Грамотно составленная база данных телефонов — незаменимый инструмент каждого секретаря. В ней вы без труда найдете номер клиента и пригласите его на встречу, по телефону оповестите отсутствующих в офисе работников о предстоящем корпоративе, поздравите партнера с праздником. С помощью базы данных телефонов можно делать смс-рассылку потенциальным заказчикам с рекламой ваших товаров и услуг.
Еще в древности люди научились надежно прятать и шифровать секретные документы. Например, во время правления династии египетских фараонов конфиденциальную информацию записывали на… обритых головах рабов. Волосы отрастали, и прочесть записи было невозможно. На Руси свитки тайных документов хранили в сундуках, которыми заведовали так называемые «ларники». Наверняка на вашем компьютере найдется информация, которую желательно скрыть от посторонних глаз. Современные технологии и программные продукты позволяют хранить данные на компьютере без риска их утечки и похищения.
Работа секретаря напрямую связана с организацией и планированием рабочего времени. От того, насколько эффективно сотрудник выполняет свои задачи, зависят профессиональные успехи начальника. До недавнего времени основным атрибутом помощника руководителя был увесистый ежедневник, в котором хранилось огромное количество информации, в том числе, конфиденциальной: номера телефонов, адреса, графики встреч и деловых переговоров. Поток указаний, распоряжений, задач не стихает с утра до вечера. Как упорядочить лавину информации и наладить спокойный рабочий ритм?
Частное предприятие в г. Барановичи оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, работающих на общеустановленной системе налогооблажения, упрощенной системе налогооблажения, а также субъектов хозяйствования, работающих на едином налоге.
Формирование товарного ассортимента, заказ, создание системы учета, хранения и выдачи канцелярских товаров – наиболее регулярно повторяющийся вид работы по обеспечению жизнедеятельности офиса. Несмотря на то, что сегодня все больше функций берет на себя компьютер, бумагу еще никто не отменил. А где бумага, там карандаши, ручки, маркеры, скрепки, степлеры, дыроколы, скоросшиватели и еще множество мелочей, без которых сложно представить работу современного офиса.
Давным-давно, на заре моей карьеры, придя работать секретарем-референтом на вновь созданное предприятие, я с первых дней поняла, что имел в виду мой будущий руководитель, говоря на собеседовании, что нужна «настоящая хозяйка офиса». В свой первый рабочий день я переступила порог абсолютно пустого помещения, в котором рабочие спешно заканчивали ремонт. У нас не было ровным счетом ничего: ни мебели, ни оргтехники, да и сотрудников на тот момент кот наплакал.
Как известно, хорошее начало — половина дела. Даже самый сильный спортсмен, зазевавшись на старте и упустив какие-то доли секунды, рискует распрощаться с мечтой об олимпийском золоте, как бы ни выкладывался и ни старался догнать соперников. Точно так же и в секретарской работе: если не взять быка за рога с самого начала, то потом вместо того, чтобы спокойно работать, решая дела текущие, придется разбираться еще и с многочисленными мелкими проблемами, пусть не критичными для жизни компании, но весьма неприятными. А ведь если позаботиться обо всем с самого начала, то таких «мелких пакостей» вполне можно избежать и трудиться себе в свое удовольствие.
Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 30.04.2013 № 33 (далее — постановление № 33) были утверждены новые Санитарные нормы и правила «Требования к микроклимату рабочих мест в производственных и офисных помещениях» (далее — Санитарные правила № 33) и Гигиенический норматив «Показатели микроклимата производственных и офисных помещений» (далее — Гигиенический норматив). Постановление № 33 вступило в силу с 16 апреля 2013 г., при этом его текст был официально опубликован лишь 14 июня 2013 г., то есть через два месяца после его принятия.
Аренда нынче дорога. Поэтому многие компании, выбирая место для офиса и планируя офисное пространство, руководствуются прежде всего ценой вопроса. Это вполне понятно и объяснимо. Но нельзя не учитывать тот факт, что для многих сотрудников немаловажно, куда именно им придется ездить на работу, некоторые даже готовы отказаться от хорошего места, если к нему придется добираться полтора-два часа с тремя пересадками.
Позвонил мне давеча один мой приятель и пожаловался, что в разгар сезона отпусков попал в больницу с аппендицитом: стало плохо на работе, обратился в санчасть, его осмотрели, вызвали скорую и отправили прямиком на операционный стол.