Выдача копий документов и выписок из них: порядок обновился
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.01.2013 № 9 (далее ― постановление № 9) было внесено изменение в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением того же Министерства от 19.01.2009 № 4 (далее ― Инструкция по делопроизводству).
Вызвано это было, можно предположить, принятием чуть ранее постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее ― постановление № 1256).
На наш взгляд, каких-либо революционных перемен с принятием указанных выше нормативных актов не произошло, невооруженным, как говорится, глазом произошедших изменений не увидишь. Однако людям, имеющим непосредственное отношение к делопроизводству, коими и являются секретари, будет непростительно не обратить внимания на эти постановления.
И начнем наш краткий обзор с постановления № 1256, поскольку оно, как мы уже сказали, скорее всего, и послужило поводом для внесения изменения в Инструкцию по делопроизводству. Во всяком случае его заключительными положениями предписывалось республиканским органам государственного управления, иным государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, местным исполнительным и распорядительным органам в 3-месячный срок привести свои правовые акты в соответствие с данным постановлением. В свою очередь, «минюстовское» постановление № 9 содержит отсылку к «совминовскому» постановлению № 1256.
Порядок выдачи копий и выписок
Перед тем как приступать к анализу норм постановления № 1256, скажем, что оно заменило собой ранее действовавшее постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.02.2001 № 173 «О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц». Мы не будем вдаваться в сравнительный анализ, поскольку, можно смело предположить, что значительная часть нашей аудитории не была знакома и с ранее действовавшими нормами, поэтому просто опишем установленный на сегодняшний день порядок вещей.
Пунктом 1 постановления № 1256 установлено, что юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства:
― выдают копии исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе ИП, и юридическим лицам (далее ― обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами. Здесь же содержится условие о том, что в заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося лица;
― выдают обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и тому подобным). В этом случае в заявлении обратившегося лица (его представителя) должны быть указаны причины, по которым получение копии документа от другого юридического лица невозможно, а в случае отказа другого юридического лица от выдачи копии документа к заявлению должен быть приложен документ (либо его копия), подтверждающий отказ;
― выдают копии имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц. В запросе юридического лица (его представителя) о выдаче копии документа также должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося к нему лица.
Согласно п. 1.4 постановления № 1256 в выдаче указанных выше запрашиваемых документов может быть отказано, если:
― заявление (запрос) не соответствует требованиям законодательства об обращениях граждан либо об административных процедурах, а также настоящего постановления;
― выдача копии документа невозможна в связи с его утратой, истечением установленного актами законодательства срока хранения, неисправимым повреждением;
― в документе содержатся сведения, затрагивающие права и (или) законные интересы других лиц;
― в документе содержится информация, распространение и (или) предоставление которой ограничено в соответствии с законодательными актами;
― порядок выдачи запрашиваемой копии документа регулируется законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, а также иными законодательными актами;
― документ относится к дипломатической переписке.
Следует иметь в виду, что отказ в выдаче копии документа, в том числе копии документа другого юридического лица, должен быть мотивирован.
Согласно п. 1.5 постановления № 1256 юридические лица всех форм собственности, если иное не установлено законодательством, обязаны также свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления им обратившимися лицами (их представителями), если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов.
Запрещается свидетельствование верности копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность, военного билета, служебного удостоверения депутата, иных служебных удостоверений, свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца или дополнительной защиты в Республике Беларусь, свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь, а также других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.
Также не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности должны рассматриваться в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».
Кстати, они могут быть поданы в электронной форме посредством глобальной компьютерной сети Интернет на адрес электронной почты либо размещены в специальной рубрике на официальных сайтах юрлиц в глобальной компьютерной сети Интернет в соответствии с установленными законодательством требованиями к содержанию соответствующих сайтов. Но электронные заявления (запросы) должны соответствовать требованиям, установленным названным постановлением для письменных заявлений (запросов), а также содержать адрес электронной почты обратившегося лица (его представителя).
А вот выдача копии документа осуществляется обратившемуся лицу (его представителю) при его личном присутствии.
В п. 3 постановления № 1256 особо оговорено, что выписки из документов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, выдаются юридическими лицами в порядке, установленном настоящим постановлением для выдачи копий указанных документов.
Согласно п. 4 постановления № 1256 копии документов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются юридическими лицами в порядке, установленном Министерством юстиции. Тут-то мы и прослеживаем связь анализируемого нами документа с изменением, которое было внесено в Инструкцию по делопроизводству, но прежде чем перейти к нему и оставить в покое постановление № 1256, добавим, что оно вступило в силу 17 января 2013 г.
Порядок заверения
Относительно «минюстовского» постановления № 9, которым было внесено изменение в Инструкцию по делопроизводству, придется поступить несколько иначе, а именно провести некоторый сравнительный анализ с ранее действовавшей нормой ― п. 64 Инструкции по делопроизводству (Реквизит «Отметка о заверении копии»), коего и коснулось изменение.
Новая редакция этого пункта говорит о том, что копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.
Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа.
В новой редакции п. 64 Инструкции по делопроизводству говорится о том, что выписки из документов оформляются на общем бланке, в них слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа, например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.
Раньше в этом пункте о выписках ничего не говорилось, и вообще, как известно, существовала практика, когда слово «ВЫПИСКА», как и в случае с копией, проставлялось отдельно в правом верхнем углу и в название документа не включалось. Поэтому здесь особо стоит обратить внимание.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Здесь же приведен следующий пример оформления:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2008
На наш взгляд, пример не совсем удачный, потому что ниже в этом же пункте говорится о том, что копии и выписки, которые делаются «на вынос», то есть необходимы кому-то для предоставления вне организации, которая их выдает, должны удостоверяться печатью организации. В свою очередь, печать организации ставится на подпись руководителя или его заместителей. Понятное дело, если вы придете куда-то с копией, заверенной подписью инспектора отдела кадров А.Г. Леонова, и без печати ― с вами никто и разговаривать не станет, однако такой документ может вызвать сомнение, если на подписи инспектора отдела кадров будет стоять печать организации. Получается, этакая «Леонова грамота». Очевидно, тут что-то недосмотрели.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Например:
Верно
Подпись А.Г.Леонов
Здесь же установлено, что копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Вместо ранее существующего положения о том, что организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации, теперь в п. 64 Инструкции по делопроизводству установлено, что организация может заверять:
― копии тех документов, которые созданы в самой организации;
― документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
― документов, предусмотренных постановлением № 1256 и иными актами законодательства.
В заключение отметим, что изменение в Инструкцию по делопроизводству, внесенное постановлением № 9, вступило в силу 3 февраля 2013 г.
