Требования к текстам документов

Продолжая анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), сегодня рассмотрим ее совсем небольшую, но очень важную главу 5 «Требования к текстам документов».

Пунктами 67 и 68 Инструкции установлено, что текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Подчеркивается, что языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются оба государственных языка – белорусский и русский. Однако, тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке. Инструкция предписывает авторам документов строить предложения согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

Согласно пункту 72 Инструкции в тексте документа не допускается употребление:

• просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
• иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
• нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
• аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
• ненормативной лексики.

Установлено, что тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы. Кстати, главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, при этом точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

В свою очередь, пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Например:

2.1. 2.2. 2.3.

Подчеркивается, что нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, а подпунктов – сквозной для каждого пункта.

А вот абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

Согласно пункту 74 Инструкции в тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Пунктом 76 Инструкции установлено, что в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др. А вот в распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

Как видим, требований к самим текстам документов в Инструкции не так уж и много. Однако, они должны соблюдаться, ведь правильно оформленный документ не только приятно в руках держать, но и удобнее читать, воспринимать изложенную в нем информацию.