Сроки хранения документов: с 27 октября вносятся изменения

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 115 (далее — постановление № 115) внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» (далее — постановление № 140).

Изменено название постановления № 140 — «О перечне типовых документов».

В новой редакции изложен п. 1 постановления № 140 — «Установить перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1.»

Для сравнения, ранее действующая редакция говорила следующее: «Установить перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1».

Главное же изменение заключается в том, что в новой редакции изложено приложение 1 к постановлению № 140 и теперь оно называется «Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» (далее — перечень).

Отметим, что перечень применяется при составлении номенклатуры дел с целью определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, организаций и индивидуальных предпринимателей.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Таким образом, при составлении номенклатуры дел на 2023 год в декабре следует внимательно ее сверить с новой редакцией перечня.

Отметим главное, на наш взгляд, изменение в перечне. Ранее графа «Сроки хранения документов» подразделялась на две:

• в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;
• в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

В новой редакции перечня графа «Сроки хранения документов» подразделяется на три графы:

• в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов;
• в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 процентов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов;
• в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей.

Здесь необходимо отметить, что принятие постановления № 115 связано с вступлением в силу с 27 октября 2022 г. Закона Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»» (далее — Закон № 163-З), которым вносятся многочисленные изменения в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон № 323-З).

В ст. 2 Закона № 323-З устанавливается, что источники комплектования государственных архивов — это государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности или на протяжении жизни которых образуются документы Национального архивного фонда, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

В свою очередь, документ Национального архивного фонда — это документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства.

Постановление № 115, как и Закон № 163-З, вступает в силу с 27 октября 2022 г.