К вопросу об экспертизе ценности документов

Тема экспертизы ценности документов, на наш взгляд, крайне слабо разработана в отечественном  архивоведении. Сегодня можно совершенно уверенно говорить, что в Беларуси нет фундаментальных трудов по вопросам теории и практики архивного дела в нашей стране.

Затронутая нами проблема лишь в общих чертах  рассматривается в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций. Однако цель нашей статьи — дать представление работникам делопроизводственных и архивных служб о том, что такое экспертиза ценности документов организации, это ни в коей мере не попытка восполнить пробел в научной разработке теории архивного дела в Беларуси.

Необходимость в разговоре на заданную тему вызвана еще и тем, что в организациях, особенно негосударственной формы собственности, понятие «экспертиза ценности документов» понимается как функция специально предназначенного для этого государственного органа.

Экспертиза ценности документов — это определение научно-исторической и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.

Иными словами, все документы, которые создаются в организации в процессе ее деятельности, имеют свой срок хранения, который, в свою очередь, зависит от ценности этих документов.

Принципы и критерии оценки документов

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов. Принципы тесно связаны, а точнее даже неотделимы от критериев оценки документов. Традиционно выделяют три основных критерия: критерий происхождения, критерий содержания и критерий внешних особенностей документов. Рассмотрим каждый по отдельности.

Критерий происхождения учитывает, какова роль и место организации в системе государственно управления или негосударственной  сфере деятельности, в системе функционирования определенной отрасли, значимость функций, выполняемых данной организацией. Этот критерий учитывает также время и место образования документов. По этому критерию, например, для постоянного хранения выделяются документы высших органов власти и управления.

Чтобы было понятно, приведем такой пример. Всем известна структура  управления системой  образования в нашей стране: Министерство образования Республики Беларусь, далее — областные и районные управления образования. Документы названных органов управления поступают на государственное хранение. Только Министерство образования является источником комплектования государственного архива республиканского уровня — Национального  архива Республики Беларусь, областные управления образования передают документы на государственное хранение в областные архивы, а документы районного управления образования поступают на хранение в зональный государственный архив. Документы же средних общеобразовательных школ в государственные архивы не поступают, потому  что основные документы, характеризующие деятельность учреждения (например, планы, отчеты, бухгалтерские балансы, штатные расписания и др.), имеются в районных управлениях образования и поступают на государственное хранение в составе документов районных управлений.

Критерий содержания учитывает значимость событий или явлений, отраженных в документе, значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах, вид и разновидность документа. Этот критерий, например, действует при определении сроков хранения таких документов, как устав организации, свидетельство о регистрации, учредительный договор и многих других документов, которые хранятся постоянно.

К критериям внешних особенностей документов относятся юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей), наличие резолюций, помет, особенности передачи текста и материальной основы документа, его физического состояния. Этим критерием объясняется тот факт, что на постоянное хранение поступают оригиналы документов, имеющие подписи руководителей, но ни в коем случае не проекты документов. Копии документов хранятся в исключительных случаях  и только при отсутствии оригиналов.

При определении ценности (сроков хранения) документов рекомендуется использовать все перечисленные выше критерии в комплексе.

Это и есть реализация на практике принципов экспертизы: историзма, всесторонности и комплексности.

Однако бывает иногда так, что на постоянный срок хранения определяются документы, в отношении которых нельзя использовать в комплексе все названные принципы и критерии. Речь в данном случае идет о документах, созданных много лет назад, так называемых исторических документах. Здесь может большую роль играть только материал, на котором создан документ или внешние атрибуты оформления документа, или только содержание документа. Например, расписка о том, что в годы войны актер театра за выдающиеся творческие достижения награждался отрезом на костюм, будет интересна потомкам своим содержанием, поскольку отражает дух времени. Записка управляющего домами Правительства БССР, написанная на трофейном немецком бланке, также будет представлять интерес — здесь важен критерий внешних особенностей документа, в котором проявляется принцип историзма.

Первый этап: составление номенклатуры дел

В каждодневной деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций независимо от форм собственности экспертиза ценности документов — это процесс достаточно рутинный и не связанный с какими-либо потрясающими историческими документами, так как касается он определения сроков хранения документов своей организации.

Первоначально этот процесс происходит при составлении номенклатуры дел организации и формировании дел в соответствии с номенклатурой. Ведь главное в номенклатуре дел не только то, что мы систематизируем документы, важнее всего то, что мы  определяем срок хранения этих систематизируемых документов. Это фактически и есть на практике  проведение экспертизы ценности документов, первый ее этап. При определении сроков хранения документов используются перечни типовых документов и ведомственные перечни документов с указанием сроков их  хранения.

Перечни типовых документов разрабатываются Государственной архивной службой Республики Беларусь и определяют сроки хранения типовых документов, то есть документов, наиболее  часто встречающихся, характерных для всех организаций.

В настоящее время в Республике Беларусь действует Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Для определения сроков хранения специфических документов, характерных для того или иного ведомства, например, системы здравоохранения, лесного хозяйства и др., центральными органами управления (министерством здравоохранения, министерством лесного хозяйства и т.д.) разрабатываются  ведомственные или отраслевые   перечни, которые утверждаются  руководящим органом Государственной архивной службы. На сегодняшний день это Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее —Департамент).

А вот в том случае, если  в перечнях типовых документов и в ведомственных перечнях документов не предусмотрена какая-либо разновидность документов, тогда экспертная комиссия организации (ЭК) принимает решение о сроках хранения этого вида документов и согласовывает этот срок хранения документов с Центральной экспертно-методической комиссией Департамента.

На первом этапе проведения экспертизы ценности документов (при составлении номенклатуры дел) необходимо четко представлять себе, к какому списку относится ваша организация.

Государственные архивы страны все организации рассматривают с точки зрения источников комплектования архива. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, составляют Список № 1. К этой категории организаций по срокам хранения документов приравниваются все организации негосударственной формы собственности. Названные организации при определении сроков хранения документов используют графу 3 перечней типовых документов. Организации, которые не являются источником комплектования государственных архивов, относятся к Списку № 2 и используют при определении сроков хранения своих документов графу 4 перечней типовых документов.

Использование разных граф перечней приводит к тому, что один и тот же вид документов у различных организаций имеет различные сроки хранения. Например, штатные расписания в организациях Списка № 1 и организациях негосударственной формы собственности имеют срок хранения «постоянно», а в организациях Списка № 2 хранятся 10 лет и т.д. 

Подготовка документов к передаче на хранение

Второй этап проведения экспертизы ценности документов происходит при подготовке документов к передаче на ведомственное хранение (Список № 2) и передаче на постоянное хранение в государственный архив (Список № 1). На этом этапе происходит отбор документов в соответствии с номенклатурой дел организации и оформление их в соответствии с архивными требованиями.

Экспертиза ценности документов на этом этапе осуществляется обязательно путем полистного просмотра дел. Изымаются дублетные экземпляры, черновики, копии документов, документы с временными сроками хранения. По итогам экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства в структурных подразделениях составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Экспертиза экспертизы

Третий этап проведения экспертизы ценности документов осуществляется уже в ведомственном архиве. При приеме документов на хранение проверяется качество проведенной в структурных подразделениях  экспертизы ценности документов, то есть насколько правильно осуществлен отбор документов и формирование дел. Далее поступившие в архив документы временного срока хранения после истечения срока их хранения выделяются к уничтожению, но обязательно с полистным просмотром дел.

Аналогично экспертиза ценности документов проводится при передаче документов на постоянное государственное хранение. Сотрудники государственного архива тщательно проверяют качество проведенной в организации экспертизы ценности документов. По итогам проведенной экспертизы ценности документов в ведомственном архиве и при передаче на хранение в государственный архив составляются сводные описи дел постоянного хранения (организации списка № 1 и негосударственной формы собственности) и по личному составу (для всех организаций).

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно  работниками службы ДОУ — документационного обеспечения управления (канцелярии, секретариата, общего отдела и др.) совместно с членами экспертной комиссии организации под методическим руководством архива.

Некоторые выводы

Чтобы обобщить все сказанное нами выше и, как говорят в школе,  закрепить пройденный материал, подведем итоги.

Первое. Вопреки бытующему представлению процесс экспертизы ценности документов в организации проводит служба ДОУ и экспертная комиссия самой организации, а не какой-то специальный государственный орган. Иное дело, что проведение экспертизы ценности основано на нормативных документах, разработанных Государственной архивной службой страны.

Второе. Экспертиза ценности документов осуществляется в  три этапа:

• при формировании дел  в соответствии с номенклатурой дел организации в структурных подразделениях;
• при подготовке дел к передаче на ведомственное хранение или в государственный архив;
• в архиве организации после истечения сроков хранения документов с временным сроком хранения.

Третье, оно же последнее и главное. Всю эту трудоемкую работу, которая называется проведением экспертизы  ценности документов, а  по сути — это определение сроков хранения документов, нужно рассматривать как определение сроков жизни тех или иных документов с перспективой на будущее. Никогда не нужно забывать о том, что по тем документам, которые мы оставим на постоянное или долгосрочное  хранение  через много лет наши потомки будут  изучать тот временной промежуток истории, в который мы с вами живем, ведь документы — это явление материальной культуры, то, что остается после нас.