Правила работы архивов организаций: вносятся изменения

Автор: Александр ГОРБАЧ, юрист - .

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 № 118 (далее — постановление № 118) внесены изменения в Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила).

 

Принятие постановления № 118 связано с вступлением в силу с 27 октября 2022 г. Закона Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»» (далее — Закон № 163-З), которым вносятся многочисленные изменения в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Напомним, ч. 1 п. 4 Правил устанавливает, что для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы. Эта норма осталась без изменений.

В то же время, откорректированная ч. 2 указанного пункта теперь говорит, что в зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации. Отметим, что из приведенного перечня исключены документы в электронном виде.

Правила дополнены п. 41, согласно которому порядок пользования документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, устанавливается их руководителями в соответствии с законодательством. Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, принимается руководителями этих государственных органов, иных организаций. Об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, сообщается гражданам либо организациям в семидневный срок со дня получения запроса.

Пункт 8 Правил дополняется нормой, которая устанавливает, что положение об архиве организации утверждается руководителем организации. Положение об архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) вышестоящей организации.

Согласно новой редакции п. 9 Правил в организации, в которой установление штатных должностей служащих работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации лицо (лицо, ответственное за архив).

В ч. 2 п. 11 Правил определено, что в архиве организации составляются:

  • план работы на год;
  • график приема дел в архив организации (при наличии структурных подразделений);
  • паспорт архива организации (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов).

Новая редакция п. 50 Правил говорит, что экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов, локальных правовых актов, устанавливающих перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения), а также иных актов законодательства.

Из Правил исключены главы 10 «Оформление дел» и 11 «Составление описей дел структурных подразделений организаций».

В новой редакции изложены главы 12 «Прием дел в архив организации» и 13 «Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения».

Претерпели значительные изменения и другие нормы Правил, а также многие приложения к Правилам, также Правила дополнены и новыми приложениями.

Постановление № 118, как и Закон № № 163-З, вступает в силу с 27 октября 2022 г.

Наш telegram-канал