Для госслужащих установлен отдельный порядок формирования и ведения личных дел

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 № 121 (далее — Постановление № 121) утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих (далее — Инструкция № 121), а также внесены некоторые изменения в Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденную постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2).

Личное дело государственного гражданского служащего

Появление Постановления № 121 связано с принятием Закона Республики Беларусь от 01.06.2022 № 175-З «О государственной службе» (далее — Закон № 175-З), основные положения которого вступили в силу с 1 сентября 2022 г. (полностью вступит в силу с 1 января 2023 г.).

Согласно ст. 1 Закона № 175-З государственная служба — это профессиональная деятельность граждан Республики Беларусь, занимающих государственные должности, осуществляемая в целях непосредственной реализации государственно-властных полномочий и (или) обеспечения выполнения функций государственных органов или должностных лиц Республики Беларусь.

В соответствии с ст. 2 Закона № 175-З система государственной службы включает в себя следующие виды:

• государственная гражданская служба;
• военная служба;
• служба в военизированных организациях.

В свою очередь, п. 1 ст.4 Закона № 175-З определено, что государственная гражданская служба (далее — гражданская служба)  — это вид государственной службы, представляющий собой профессиональную деятельность граждан Республики Беларусь на государственных гражданских должностях, а также на воинских должностях, подлежащих замещению офицерами, и должностях среднего, старшего и высшего начальствующего состава при их занятии в установленном законодательством порядке государственными гражданскими служащими в государственных органах.

Согласно ст. 18 Закона № 175-З сведения о прохождении гражданской службы отражаются в личном деле гражданского служащего, которое содержит анкетные данные. К личному делу приобщаются также документы об образовании, обучении, аттестации гражданского служащего и другие данные, в том числе персональные данные в соответствии с законодательными актами. Личное дело гражданского служащего формируется и ведется кадровой службой соответствующего государственного органа. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел гражданских служащих устанавливается Министерством юстиции по согласованию с Министерством труда и социальной защиты, если иное не установлено законодательными актами. Запрещаются сбор и внесение в личное дело гражданского служащего информации о частной жизни гражданского служащего или членов его семьи, других близких родственников, а также сведений о его вероисповедании.

В исполнение указанных норм и утверждена Инструкция № 121.

Изменения в Инструкции № 2

Постановлением № 121, как уже указывалось ниже, внесены также изменения в Инструкцию № 2.

Второе предложение п. 1 Инструкции № 2 теперь говорит, что положения этого документа не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, учащихся учреждений образования.

Часть 2 п. 2 Инструкции № 2 теперь устанавливает, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (из приведенного перечня исключены государственные служащие).

Также из Инструкции № 2 исключен абзац 4 п. 7, согласно требованиям которого при формировании личных дел государственных служащих в них дополнительно включается контракт.

Таким образом, порядок ведения личных дел обычных работников (не госслужащих), утвержденный Инструкцией № 2, не изменился.

Пунктом 3 Постановления № 121 установлено, что личные дела государственных гражданских служащих, сформированные до вступления в силу настоящего постановления, переформированию не подлежат.

Постановление № 121 вступает в силу с 7 сентября 2022 г.