Особенности оформления совместных документов

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция),  устанавливает правила ведения делопроизводства в организациях Республики Беларусь и порядок оформления документов.

В соответствии с этим нормативным актом документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Это требование относится в полной мере и к совместным документам.

Бланки

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный  постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, (далее — СТБ 6.38-2004) устанавливает два вида бланков: бланк для письма и общий бланк на которых оформляются организационно-распорядительные документы.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. В соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией. Государственные органы и иные государственные организации Республики Беларусь не могут самостоятельно воспроизводить Государственный герб Республики Беларусь, так как изготовление бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут осуществлять только полиграфические организации.

Распорядительные документы  (постановление, приказ, решение) оформляются на общем бланке. Письмо — на банке для письма. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться специальный бланк.

Если совместный документ оформляется государственными органами и иными государственными организациями Республики Беларусь не на бланке, изготовленном типографским способом, а на стандартном листе бумаги, то на нем Государственный герб Республики Беларусь не указывается.

В нормативных актах не указан порядок по размещению эмблемы при оформлении совместных документов.

Указание наименования организации

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями (постановление, приказ, решение, письмо),  оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций на таком листе располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, например:

Сокращенное наименование организации указывают в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации в скобках помещают ниже полного или за ним.

Вид документа

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.

В соответствии с Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11.08.2003 № 359, государственные органы и иные государственные организации могут издавать:

• проекты совместных документов министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;
• проекты совместных документов Национального банка и Совета Министров Республики Беларусь или министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;
• проекты совместных документов Национальной академии наук Беларуси и министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;
• проекты совместных документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов в форме  решений.

Не допускается принятие совместных документов министерствами, иными республиканскими органами государственного управления и местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами.

Не допускается принятие совместного документа организациями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другой.

Название вида документа указывают прописными буквами без разрядки центрованным способом.

Указание даты

Дата совместного документа одна и соответствует дате подписания документа последней организацией. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой,  год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 января 2013 г. следует записывать так: 25.01.2013 (точка после 2013 не ставится).

При подготовке проекта документа допускается указывать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим документ (п. 46, 101 Инструкции).

Регистрационный индекс

Регистрационный индекс создаваемых документов, состоит из порядкового регистрационного номера, который может  быть дополнен индексом по номенклатуре дел. На документах, составленных совместно двумя и более организациями, регистрационные индексы авторов документа проставляются каждой из этих организаций, через косую черту в порядке указания  (слева на право) авторов в документе. Например: 25/32.

Место издания

Реквизит «Место составления или издания» указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Место составления или издания документа указывают центрованным способом.

Заголовок

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 (210×297) должны иметь заголовок. Заголовок формулируется составителем документа. К совместному документу составляется заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста документа и грамматически согласовываться с его названием.

Например: Приказ об утверждении состава рабочей группы по проведению рекламной кампании(точка в конце заголовка не ставится).

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается.

Текст документа

Текст совместных документов имеет свою особенность, которая заключается в том, что текст излагается от первого лица множественного числа (постановляем, приказываем).

Текст распорядительных документов состоит из двух частей: констатирующей (или преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть в совместных документах отделяется от распорядительной словом ПОСТАНОВЛЯЮТ (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ), которое печатается с новой строки от левого поля прописными буквами (большими) без разрядки.

Текст печатается одинаковым шрифтом без текстовых выделений (подчеркивание, печатание в разрядку).

Визирование

В совместных документах  оформление визы не отличается от оформления визы в документах, автором которых является одна организация. Визировать совместные документы должны все уполномоченные на это лица во всех организациях — авторах совместного проекта документа. Реквизит «Виза» включает  в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись    Н.С.Швец

25.01.2013

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

Подпись

Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

 В реквизите «Подпись» указывается фактическая подпись лица, подписавшего документ. Совместные документы подписываются руководителями организаций, а в их отсутствие — лицами, исполняющими их обязанности. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Но не допускается ставить предлог «За»  или косую черту перед наименованием должности.

Подписи руководителей, подписавших совместный документ, располагаются ниже текста на одном уровне таким образом: если наименование организации расположено слева, то и подпись руководителя этой организации  размещается слева, соответственно справа будет находиться наименование другой организации и подпись ее руководителя.

 При подписании совместного документа подписи руководителей располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.

 Например:

Так как  совместные документы в основном оформляются не на бланках документа, то в реквизите «Подпись» необходимо указывать полное наименование должности с указанием наименования организации.

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа. Совместные документы должны печататься из расчета каждой организации-автору — по одному экземпляру. При этом на всех экземплярах должны быть подлинные подписи руководителей.

На совместных документах, оформленных не на бланках, для удостоверения их подлинности ставится печать организации.