Правила работы с документами в электронном виде: внесены изменения

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 116 (далее — постановление № 116) внесены изменения в Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее — Правила).

Принятие постановления № 116 связано с вступлением в силу с 27 октября 2022 г. Закона Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»» (далее — Закон № 163-З), которым вносятся многочисленные изменения в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон № 323-З).

Отметим, что согласно Закону № 163-З документ в электронном виде — это документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств. Документ в электронном виде не стоит путать с электронным документом, согласно Закону Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»  электронный документ — это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ.

В частности, п. 2 Правил дополнен нормой, согласно которой их действие не распространяется на работу с научно-технической документацией в электронном виде.

Устанавливается также, что функции архива организации в части работы с документами в электронном виде и хранения документов в электронном виде обеспечиваются информационной системой архива организации.

В п. 7 Правил дается новое определение термина «информационная система архива организации» – это защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации.

Новая редакция п. 8 Правил устанавливает, что в архиве организации хранятся:

• документы в электронном виде постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;
• архивные копии информационных ресурсов (баз данных, веб-сайтов и другое);
• документы в электронном виде из личных фондов работников организации;
• научно-справочный аппарат к документам архива организации;
• документы в электронном виде реорганизованных, ликвидированных организаций в случаях, определенных ст. 19 Закона № 323-З.

Согласно новой редакции п. 13 Правил документы в электронном виде передаются в архив организации в составе электронных дел, формируемых в соответствии с требованиями Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция о порядке работы с электронными документами). Передача электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации производится по описям электронных дел, составленным по форме согласно приложению 2 к Правилам. Описи структурных подразделений составляются в соответствии с требованиями Инструкции о порядке работы с электронными документами. При подготовке описей указываются:

• сведения о работнике структурного подразделения организации, передающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия);
• сведения о работнике архива организации, принимающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия).

Электронные дела передаются в архив по графику приема электронных дел в архив организации по форме согласно приложению 3 к Правилам, составляемому руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) и утверждаемому руководителем организации. При формировании электронных дел внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела составляется по форме согласно приложению 4 к Правилам.

Пункты 14 и 15 Правил, где шла речь о порядке формирования электронных дел, исключены.

В соответствии с новой редакцией п. 16 Правил передача и прием электронных дел осуществляется с использованием сетей электросвязи (передачи данных) в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между автоматизированной системой документационного обеспечения управления, иными информационными системами организации, в которых были сформированы электронные дела, и информационной системой архива организации.

Новая редакция ч. 1 п. 18 Правил устанавливает, что информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне документа в электронном виде:

• название вида документа в электронном виде (приказ, протокол, акт и другое);
• класс документа в электронном виде (указание на принадлежность документа в электронном виде к одной из унифицированных систем документации);
• заголовок к тексту документа в электронном виде;
• дата документа в электронном виде;
• ограничение доступа к документу в электронном виде (доступ разрешен всем, доступ ограничен);
• дата снятия ограничения доступа к документу в электронном виде (при наличии);
• регистрационный индекс документа в электронном виде;
• отметка о наличии регистрационно-контрольной карточки;
• аннотация на документ в электронном виде (при наличии);
• язык документа в электронном виде;
• данные об авторе документа в электронном виде (наименование организации, создавшей документ в электронном виде;
• для документов из личного фонда работника указываются его фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
• сведения о файлах документа в электронном виде (имена, объем, контрольные характеристики);
• сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования).

В п. 26 Правил устанавливается, что при приеме электронных дел в архив организации проверяется соответствие форматов включенных в них файлов форматам, установленным Инструкцией о порядке работы с электронными документами и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Претерпели изменения и многие другие пункты Правил.

В новой редакции изложены приложения 1, 2, 8, 9, 16, 17, 20, 22 и 25 к Правилам, в некоторые приложения внесены изменения.

Постановление № 116, как и Закон № № 163-З вступает в силу с 27 октября 2022 г.