Утверждение документов: порядок уточнен

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.04.2024 № 25 (далее – постановление № 25) внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

Следует изначально отметить, что с 1 июля 2024 г. Инструкция будет действовать в новой редакции (редакции постановления от 10.01.2024 № 2). Постановление № 25 принято «вдогонку» этой новой редакции и, надо так понимать, исправляет некоторые ее недостатки.

Частью 5 п. 2 Инструкции устанавливается, что особенности подготовки документов, организации работы с документами и хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.

Более интересны, как нам представляется, изменения, внесенные в п. 48 Инструкции, касающийся вопросов утверждения документов и оформления грифа утверждения, во всяком случае они касаются куда более широкого круга субъектов.

Напомним, что в частях 1 – 8 указанного пункта (в редакции постановления № 2) говорится следующее.

Реквизит «Гриф утверждения» оформляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания (принятия) распорядительного документа (составления протокола). Оба способа являются равнозначными.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности служащего лица, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

В составе реквизита «Гриф утверждения» могут указываться степени и (или) звания.

Если документ оформлен на бланке, то в наименование должности служащего лица наименование организации не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации.

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности служащего лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается (принимается) в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний, разъяснений, иных действий, связанных с его применением.

Постановлением № 25 часть 9 п. 48 Инструкции излагается в новой редакции, в которой указывается следующее:

При утверждении документа посредством принятия постановления, решения или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида утверждающего документа в именительном падеже, включая наименование организации (коллегиального органа), его даты и регистрационного индекса

После ч. 9 данный пункт дополняется еще одной частью следующего содержания:

При утверждении документа посредством издания приказа или распоряжения гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида утверждающего документа в именительном падеже, наименования должности служащего лица, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации, его даты и регистрационного индекса.

Далее будут части 11 – 13 п. 47 Инструкции, где говорится, что:

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Даты утверждения оформляются цифровым способом.

Использование бланков с продольным вариантом расположения реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

В Инструкции не приводится пример грифа утверждения в соответствии с ч. 8 и 9 п. 47, поэтому сконструируем сами такие примеры:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

Товарищества собственников «Городок»

24.07.2024 № 2

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ председателя правления

Товарищества собственников «Городок»

24.07.2024 № 2

Также постановлением № 25 из п. 147 новой редакции Инструкции исключена часть 8, где говорилось, что при отсутствии органов управления и контрольных органов организации в первый раздел номенклатуры дел включаются дела службы ДОУ.

Постановление № 25, как и новая редакция Инструкции, вступает в силу с 1 июля 2024 г.