Личные дела работников: новый порядок ведения и хранения
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 (далее – постановление № 29) утверждена новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция). Документ вступил в силу 02.06.2024. Одновременно признано утратившим силу постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников».
Инструкция определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в госсобственности (далее – государственная организация), иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Правительства.
Действие этого документа не распространяется на порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих. Напомним, что в отношении данной категории работников действует постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 № 121 «О формировании, ведении и хранении личных дел государственных гражданских служащих», в которое, кстати, постановлением № 29 внесены также многочисленные изменения, однако мы здесь их затрагивать не будем.
В Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов государственных организаций. В иных же случаях личные дела ведутся по решению руководителя государственной организации, иной организации (далее – организация).
Формирование и ведение
Перечень документов, которые включаются в личное дело, изменился. В частности, теперь не будет оформляться дополнение к личному листку по учету кадров. В то же время, появились новые документы.
Согласно п. 8 Инструкции при формировании личного дела в него включаются следующие документы:
- внутренняя опись документов личного дела по форме согласно приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (напомним, что с 01.07.2024 этот нормативный акт будет действовать в новой редакции);
- общие сведения о работнике по форме согласно приложению 1 к Инструкции (новый документ, раньше его не было);
- личный листок по учету кадров по форме согласно приложению 2 к Инструкции (обратим внимание, что форма личного листка несколько изменилась), заполненный с применением технических средств либо вручную (анкета по форме согласно приложению 1 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 25.03.2022 № 170 «Об организации проверки сведений о кандидатах на отдельные должности» в случаях, предусмотренных актами законодательства»);
- декларация о доходах и имуществе (для лиц, предоставление деклараций которыми предусмотрено Законом Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»), а также прилагаемые к ней документы;
- заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе (при наличии декларации о доходах и имуществе);
- справка-объективка либо ее копия (при наличии);
- копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке;
- копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
- характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);
- сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии);
- заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства);
- письменное обязательство, предусмотренное ст. 16 Закона Республики Беларусь «О борьбе с коррупцией» (для соответствующей категории лиц);
- личное заявление;
- направление на работу (свидетельство о направлении на работу) (при наличии);
- копия (выписка из) решения (протокола) по итогам проведения конкурса, предшествующего заключению трудового договора (контракта) (для лиц, назначенных на должность служащего по итогам проведенного конкурса);
- копия (выписка из) документа соответствующей организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего);
- документы о согласовании назначения на должность служащего, утверждении в должности служащего в случаях, предусмотренных законодательством (при наличии);
- иные документы, включение которых в личное дело предусмотрено актами законодательства.
В соответствии с п. 9 Инструкции в процессе ведения личного дела в него включаются следующие документы:
- аттестационные листы работника;
- аттестационные и иные характеристики работника (их копии), составленные и (или) полученные в период работы в организации;
- копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке, полученных работником в период работы в организации;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица), о переводе, продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудового договора (контракта), награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего);
- копии (выписки из) документов о награждении государственными наградами Республики Беларусь (при наличии);
- копии (выписки из) распорядительных документов вышестоящего органа, иной сторонней организации о награждении, поощрении работника (при наличии);
- декларации о доходах и имуществе (для лиц, предоставление деклараций которыми предусмотрено Законом Республики Беларусь «О борьбе с коррупцией»), а также прилагаемые к ним документы;
- заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе (при наличии декларации о доходах и имуществе);
- иные документы, указанные в п. 8 Инструкции, созданные (полученные) в период работы в организации.
Кроме того, установлено (п. 10), что по решению руководителя организации в личное дело при его формировании и ведении могут включаться:
- контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания указанных выше распорядительных документов;
- документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;
- иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.
Хранение
Установлено, что личные дела хранятся отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 12). Для обеспечения их сохранности ведется журнал (книга) учета личных дел работников, форма которого определена в приложении 4 к Инструкции, на бумажном или электронном носителе. Личное дело регистрируется в журнале (книге) в день завершения его формирования в соответствии с п. 8 Инструкции.
При увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел, личные дела передаются по решению руководителя организации другому работнику по акту приема-передачи дел.
Согласно п. 16 Инструкции работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, ответственного за ведение и хранение личных дел. Иным лицам личные дела выдаются в соответствии с законодательством.
После увольнения работника его личное дело передается в архив организации в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства. После этого в журнале (книге) учета личных дел работников делается запись «Сдано в архив» с указанием даты передачи.
Еще раз напомним, что постановление № 29 вступило в силу 2 июня 2024 г.