Апостиль: что это такое и куда его ставят?

В правосознании некоторой части наших людей, к сожалению, до сих пор господствует миф  о том, что любая сделка, тем более внешнеэкономическая, нуждается в санкции со стороны государства. Особой популярностью при этом пользуются нотариальное удостоверение, а также снабжение документа иными официальными печатями и прочими реквизитами.

 

С 1 января 1993 г. Беларусь присоединилась к Гаагской конвенции от 05.10.1961, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (далее — Гаагская конвенция, Конвенция). К сожалению, до сих пор встречается взгляд на процедуру, ей предписываемую, как на своего рода международное нотариальное удостоверение сделок. Между тем функции у апостилирования и у нотариального удостоверения принципиально разные:

• нотариальное удостоверение, прежде всего, предполагает правовую экспертизу сделки со стороны лица, совершающего данное нотариальное действие. В случае положительного результата на соответствующем документе проставляется отметка, подтверждающая соответствие сделки требованиям законодательства;
• апостиль – это специальная отметка, проставляемая на документе, который уже содержит одну официальную отметку (нотариуса, суда или иного государственного органа). Его цель — подтвердить, что в данном государстве действительно существует такой орган, причем он обладает всеми необходимыми полномочиями для составления и(или) заверения документа.

Таким образом, если нотариальное заверение ограничивается почти исключительно сферой гражданско-правовыхсделок, то апостилирование относится к административно-правовойсфере и подтверждает не факт совершение сделки, а полномочия должностного лица или органа (в том числе и самого нотариуса, если он предварительно удостоверил сделку). Кроме того, у процедуры нотариального удостоверения и апостилирования разная территориальная привязка: первая служит, главным образом, для «внутреннего» пользования (то есть в пределах данного государства), тогда как вторая служит исключительно для использования за рубежом.

Ниже мы рассмотрим основные положения Гаагской конвенции, попутно указав на некоторые заблуждения, связанные с ее толкованием.

 

Сфера применения и сущность Гаагской конвенции

Как гласит преамбула и само название, целью Гаагской конвенции является избежание требования дипломатической или консульской легализации. Суть последней состоит в следующем. При легализации иностранного документа, предназначенного для действия на территории нашей страны, консул Беларуси личной подписью и печатью консульского учреждения свидетельствует подлинность подписей на документах, удостоверенных властями консульского округа или исходящих от них. В случае отсутствия в стране дипломатического представительства или консульского учреждения Республики Беларусь можно поступить по-другому: документ может быть легализован в Консульском управлении Министерства иностранных дел путем освидетельствования на документе подлинности подписи должностного лица дипломатического представительства государства, от властей которого исходит документ, и аккредитованного в Республике Беларусь[1].

Если же речь идет о белорусском документе, предназначенном для действия за границей, то, соответственно, применяется симметричная описанной процедура легализации через консульства этого государства в Беларуси.

Таким образом, Гаагская конвенция не учреждает некий «международный нотариат», а лишь упрощает существующие дипломатические процедуры подтверждения подлинности иностранных документов, выступая в качестве альтернативы дипломатической или консульской легализации (ст. 2 Конвенции). При этом речь идет только об иностранных «официальных» документах. Какие документы являются официальными, говорится в ст. 1 Гаагской конвенции:

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административные документы;
• нотариальные акты;
• официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем Конвенция не распространяется на:

• документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
• административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Таким образом, любые документы частного характера не подпадают под процедуру апостилирования. Под понятие частных, а не официальных документов подпадают и любые договоры, доверенности и иные документы гражданско-правового характера (за исключением тех, что подлежали нотариальному или иному официальному удостоверению). Кстати, подобные выводы содержатся и в письме Государственного налогового комитета Республики Беларусь от 10.09.1998 № 01-03-09/5753 «О легализации документов», подготовленном в соответствии с разъяснениями Министерства юстиции и Министерства иностранных дел Республики Беларусь. В нем отмечается, что в рамках международных договоров официальными документами считаются документы:

• выданные судом, прокуратурой;
• выданные исполнительно-распорядительными органами;
• нотариально удостоверенные;
• приравненные к нотариально удостоверенным законодательством каждой из договаривающихся сторон.

Однако одновременно отмечается, что действие Гаагской конвенции не распространяется на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операциям (договоры дарения, займа, купли-продажи, документы о получении наследства и т.п.). В то же время в данном письме отмечается, что если уполномоченные органы страны – участницы Гаагской конвенции сочтут возможным проставить апостиль на коммерческом документе, то он будет иметь юридическую силу на территории любой из стран-участниц без дальнейшей легализации.

В случае применения Гаагской конвенции единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.

 

Форма апостиля

Форма апостиля — это квадрат размером не менее 9*9 см, с текстом на французском языке, который может дополнительно дублироваться, и на втором языке (в Беларуси согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 15.12.1992 № 754 «О мерах по реализации положений Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей необходимость легализации иностранных официальных документов»  — на белорусском). Но заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть именно на французском. Заметим, однако, что на практике это требование ст. 4 Гаагской конвенции часто не соблюдается[2]. Оформляться апостиль может как на самом документе, так и на отдельном листе.

Согласно ст. 5 Гаагской конвенции апостиль, заполненный надлежащим образом, удостоверяет:

• подлинность подписи;
• качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ;
• в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на самом апостиле, не требуют никакого заверения.

Однако обратим внимание, что документ составленный за рубежом на иностранном языке и затем апостилированный, должен, как правило, сопровождаться переводом на белорусский (русский) язык. Верность такого перевода с одного языка на другой, в свою очередь, для действия в Беларуси в случаях, предусмотренных законодательством, должна быть нотариально засвидетельствована.

Апостилирование является процедурой более простой, чем дипломатическая или консульская легализация (хотя бы потому, что документ сразу может действовать на территории не одной, а многих стран), однако применяться оно может только между странами – участниками Гаагской конвенции. На сегодняшний день в ней участвуют более 50 государств (среди них такие развитые, как США, Великобритания, Германия, Япония, Франция, Швейцария и др.).

Однако в соответствии со ст. 3 Гаагской конвенции двусторонними или многосторонними соглашениями между государствами может быть предусмотрена еще более льготная процедура, исключающая применение Гаагской конвенции. Имеются в виду так называемые соглашения о правовой помощи. В настоящее время Республика Беларусь заключила такие соглашения со странами СНГ[3], а также с Польшей (26.10.1994), Литвой (20.10.1992), Латвией (21.02.1994), Китаем (11.01.1993), Вьетнамом (14.09.2000). Также действуют некоторые соглашениям бывшего СССР: с Чехией (12.08.1982), Венгрией (15.07.1958), Италией (25.01.1979), Кубой (28.11.1984), Финляндией (11.08.1978). Как правило, данные соглашения признают документы, выданные компетентными органами одного государства на территории другого, без дополнительных процедур легализации. В некоторых случаях необходим только перевод с иностранного языка, заверенный нотариально.

Таким образом, существуют 3 процедуры подтверждения иностранных официальных документов, расположенные ниже в порядке возрастающей сложности:

Процедура	Страна	Суть процедуры
Признание иностранных документов за рубежом	Государства, с которыми заключены соглашения о правовой помощи	Как правило, иностранный документ признается без дополнительных формальностей
Апостилирование	Участницы Гаагской конвенции	Проставление апостиля официальным органом
Легализация	Все остальные страны, не указанные выше	Документ легализуется либо дипломатическим (консульским) учреждением Республики Беларусь в данной стране, либо МИДом после свидетельствования его иностранным дипломатическим (консульским) учреждением

Апостиль, согласно ст. 5 Гаагской конвенции, проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Однако апостилироваться он должен только компетентным органом того государства, в котором документ был совершен (ст. 3). Поэтому, например, нельзя обратиться в компетентный орган Республики Беларусь за проставлением апостиля на документе, исходящем с территории другого государства – участника Гаагской конвенции.

 

Практические вопросы

Перечень органов, которые могут апостилировать документы, определяется не Гаагской конвенцией, а национальным законодательством каждого государства. В нашей стране эти вопросы регулирует Перечень административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 (далее — Перечень). Согласно п. 18.19 Перечня проставление апостиля на официальном документе, составленном на территории Республики Беларусь, непосредственно в Республике Беларусь осуществляют:

• Министерство образования Республики Беларусь;
• Министерство юстиции Республики Беларусь;
• Главное консульское управление, консульский пункт Министерства иностранных дел Республики Беларусь.

За пределами страны на это уполномочены дипломатические представительства, консульские учреждения Республики Беларусь.

Перечнем также установлено, что за проставление апостиля взимается госпошлина в размере 0,5 базовой величины (за пределами Республики Беларусь — 0,5 базовой величины в иностранной валюте по официальному курсу, установленному Национальным банком на день уплаты).

Что касается сроков выполнения данной административной процедуры, то внутри страны установлен срок в 1 день со дня предъявления документа, а при необходимости проведения специальной проверки, запроса документов и (или) сведений от других государственных органов, иных организаций — 15 дней; за пределами республики Беларусь — 5 дней со дня получения необходимых документов из Республики Беларусь.