Необходимо ли создавать в ТС номенклатуру дел? Если да, то кого включать в ЭК, если в штате всего 3 административных сотрудника, остальные - рабочие. Также, в случае если ТС решит сократить штат, путем найма обслуживающих организаций, в штате и вовсе останется 2 сотрудника. Насколько я понимаю, приказать правлению участвовать в комиссии я не могу.
Номенклатура дел обязательна в любой организации.
Согласно п. 150 Инструкции по делопроиводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При этом, в п. 2 Инструкции определено, что она устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
О том, зачем нужна номенклатура дел, подробнее можете почитать в отдельной статье на нашем сайте.
Что касается экспертной комиссии, то по общему правилу она назначается приказом руководителя организации в составе не менее трех человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер.
В свою очередь, такой локальный нормативный акт как приказ может распространяться только на лиц, с которыми у ТС имеются трудовые отношения. Поэтому, естественно, будет неправильно, если председатель правления ТС приказом включит в состав экспертной комисии членов правления, которые не являются работниками ТС.
Однако создание экспертной комиссии в ТС в силу специфики этого юридического лица можно оформить и протоколом правления, а не приказом руководителя. Правлением можно принять решение о включении в состав комиссии заместителя председателя правления, кого-то из членов правления и главного бухгалтера.
Такая практика имеет место в общественных органиациях, где вообще нет штата. Мы полагаем, что имеет право быть эта практика и в ТС.
Александр ГОРБАЧ, юрист
