Печать организации: изготовление, хранение, использование и уничтожение

На практике очень часто используются такие понятия, как «гербовая печать», «печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», «простая печать круглой формы», «официальная печать», «круглая гербовая печать», «печать предприятия» и т.п. Наличие множества терминов иногда затрудняет, а порой и вовсе не позволяет четко определить, что такое печать предприятия и каких видов она бывает.

Рассмотрим законодательное закрепление этих понятий.

Нужна ли печать организации?

Законодательством Республики Беларусь прямо не предусмотрена обязанность юридического лица иметь печать. Однако при совершении ряда действий печать обязательно требуется. Рассмотрим такие случаи:

―    согласно п. 2.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» для открытия текущего (расчетного) счета юридическое лицо должно предоставить в банк карточку с образцами подписей должностных лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и печати;

―    в соответствии с п. 1 ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее ― ГК) законодательством Республики Беларусь и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (например, скрепление печатью), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований;

―     ст. 186 ГК установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя, скрепленной печатью этой организации;

―     пункт 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30, определяет порядок, согласно которому вносимые в трудовую книжку сведения о работнике заверяются подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и его печатью;

―    одним из требований к документам, которые служат основанием для государственной регистрации сделок с недвижимым имуществом, является скрепление их печатью юридического лица (п. 2 ст. 67 Закона Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним»).

Полагаем, приведенных примеров достаточно, чтобы сделать однозначный вывод о том, что для осуществления хозяйственной деятельности юридическому лицу печать все же необходима.

Какие бывают печати?

Печать ― это предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было ставить оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания данным объектам определенного значения и (или) юридической силы.

Все существующие печати условно можно разделить на следующие виды:

―    главная печать организации (печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь или простая печать круглой формы);

―    иные печати (печати структурных подразделений, печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица);

―    штампы.

 Под главной печатью организации в настоящей статье понимаются два вида печатей юридического лица ― гербовая печать и простая печать круглой формы.

Главная печать имеет ряд существенных отличий от прочих печатей и штампов, которые отражены в таблице.

Таблица

Отличия главной печати от прочих печатей и штампов

Гербовая печать ― это печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, которую могут иметь лишь юридические лица, обладающие таким правом (Совет Министров Республики Беларусь, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные организации и т.д.) Такое определение можно дать исходя из п. 2 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189 (далее ― Инструкция о печатях с изображением герба). Перечень юридических лиц, имеющих право на изготовление гербовой печати, не является закрытым.

Следует отметить, что помимо каучуковой печати для удостоверений и специальных пропусков юридическое лицо может использовать малую металлическую или выжимную печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь (ч. 4 п. 3 Инструкции о печатях с изображением герба).

Простая печать ― это печать без изображения Государственного герба Республики Беларусь, представляющая собой металлическое (каучуковое, полимерное) изделие круглой формы, в центре которого располагается полное наименование юридического лица либо его эмблема, а по окружности указывается: «Республика Беларусь» и юридический адрес (город или район). Простая печать круглой формы является разновидностью главной печати организации.

Юридические лица, не имеющие права на использование гербовой печати, могут изготавливать один экземпляр простой печати круглой формы.

Если в законодательстве используется термин «печать» или «печать юридического лица», то, если не указано иное, под ним подразумевается именно простая печать круглой формы либо гербовая печать.

При заключении договоров, подписании ряда документов целесообразно требовать от контрагентов скрепления подписей главной печатью юридического лица, а не печатью структурного подразделения. Подпись должностного лица, уполномоченного подписывать  документы от имени организации, заверяется главной печатью юридического лица.

Печать структурного подразделения используется только для операций, входящих в компетенцию этого подразделения. Если отдел действует от имени самого юридического лица, на документах должен проставляться оттиск главной печати юридического лица.

К прочим печатям и штампам относятся печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, а также угловые, прямоугольные, треугольные и овальные штампы, пломбиры, нумераторы, клише, факсимиле, штемпели, блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, сейфов, дверей. Они изготавливаются по заявкам, подписанным руководителем юридического лица. Штампы используются юридическим лицом для регистрации документов, соблюдения конфиденциальности содержимого запечатанных конвертов и прочих целей.

Куда ставим печать?

Организация самостоятельно (на основании законодательства) определяет перечень документов, на которых проставляется главная печать. Так установлено ч. 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее ― Инструкция по делопроизводству). При этом следует иметь в виду, что ее оттиск должен ставиться на документах:

―     требующих особого удостоверения их подлинности;

―     удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц;

―     связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей. Это требование дополнительно установлено также и п. 5.23 СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее ―  СТБ 6.38-2004).

Оттиском главной печати заверяется подпись должностного (ответственного) лица организации, имеющего полномочия на подписание документов. При отсутствии у должностного лица права подписи проставление главной печати не придает этому документу юридической силы.

Согласно требованиям законодательства оттиск печати должен захватывать часть наименования  должности лица, подписавшего (утвердившего) документ, и его личной подписи.

Законодательство Республики Беларусь регулирует случаи, когда проставление гербовой печати обязательно,  они перечислены в Примерном перечне документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100. Так, ее следует ставить на документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц, на актах, в трудовых книжках и др.

В ситуациях, когда наличие оттиска главной печати на определенных документах необязательно, допускается ставить оттиск печатей отдела, прочих печатей и штампов. Такое, например, возможно при приеме корреспонденции или при проставлении на командировочных удостоверениях отметки о прибытии и убытии (п. 10 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).

Изготовление

Чтобы изготовить главную печать, необходимо разработать ее эскиз (с учетом соответствия размера будущей печати (а также размера и видов изображений на ней) требованиям законодательства). Хотя нужно отметить, что в большинстве специализирующихся на изготовлении печатей и штампов фирм сегодня это делается по заготовленным шаблонам, поэтому над разработкой эскиза самому можно не утруждаться, в специально разработанном бланке заявления вы только укажете текст своей печати и выберете понравившийся вам шаблон. Помимо этого, у юридического лица должно быть:

―     при размещении на главной печати Государственного герба Республики Беларусь ― право на это, предоставленное законодательными актами (п. 2 Инструкции о печатях с изображением герба);

―     при размещении товарного знака (знака обслуживания) ― свидетельство, подтверждающее данное право (см. Положение о порядке регистрации товарного знака и знака обслуживания, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2009 № 1719).

Официальное название юридического лица в тексте печати выполняется на белорусском и (или) русском языках. Не допускается включать в наименование слова и символы других  алфавитов.

После разработки эскиза необходимо определить, требуется ли юридическому лицу разрешение на изготовление главной печати. Большинству юридических лиц (хозяйственные товарищества и общества, унитарные предприятия, производственные кооперативы и т.д.) подобное разрешение не нужно. Им достаточно обратиться в специализированные штемпельно-граверные мастерские напрямую, представив:

―     заявление;

―     оригинал устава или учредительного договора со штампом, свидетельствующим о проведении государственной регистрации;

―     эскиз главной печати (если сами желаете);

―     документы, подтверждающие право на использование изображения Государственного герба Республики Беларусь, на товарный знак и т.д.

В мастерскую с заявлением об изготовлении главной печати и необходимыми документами обращается руководитель либо представитель, действующий на основании доверенности.

Если юридическому лицу требуется разрешение на изготовление главной печати (государственные органы и организации, религиозные организации и т.д.), ему нужно обратиться в уполномоченный орган с соответствующим заявлением, к которому прилагаются необходимые документы. Для изготовления печатей и штампов, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, разрешение не требуется.

 Хранение

Главная печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе. Запрещается хранить ее в других местах, а также передавать лицам, не имеющим права на хранение главной печати.

За хранение главной печати отвечает руководитель организации (либо лицо, имеющее право пользования такой печатью). При смене руководителя главная печать передается по акту приема-передачи. Руководитель может возложить ответственность за хранение и использование главной печати на одного из своих подчиненных, что оформляется приказом.

Учет печатей юридического лица должен вестись в специальном журнале, форму которого вправе установить само юридическое лицо (кроме случаев, когда форма утверждена в определенном порядке для конкретных организаций):

За противоправное виновное неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанностей, связанных с хранением и использованием главной печати, работник может привлекаться к дисциплинарной ответственности.

Замена главной печати (вследствие износа либо изменения указанных на печати данных) происходит по той же процедуре, что и получение новой печати (старые печати уничтожаются в установленном порядке).

При утере главной печати следует обратиться в органы внутренних дел с соответствующим заявлением (после проверки органы внутренних дел выдают разрешение на изготовление дубликата печати с буквой «Д»). Необходимо также самостоятельно принять меры к обнаружению утерянной печати, например, провести служебное расследование. Целесообразно сообщить об утере главной печати заинтересованным лицам (контрагентам и т.д.).

Уничтожение

По общему правилу главная печать, подлежащая уничтожению, сдается в органы внутренних дел (с приложением заявления и оттиска печати).

При ликвидации юридического лица, которому не требовалось разрешение на изготовление главной печати, ликвидационная комиссия (ликвидатор) предоставляет эту печать в регистрирующий орган. Если такое разрешение ранее выдавалось юридическому лицу регистрирующими органами, главная печать сдается для уничтожения в эти органы. Свидетельством об уничтожении главной печати является квитанция.

Печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, и штампы уничтожаются самим юридическим лицом с составлением специального акта.