На предприятии отсутствует должность секретаря. Приказов о назначении ответственных за общее делопроизводство, архив и делопроизводство по обращениям граждан нет. Означает ли это, что в таком случае ответственным будет являться директор предприятия? Возможно ли назначить ответственного по указанным вопросам любого работника, не дополняя должностной инструкции новыми обязанностями? Какие варианты возможны в данном случае?
Руководители организаций в любом случае отвечают за всю деятельность организации, в том числе и за делопроиводство. Так, согласно ст. 5 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц" руководители организаций, индивидуальные предприниматели несут персональную ответственность за ненадлежащую работу с обращениями. Что касается общего делопроиводства, то согласно п. 7 Инструкции по делопроиводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.
Тем не менее, п. 9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, содержит требование, согласно которому в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.
Таким лицом может быть бухгалтер, юрисконсульт, иной работник. Однако в любом случае в должностной инструкции такого работника должны быть отражены и эти обязанности (ответственного за архив, ответственного за делопроиводство по обращениям граждан и юридических лиц и т.д.).
Александр ГОРБАЧ, юрист
