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее — Декрет № 5). До увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан:

  • провести проверку допущенных им нарушений;
  • результаты проверки оформить актом (служебной запиской);
  • затребовать письменное объяснение работника.

При этом указанные акты (служебные записки) и объяснения подлежат хранению в организации не менее 5 лет (п. 7 Декрета № 5).

При увольнении работника за разглашение коммерческой тайны (например, выявленное в результате контроля рабочей переписки сотрудников по электронной почте) вносится следующая запись в трудовую книжку:

Пример записи в трудовую книжку  об увольнении за разглашение коммерческой тайны, выявленное в результате контроля рабочей переписки сотрудников по электронной почте

 

Звесткi аб працы Сведения о работе

ПК № 00000000

Нумар запiсу Номер записи Дата Звесткi аб прыёме на працу, пераводзе на iншую працу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт заканадаўчага акта)  Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт законодательного акта) На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
чысло число месяц месяц год год         
1 2 3 4
        Общество с ограниченной ответственностью «Эридан»  
1 14 01 2019 Принят на должность специалиста по продаже запасных частей в отдел реализации запасных частей Приказ от 14.01.2019 № 7-к 
2 24 05 2019 Уволен за разглашение коммерческой тайны в соответствии с пунктом 6 статьи 47 Трудового кодекса Республики Беларусь Директор Маслов И.П. Маслов Приказ от 24.05.2019 № 31-к

Как правило, в приказе в качестве основания увольнения за разглашение коммерческой тайны указывают:

1. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, подписанное работником.

2. Документы, подтверждающие разглашение коммерческой тайны (служебная записка, акт).

3. Письменное объяснение работника по факту разглашения коммерческой тайны (акт об отказе дать письменное объяснение).

4. Акт служебной проверки по факту разглашения коммерческой тайны.