Пунктом 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция) установлено, что приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно­хозяйственным вопросам.

Эта же норма запрещает объединять в одном распорядительном документе вопросы по основной деятельности и по личному составу, в то время как подобного запрета, который касался бы вопросов по основной и по административно­хозяйственной деятельности, нет. Это можно объяснить тем, что иногда очень сложно провести границу между данными вопросами, к тому же они могут решаться параллельно. Поэтому если приказ, регулирующий административно­хозяйственные вопросы, будет «зачислен» в приказы по основной деятельности, большой ошибки не будет. Хуже, если случится наоборот.

Такое разделение прежде всего обусловлено разными сроками хранения указанных документов. Необходимо помнить, что:

• документы по основной деятельности хранятся постоянно;
• по административно­хозяйственным вопросам - 5 лет после проведения налоговыми органами проверки;
• по личному составу - 75 лет (с дополнительной литерой «К») и 3 года (с дополнительной литерой «Л»).

Литера «К» добавляется к индексу в приказах о приеме, увольнении, перемещении, переводе, поощрении, премировании, а также в приказах о длительных и зарубежных командировках; литера «Л» ¾ в приказах о предоставлении отпусков, взысканиях, назначениях дежурных, командировках, оказании материальной помощи. Как видим, приказ о назначении материально ответственного лица в приказы по личному составу не входит. Не может он относиться и к приказам по административно­хозяйственным вопросам, поскольку эти приказы могут быть уничтожены через 3 года после проверки, а материально ответственное лицо в это время будет продолжать работать. Следовательно, такой приказ должен относиться к приказам по основной деятельности.

Более детально разобраться в сроках хранения документов вам поможет Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Этот документ устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Он же служит также базой при разработке номенклатуры дел организации. Ознакомьтесь с ним, и у вас не будет проблем с отнесением документов к той или иной категории.

Александр ГОРБАЧ, юрист