В соответствии с ч. 2 ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронноцифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
Таким образом, если вы хотите использовать факсимиле подписи директора при заключении договоров, то, строго следуя приведенной выше норме законодательства, необходимо предварительно получить на это согласие ваших контрагентов, которое может быть оформлено в виде письменного соглашения. Использование факсимиле в отсутствие такого соглашения при возникновении конфликтной ситуации может стать формальным основанием для признания договора незаключенным.
Следует учитывать, что не будут иметь юридической силы документы с факсимиле вместо подлинной подписи банковского характера, первичные учетные документы. Так, согласно ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» в редакции Закона Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-З первичные учетные документы среди прочих обязательных реквизитов должны содержать должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи. Аналогичные требования к подписанию документов содержит и банковское законодательство.
Использование факсимиле на различных внутренних локальных актах (приказах, инструкциях и пр.), организационно-распорядительных документах также будет сомнительно, поскольку и трудовое законодательство, и правила делопроизводства содержат требование о том, что подобные документы должны подписываться лично.
Поэтому если в организации постоянно отсутствуют лица, обладающие правом подписи, либо ввиду большой загруженности этих лиц проблематично своевременно получить их подпись, целесообразнее специальной доверенностью уполномочить других лиц (например, заместителей начальников отделов) на подписание соответствующих документов.
Если вы все же используете факсимиле, то необходимо приказом руководителя организации назначить лицо, ответственное за порядок пользования и хранения факсимиле. В приказе также должен быть определен и сам порядок пользования и хранения.
Александр ГОРБАЧ, юрист
