Секретарь, к проверке Госархивнадзора будь готов!

Точно так же, как бухгалтеры заранее готовятся к приходу налоговой инспекции, зачастую предваряя ее приход приглашением аудиторов, секретари должны периодически в своей организации  производить ревизию своей работы в области архивного дела и делопроизводства. Ведь нас тоже проверяют государственные структуры.

 Кто проверяет секретарей?

Контролирующей структурой в нашей сфере является Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее — Государственная инспекция). Ее деятельность регулируется Положением о Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.05.2012 № 487 (далее — Инструкция).

Согласно этому документу Государственная инспекция создается в пределах штатной численности Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее — Департамент) и осуществляет государственный контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь.

Инструкцией установлено, что в систему Государственной инспекции входят государственные инспекторы архивов и делопроизводства в областях и г. Минске, а также институт внештатных инспекторов архивов и делопроизводства.

Задачами Государственной инспекции являются:

-  осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;

-  установление причин, порождающих нарушения требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, содействие в их устранении;

-  предупреждение нарушений законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Инструкция определяет следующиефункции Государственной инспекции:

-  проведение в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности плановых и внеплановых проверок соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства проверяемыми субъектами;

-  ведение административного процесса в отношении лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;

-  внесение предложений руководителям проверяемых субъектов о применении мер дисциплинарного взыскания к лицам, действия (бездействие) которых повлекли нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;

-  участие в установленном порядке в подготовке проектов нормативных правовых, технических нормативных правовых актов по вопросам совершенствования архивного дела и делопроизводства, осуществления контрольной (надзорной) деятельности;

-  обобщение результатов проведенных проверок в виде справок, статей, докладов, сообщений, а также информации на официальных интернет-сайтах Министерства юстиции и Департамента;

-  изучение и внедрение в практику работы отечественного и зарубежного опыта организации и методики осуществления контрольной деятельности.

Государственная инспекция имеет права, определенные законодательными актами для контролирующих (надзорных) органов.

Возглавляет Государственную инспекцию главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь. Государственными инспекторами архивов и делопроизводства в областях и г. Минске являются руководители структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных и Минского городского исполнительных комитетов. Состав внештатных инспекторов Государственной инспекции формируется из числа наиболее квалифицированных работников структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных и Минского городского исполнительных комитетов, государственных архивных учреждений, а при необходимости — территориальных (городских или районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов по представлению их руководителей и утверждается директором Департамента.

Государственным и внештатным инспекторам архивов и делопроизводства выдаются удостоверения установленной Департаментом формы.

По сложившейся практике Государственную инспекцию в профессиональных кругах называют еще Госархивнадзором.

Что посмотрят в первую очередь?

Теперь, уже зная наш контролирующий орган в лицо, перейдем к вопросу о том, на что же обращает внимание Госархивнадзор при проведении проверки?

Прежде всего проверяющих интересует наличие в организации локальных нормативных  актов  по делопроизводству и архивному делу. Речь идет о наличии  таких основных документов, как:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об архиве;
• положение об экспертной комиссии;
• номенклатура дел.

Далее рассматривается комплекс вопросов, связанных с организацией  делопроизводства, подготовкой документов к последующему хранению.

Первым, что у вас потребуют проверяющие, это приказ  о назначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность дел в структурных подразделениях. В связи с этим  обратите внимание на дату  издания такого приказа. Если за время, прошедшее с  даты  издания приказа, произошли изменения в штатном составе и некоторых ответственных давно уж нет в вашей организации, обновите их состав новым приказом.

Аналогично, кстати, нужно поступить и с экспертной комиссией, о полномочиях и порядке создания которой мы рассказывали в предыдущем номере. Если в вашей организации не было до сих пор экспертной комиссии, необходимо ее создать, персональный состав утвердить приказом руководителя организации, необходимо также разработать положение об экспертной комиссии. Однако если экспертная комиссия уже  создана ранее, посмотрите на ее состав. При необходимости внесите изменения, а если отсутствует половина ее членов в связи с увольнением или по каким-либо другим причинам, есть смысл издать приказ и утвердить новый состав экспертной комиссии. Акцентируем ваше внимание на этих простых вещах потому, что зачастую в организациях на вопрос, есть ли у вас экспертная комиссия, отвечают положительно, но в качестве доказательства предъявляют приказ 1997 года, где из перечисленного состава в организации остались работать в лучшем случае один-два человека.

Далее любая проверка обязательно поинтересуется, каков порядок и формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, как организована система контроля за исполнением документов.

Особенное внимание при проведении Госархивнадзором проверки всегда уделяется порядку ведения делопроизводства по обращениям  граждан.

Следующий  блок вопросов связан с тем, соответствует ли составление и оформление документов в вашей организации Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (бланки документов, реквизиты).

Разумеется, не останется без внимания такой важнейший делопроизводственный документ, как номенклатура дел организации (год утверждения, согласования с архивным учреждением или вышестоящей организацией, ежегодное заполнение итоговой записи в номенклатуре дел), формируются ли дела в соответствии с номенклатурой дел, формирование и оформление дел, законченных делопроизводством.

Архив организации — дело важное и ответственное!

Отдельное и особо важное значение при проведении Госархивнадзором проверки будет уделено архиву организации. В первую очередь поинтересуются условиями хранения документов, а именно:

• наличием архива, положения об архиве, штата архива (при отсутствии штатного работника – наличием ответственного за архив);
• характеристикой помещения архива, его оборудованием.

Не останется без внимания проверяющих количество дел, хранящихся в архиве, порядок поступления документов в архив, размещение документов в архиве, состояние дел,  наличие плана эвакуации документов.

Важное значение имеет учет документов: наличие описей дел постоянного хранения и по личному составу, их утверждение и согласование, хронологические рамки, количество дел. Напоминаем в этой связи, что документы постоянного хранения создаются только в организациях, являющихся источником  комплектования государственных архивов (Список № 1) и в организациях негосударственной формы собственности, индивидуальных предпринимателей. Описи дел постоянного хранения организаций Списка № 1 должны быть утверждены экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) архивного учреждения, организаций негосударственной формы собственности — экспертной комиссией (ЭК) вышестоящей организации при ее наличии. Описи дел по личному составу организаций Списка № 1 согласовываются на заседаниях ЭПК или ЭМК архивного учреждения, организаций Списка № 2 (организации, не являющиеся источником комплектования государственных архивов) и негосударственной формы собственности согласовываются на заседаниях ЭК вышестоящей организации при ее наличии.[1]

Госархивнадзор проверит порядок  выделения документов к уничтожению, наличие актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Должен также вестись учет использования документов, хранящихся в архиве (проверят наличие журнала учета дел, выданных во временное пользование).

Не останется без внимания проверяющих и выдача справок социально-правового характера, сроки исполнения, оформление справок в соответствии с действующими правилами.

Пресловутый человеческий фактор…

Мы перечислили основной  круг вопросов, на который, уважаемые коллеги, вы должны обратить внимание. Разумеется, всех нюансов предусмотреть нельзя, главное в данной ситуации — знание нормативных документов в области архивного дела и делопроизводства и соответствие им в вашей работе.

Откровенно говоря, написала последнюю фразу и задумалась, поймав себя на мысли, что не всегда можно сослаться на нормативные документы. Происходит это по следующим причинам: в разных нормативных документах иногда один и тот же вопрос рассматривается по-разному.

Кроме того, я сторонник  четкости и ясности в изложении требований, что не всегда наблюдается в нормативно-методических документах. Например, в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, разработанных сотрудниками БелНИИДАД и Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь, ничего не говорится о том, можно  или нельзя  при составлении  сводной номенклатуры дел использовать форму таблицы. Однако в приведенном в Методических рекомендациях  примере номенклатуры дел организации использована табличная форма номенклатуры дел. Действительно, при повсеместном использовании компьютерной техники форма таблицы очень удобна во всех отношениях  для работы. В то же время работники Национального архива Республики Беларусь при проверках и согласованиях номенклатур дел бескомпромиссно требуют исключить табличную форму. Есть ли для этого основания или это просто дань тем далеким временам, когда описи печатались не на компьютере, а на печатных  машинках? Вопрос не покажется вам мелким и праздным, если при проверках вам укажут на этот момент в качестве замечания.

 Следующий момент. В названных  рекомендациях используется такая формулировка «Каждый раздел сводной номенклатуры дел, как правило, (выделено нами),  печатается с новой страницы». Из этого можно сделать  вывод, что не запрещено использование  такого  расположения разделов номенклатуры дел, когда перечень заголовков дел структурных подразделений следует в сводной номенклатуре дел друг за другом с использованием, конечно же, резервных номеров. Печатание разделов номенклатуры дел с нового листа, вероятно, обусловлено лишь тем, что при каких-либо внесениях  изменений в номенклатуру дел структурного подразделения после ее согласования и утверждения, облегчается процесс замены  нужного раздела. Однако стоит ли узаконивать этот не совсем законный процесс. По крайней мере, на мой взгляд, нет оснований для замечаний в адрес составителя номенклатуры дел, который использовал принцип последовательного расположения разделов в сводной номенклатуре дел. Но моя точка зрения расходится, как выяснилось, с позицией работников Национального архива Республики Беларусь.

Подобный перечень нестыковок и неточностей в нормативно-методических документах можно было бы продолжать и дальше. Например, я никогда не соглашусь с тем принципом нумерации сдаточных описей дел структурных подразделений, который регламентирован Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Считаю, что  номер описи должен  зависеть от срока хранения сдаваемых на хранение дел, например, постоянного хранения — № 1, по личному составу — № 2,  временного (свыше 10 лет) хранения — № 3, временного (до 10 лет) хранения — № 4, а не от индекса структурного подразделения по номенклатуре дел. Тем более что при составлении сводных описей государственные архивы пользуются общепринятой нумерацией: № 1— дела постоянного хранения, № 2 — дела по личному составу (75 лет хранения). Зачем же тогда изобретать другой принцип нумерации для сдаточных описей дел структурных подразделений?  Моя логика такова: всегда за основу нужно  брать более  постоянную величину. Структура организации  подвержена изменениям, посему служить постоянной основой не может. А что говорить об организациях без определенной структуры с небольшой штатной численностью?

Я понимаю, что мои вопросы носят в большей степени риторический характер, и я не жду сейчас ответа на эти и другие накопившиеся у меня вопросы. Просто мне хочется, уважаемые коллеги, чтобы вы всегда вдумчиво воспринимали все положения нормативно-методических документов, а требования проверяющих воспринимали не на веру, а доказательно. В тех же случаях, когда в нормативных документах нет согласия или какие-то ситуации не предусмотрены, для собственного спокойствия и порядка необходимо эти моменты регламентировать  локальными нормативными документами, в частности, предусмотреть эти позиции в инструкции по делопроизводству вашей организации.

Таким образом, говоря о том, что мы должны быть готовы к встрече с Госархивнадзором, я имела  в виду также и то, что мы должны быть готовы  отстоять свою точку зрения. Однако это ни в коей мере не  имеет отношения к  обоснованию нашей бездеятельности и халатного отношения к делу. Думаю, это понятно.