Документирование управленческой деятельности

Сегодня мы продолжим анализ нормативных документов, которые необходимо знать секретарям. Основным объектом нашего внимания, как и прежде, будет Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция).

Согласно п. 9 Инструкции документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы). Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

Установлено, что электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП). Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дата, регистрационный индекс, резолюция, отметка о поступлении и др. Особенная часть может содержать дополнительные данные, в том числе необходимые для проверки ЭЦП. Особенная часть располагается в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Инструкцией определено, что юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

• акты законодательства Республики Беларусь;
• решения судов;
• предписания государственных органов и должностных лиц;
• поручения вышестоящих организаций;
• осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

В п. 10 Инструкции подчеркивается, что организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

Согласно п. 11 Инструкции совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.), издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

Если какие-либо вопросы обсуждаются назаседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее — заседания), то ход обсуждения этих вопросов фиксируется в протоколах.

А вот решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

Организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается (п. 13 Инструкции).

Организации на основании нормативных правовых актов, определяющих их задачи и функции, издают (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

Пунктом 15 Инструкции установлено, что право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее — УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» — перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее — табель). Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ. Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1 к Инструкции. Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Важное значение имеют такие элементы документа, как его реквизиты, в частности, для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
• дата;
• регистрационный индекс;
• подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.

Согласно п. 19 Инструкции документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Документы в электронном виде (электронные документы) оформляются в порядке, установленном п. 220 Инструкции. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

Важно также знать, что согласно п. 20 Инструкции каждый лист документа должен иметь поля:

• левое – 30 мм;
• правое – не менее 8 мм;
• верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель.

Это имеет принципиальное значение при последующем хранении документов, например, когда их нужно сшивать.

В последующих статьях мы поговорим о реквизитах документа, бланках, требованиях к их текстам и оформлению и других не менее важных моментах, которые необходимо знать секретарю.