Порядок работы с электронными документами: вносятся изменения

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 117 (далее — постановление № 117) внесены изменения в Инструкцию о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее — Инструкция).

Принятие постановления № 117 связано с вступлением в силу с 27 октября 2022 г. Закона Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»» (далее — Закон № 163-З), которым вносятся многочисленные изменения в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Напомним также, что согласно Закону Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»  электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ.

В новой редакции п. 1 Инструкции устанавливается, что она определяет порядок работы с электронными документами (далее – ЭД) в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации) с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а в случаях, определенных Инструкцией, – в иных информационных системах организаций. Положения Инструкции в части документирования управленческой деятельности (составление, оформление, согласование проекта ЭД, его подписание, утверждение), а также регистрации и контроля исполнения ЭД распространяются на ЭД, относящиеся к системе организационно-распорядительной документации. Положения Инструкции в части организации работы с документами (формирование электронных дел, оперативное хранение ЭД, подготовка ЭД к передаче в архив организации или уничтожению) распространяются на всю управленческую документацию (плановую, организационно-распорядительную, государственную статистическую отчетность, расчетно-денежную и другие).

Новая редакция ч. 1 п. 4 Инструкции говорит, что порядок работы с ЭД в организации определяется локальными правовыми актами, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета.

Инструкция дополнена п. 9¹, который устанавливает, что функционирующая в организации АС ДОУ должна поддерживать единый процесс работы с ЭД и включать в себя:

• подготовку проектов ЭД с оформлением установленных реквизитов;
• согласование проектов ЭД;
• представление проектов ЭД на подпись (утверждение) руководителю;
• регистрацию и контроль исполнения ЭД;
• защиту ЭД;
• поиск ЭД;
• организацию оперативного хранения ЭД;
• формирование электронных дел;
• передачу ЭД на хранение в архив организации;
• уничтожение ЭД, не подлежащих хранению.

Из Инструкции исключена глава 2 «Порядок включения электронных документов в номенклатуру дел».

Многочисленные изменения претерпели практически все главы Инструкции. В новой редакции изложено приложение к Инструкции «Состав, правила заполнения обязательных реквизитов РКК для входящих, исходящих и внутренних ЭД».

Постановление № 117, как и Закон № № 163-З вступает в силу с 27 октября 2022 г.