Бюллетени или заявления о досрочном голосовании: какие документы нужно применять на общем собрании организации собственников?

Автор: Юрий МОРОЗОВ, юрист - .

Судебная практика показывает, что легитимность решений общего собрания зависит не только от соответствия их законодательству, но и от выполнения процессуальных норм при их принятии. Имеют место случаи, когда законные по своей сути решения признаются судом недействительными ввиду несоблюдения императивных предписаний относительно формы их проведения. В данном материале мы рассмотрим существующие виды общих собраний и документы, применяемые в ходе голосования.

 

В правоприменительной практике часто встречается условное подразделение общих собраний членов организации собственников на очные и заочные. Соглашаясь в целом с логикой данной классификации, необходимо сделать оговорку, что она не вполне соотносится с терминологией, употребляемой в Жилищном кодексе Республики Беларусь (далее – ЖК), и не всегда точно отражает сущность описываемых явлений. Так, системный анализ норм ЖК позволяет выделить две формы проведения общего собрания в организациях собственников:

1) общее собрание, предполагающее возможность личного присутствия члена организации собственников («очное»);

2) общее собрание, проводимое в форме письменного опроса («заочное»).

В связи с тем, что отличия данных форматов имеют важное значение в рамках рассматриваемой темы, представляется необходимым произвести их краткое разграничение.

 

1. Общее собрание, предполагающее возможность личного присутствия члена организации собственников («очное»)

Положения ст. 166 ЖК, посвященные данной форме общего собрания, прямо не указывают, что оно должно проводиться очно (слово «очный» в принципе не употребляется в главе 29 ЖК, регулирующей деятельность организаций собственников). Вывод о том, что такого рода мероприятие предполагает личную явку участников, можно сделать на основании следующих норм права:

  • ч. 2 п. 7 ст. 166 ЖК, в которой установлены альтернативные способы участия в общем собрании в случае, «если член организации собственников не может лично присутствовать на собрании»;
  • абз. 4 п. 4 ст. 179 ЖК, закрепляющий право члена организации собственников «присутствовать на общих собраниях ее членов»;
  • ч. 3 п. 4 ст. 186 ЖК, в соответствии с которой отсутствие кворума на общем собрании не является препятствием для принятия решений по вопросам повестки дня при условии присутствии не менее двух членов организации собственников (данное правило актуально в случае, если общее собрание созвано в порядке п. 4 ст. 186 ЖК).

Более того, о необходимости сбора членов организации собственников в одном месте свидетельствует и п. 10 ст. 166 ЖК, в соответствии с которым общим собранием избирается председатель, который ведет это собрание. В случае письменного опроса, очевидно, необходимость ведения мероприятия отсутствует: участники совместного домовладения не собираются в одном месте, а заполняют бюллетени для голосования единого образца (п. 9 ст. 166 ЖК).

Условность такого определения, как «очное» общее собрание, заключается в том, что не каждое такое мероприятие полностью проходит в очном формате. Безусловно, в той или иной степени он в любом случае имеет место, поскольку на собрании должны присутствовать его председатель и секретарь (на практике по желанию участников может избираться и счетная комиссия, хотя это не является обязательным, поскольку наличие такого органа не предусмотрено ЖК). Все остальные члены организации собственников имеют право выбора: явиться на общее собрание лично либо проголосовать досрочно.

В случае, когда один или несколько участников воспользуются своим правом на досрочное голосование, общее собрание в целом не утратит очную форму, поскольку определенное количество членов организации собственников все же будет присутствовать на мероприятии. Вместе с тем, за счет досрочно проголосовавших добавится еще и дистанционная (фактически заочная) форма участия.

С учетом изложенного далее по тексту словосочетание «очное собрание» будет употребляться с учетом описанной выше оговорки, а именно того факта, что при таком формате некоторое количество участников может проголосовать досрочно, то есть без личной явки на мероприятие.

 

2. Общее собрание, проводимое в форме письменного опроса («заочное»)

Из п. 8 ст. 166 ЖК усматривается, что данная форма общего собрания применяется «при необходимости», однако конкретные критерии, свидетельствующие о ее наличии, на законодательном уровне не закреплены. Решающим фактором, как правило, являются сугубо практические соображения: при проведении очного мероприятия достаточно сложно обеспечить кворум. Кроме того, необходимость сбора в одном месте может быть сопряжена с дополнительными расходами по аренде помещения.

Следует отметить, что активное применение письменных опросов не всегда положительно оценивается членами организаций собственников: в некоторых случаях инициативная группа прямо указывает в своем требовании о необходимости проведения общего собрания именно в очной форме. Обязано ли правление исполнить требование в данной части?

Для ответа на поставленный вопрос необходимо учесть, что в силу п. 6 ст. 166 ЖК письменное требование инициативной группы «должно включать в себя предполагаемую повестку дня общего собрания (собрания уполномоченных) членов организации собственников». Правление организации собственников, в свою очередь, обязано принять решение о созыве внеочередного общего собрания в течение семи дней с даты получения такого требования (кроме случаев, когда не соблюден порядок его подачи). 

Таким образом, нормы ЖК, регулирующие порядок рассмотрения требования о проведении общего собрания, не предусматривают каких-либо полномочий инициативной группы в части предопределения формы мероприятия. 

3. Документы, применяемые при голосовании в различных формах

Приведенное выше разграничение имеет прямой практический интерес, поскольку от формы общего собрания зависит не только порядок его проведения, но и выбор документов для проведения голосования. Рассмотрим каждый случай отдельно.

 

3.1. Документы, применяемые при голосовании на общем собрании в очной форме

Необходимо отметить, что ЖК не устанавливает конкретных требований к порядку голосования лиц, лично явившихся на общее собрание. Соответственно, при проведении очного мероприятия могут применяться любые не противоречащие законодательству способы (поднятие рук, поднятие карточек и пр.) на усмотрение правления, уполномоченного на подготовку и проведение общего собрания согласно абз. 6 ст. 169 ЖК. Кроме того, само общее собрание имеет право разрешить любой вопрос, относящийся к компетенции правления, в том числе и избрать наиболее удобный способ голосования (ч. 5 п. 1 ст. 167 ЖК).

Потребность в документальном сопровождении голосования возникает в том случае, когда член организации собственников не может лично присутствовать на очном собрании. В такой ситуации он вправе либо выдать доверенность представителю, либо проголосовать досрочно путем подачи инициатору общего собрания заявления в письменной форме, отражающего его мнение по вопросам повестки дня. Такие заявления учитываются при подсчете кворума и результатов голосования (ч. 2 п. 7 ст. 166 ЖК).

Заявление, отражающее мнение по вопросам повестки дня, может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронной форме. При этом прием заявлений, полученных посредством электронного уведомления, оформляется инициатором общего собрания в форме протокола, который хранится постоянно (ч. 2 п. 7 ст. 166 ЖК).

Результаты голосования (как лично явившихся участников, так и проголосовавших досрочно), отражаются в протоколе общего собрания, который оформляется секретарем и подписывается председателем общего собрания (п. 11 ст. 166 ЖК).

 

3.2. Документы, применяемые при голосовании на общем собрании в форме письменного опроса

В отличие от очного общего собрания, при проведении письменного опроса применяется не заявление, а бюллетень для голосования единого образца, установленного правлением организации собственников. Данный документ вручается каждому члену организации собственников под роспись либо направляется заказным письмом с уведомлением. Действующая редакция ЖК закрепляет право использовать и другие способы направления (вручения), если это предусмотрено решением общего собрания либо собрания уполномоченных (п. 8 ст. 166 ЖК).

Требования к содержанию бюллетеней для голосования определены в ч. 1 п. 9 ст. 166 ЖК. Заполнив данный документ, член организации собственников подписывает и направляет его по указанному в бюллетене адресу либо иным способом, предусмотренным решением общего собрания или собранием уполномоченных (ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК).

Результаты голосования подсчитываются на заседании правления, которое должно состояться не ранее чем через пятнадцать дней после даты окончания письменного опроса, и оформляются протоколом об итогах письменного опроса. Бюллетени для голосования хранятся в делах организации собственников в течение пяти лет, а протоколы – постоянно (ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК).

Важно! Зачастую на практике имеет место ошибка, состоящая в том, что протокол об итогах письменного опроса подписывает председатель общего собрания, избранный в ходе голосования. Вместе с тем, ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК прямо устанавливает, что данный документ должен быть подписан всеми членами правления организации собственников.

 

3.3. Применение бюллетеней для голосования на очном общем собрании: есть ли противоречие законодательству?

Выше были рассмотрены классические ситуации, при которых:

  • на очном общем собрании применяются заявления в письменной форме, отражающие мнение по вопросам повестки дня (в том случае, когда член организации собственников не может явиться лично);
  • на собрании, проводимом в форме письменного опроса, используются бюллетени для голосования единого образца.

Вместе с тем, на практике имеют место случаи, когда письменное голосование применяется не только при письменном опросе, но и в ходе очного общего собрания. Рассмотрим данную ситуацию более подробно.

Целесообразность данной меры вполне понятна, поскольку каждый член ТС либо ЖСПК имеет свою долю в общем имуществе и, соответственно, свое количество голосов. А коль так, то в случаях, когда решения принимаются не единогласно, довольно сложно подсчитать результаты голосования: пока участники держат руки или иным образом выражают свое волеизъявление, необходимо идентифицировать каждого из них, определить количество принадлежащих ему голосов и записать данные сведения, чтобы учесть при итоговом подсчете. Очевидно, что при значительном числе членов организации собственников такой процесс не только трудозатратен, но и сопряжен с допускаемыми в спешке ошибками. В этой связи при проведении очных общих собраний иногда используется письменное голосование посредством бюллетеней, заявлений или документов с иными названиями.

Как уже указывалось в п. 3.1, ЖК не устанавливает конкретных требований к порядку голосования лиц, лично явившихся на общее собрание, в связи с чем заполнение каких-либо документов, отражающих мнение по повестке дня, не противоречит законодательству.

Важно! Во избежание ошибок и неверных толкований важно отграничить данные документы от иных документов для голосования, прямо предусмотренных законодательством, а именно заявлений в письменной форме, отражающих мнение по вопросам повестки дня (ч. 2 п. 7 ст. 166 ЖК), и бюллетеней для голосования единого образца (п. 8 ст. 166 ЖК). Во избежание такого смешения целесообразно в том числе использовать иное наименование (например, «опросные листы» или любое другое название, не содержащее слов «заявление» или «бюллетень»).

 

4. Выводы автора

Таким образом, форма общего собрания определяет состав документов, применяемых при проведении голосования и оформлении его результатов. Для удобства сравнения основные отличия представлены в следующей таблице:

  Критерий разграничения Очное общее собрание Письменный опрос
1 Документы, применяемые при голосовании Заявления в письменной форме, отражающие мнение по вопросам повестки дня – при невозможности личной явки на мероприятие (ч. 2 п. 7 ст. 166 ЖК) Бюллетени для голосования единого образца (п. 8 ст. 166 ЖК)
2 Документы, в которых отражаются результаты голосования Протокол общего собрания (ч. 1 п. 11 ст. 166 ЖК) Протокол об итогах письменного опроса (ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК)
3 Лица, подписывающие протоколы Протокол оформляется секретарем и подписывается председателем общего собрания (п. 11 ст. 166 ЖК).

Все члены правления (ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК)

Наш telegram-канал