Национальный архивный фонд: понятие, предназначение, составляющие

Общеизвестна истина о том, что за частным не всегда мы можем рассмотреть общее. Так и в архивном деле, занимаясь  каждодневно архивом своей  организации, мы абсолютно не задумываемся о том, что мы не просто обеспечиваем сохранность, учет и использование документов организации, но мы обеспечиваем сохранность, учет и использование документов Национального архивного фонда (НАФ).

А ведь на самом деле, наш архив — это маленькая ячейка, маленькая частичка того, что составляет национальное достояние, национальное богатство.

Понятие НАФ

Согласно определению, которое содержится в Законе Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон), Национальный архивный фонд — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа.

Необходимо отметить, что понятие «Национальный архивный фонд» — явление историческое. Оно возникло и вошло в оборот после 1991 г. и тесно связано по времени с созданием Республики Беларусь как самостоятельного, независимого государства. Впервые нормативно это понятие было закреплено в Законе Республики Беларусь от 06.10.1994 №  3277-ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», который сегодня уже признан утратившим силу.

До 1991 г. использовалось понятие «Государственный архивный фонд СССР», оно включало в себя совокупность документов, которая отражала материальную и духовную жизнь всех народов, входящих в состав этого огромного, ныне уже не существующего, государства. Как Государственный архивный фонд СССР, так и Национальный архивный фонд являются результатом централизации архивного дела в руках государства. В дореволюционной России архивы являлись собственностью учреждений, частных предприятий и отдельных лиц, которые распоряжались ими по своему усмотрению. С установлением советской власти стало возможным существование централизации архивного дела.  Декрет от 01.06.1918 «О реорганизации и централизации архивного дела» положил начало созданию Единого государственного архивного фонда.

С тех пор прошло много лет, и прав был поэт Сергей Есенин, когда писал: «Лицом к лицу лица не увидать. Большое видится на расстоянии».

Сейчас особенно отчетливо видно, что только централизация архивного дела в руках государства позволила и позволяет обеспечить сохранность документов, несмотря ни на какие политические изменения.

Можно сколько угодно говорить о конъюнктурном подходе к документам на разных этапах политического развития государства, об уничтожении документов  в интересах  политической элиты в переломные годы исторического развития, однако это не умаляет заслуг государства  в решении таких вопросов, как создание и развитие архивного дела, создание Единого государственного архивного фонда, а ныне — Национального архивного фонда.

Состав Национального архивного фонда

Статьей 9 Закона № 323-З определено, что в состав Национального архивного фонда входят:

• правовые акты;
• управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация;
• информационные ресурсы (базы данных и другие массивы информации в информационных системах);
• кино-, фото-, фоно- и  видео-документы;
• живописные и графические изображения;
• научные, литературные, нотные и иные рукописи и тексты;
• дневники, мемуары;
• документы по личному составу и другие виды документов  независимо от вида носителя информации.

Иными словами, в состав НАФ входят документы государственных органов, организаций, независимо от формы собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Национальный архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственная часть НАФ формируется из документов Национального архивного фонда государственных органов, государственных организаций, включенных в списки источников комплектования государственных архивов. Негосударственные организации включаются в эти списки только с их согласия на основании договора хранения.

Списки источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются один раз в пять лет. Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь утверждает списки комплектования государственных архивов республиканского уровня. Списки комплектования областных и зональных государственных  архивов утверждают соответствующего уровня местные исполнительные и распорядительные органы. Государственная часть НАФ может пополняться также путем дарения, получения в наследство, покупки ценных документов, находящихся в собственности юридических и физических лиц, а также поступивших из других государств. 

Таким образом, государственную часть Национального архивного фонда составляют документы:

• государственных предприятий, учреждений, структур земского и сословного самоуправления, действовавших на территории, составляющую современную территорию Республики  Беларусь до 1917 г. Эти документы хранятся в Национальных исторических архивах в г. Минске и г. Гродно;
• Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной комиссии Республики Беларусь по выборам и проведению республиканских референдумов, министерств, других республиканских органов государственного управления, государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов,  организаций, расположенных  на территории Республики  Беларусь;
• государственных организаций, воинских формирований, находившихся или находящихся за пределами Республики Беларусь;
• организаций, доля государственной собственности в уставном фонде которых составляет более 50%;
• республиканских государственно-общественных объединений, политических партий и других общественных объединений, союзов, ассоциаций, образовавшихся до введения их регистрации в установленном порядке и хранящихся в государственных архивах;
• религиозных организаций, образовавшихся до отделения церкви от государства;
• организаций и граждан, поступивших из-за рубежа;
• документы политических и военных деятелей, деятелей науки, искусства, культуры и иных сфер государственной и общественной жизни, имеющие историческое значение и хранящиеся в государственных архивах, музеях, библиотеках. Эти документы, как правило, составляют  личные фонды и коллекции и поступают на хранение от самих деятелей или их потомков, наследников.  Сотрудниками  государственных архивов проводится в этом  направлении большая и кропотливая работа не только по выявлению такого рода документов, но и по передаче их на государственное хранение.

В свою очередь, негосударственная часть Национального архивного фонда формируется из документов, находящихся в собственности:

• республиканских государственно-общественных объединений, политических партий и других общественных объединений, союзов, ассоциаций, образовавшихся после введения их регистрации в установленном порядке;
• религиозных организаций, образовавшихся после отделения церкви от государства, то есть после 1917 г.;
• документы граждан, образовавшихся на протяжении их жизни, их семьи, или приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности.  

Состав государственной и негосударственной части НАФ предельно конкретно обозначен в Законе № 323-З.

Главное понять  одну простую  вещь: независимо от того, какой формы собственности является ваша организация, документы постоянного хранения и по личному составу, которые создаются в процессе  ее деятельности, составляют Национальный архивный фонд, и наша задача — обеспечить сохранность этих документов, их учет и использование.

Для этого необходимо, чтобы документы содержались в порядке, были правильно сформированы, оформлены и учтены в соответствии с требованиями  нормативных актов в области архивного дела. Это кажется простым и понятным, но, к сожалению, далеко не все это делают. В каждодневной суете мы не задумываемся о том, что пройдет время и по сохраненным нами документам люди, которые придут после нас, будут изучать наше время, время, в котором мы с вами жили, а история вашей организации составит страничку в этой летописи.

Мне немало лет, и я не боюсь показаться смешной из-за того, что кому-нибудь мои слова могут показаться наивными или пафосными. Просто это мое убеждение, в этом  смысл моей работы как профессионального архивиста. Но это уже другая тема.